10 sposobów na wykorzystanie zarządzania drukowaniem w celu zmniejszenia śladu węglowego związanego z drukowaniem

Zmniejszenie śladu węglowego Twojej organizacji to nie tylko ograniczenie zużycia energii. To również mądre zarządzanie zasobami (i być może nawet obniżenie wyniku finansowego o kilka dolarów).

Niewiele obszarów jest tak dojrzałych do optymalizacji jak druk . Zwłaszcza biorąc pod uwagę, że drukarki atramentowe produkują około 5 g CO2 na stronę wydruku (6 g w przypadku drukarek laserowych). Brzmi to mało, ale przeciętny pracownik drukuje 10 000 stron rocznie, więc te gramy szybko się sumują. Na przykład kolorowa broszura A4, 96 stron, drukowana metodą litograficzną w nakładzie 20 000 egzemplarzy, generuje około 20 ton CO2 .

Jak więc oprogramowanie do zarządzania drukowaniem może pomóc Ci zmniejszyć ślad węglowy związany z drukowaniem? Przyjrzyjmy się temu bliżej.

Limity drukowania i role oparte na użytkownikach

Jednym z najprostszych sposobów ograniczenia zbędnego drukowania jest ustalenie limitów i ograniczeń dostosowanych do ról użytkowników. Innymi słowy, nie pozwalaj ludziom drukować, co chcą. Na przykład działy marketingu mogą potrzebować większych limitów druku kolorowego, podczas gdy zespoły administracyjne mogą sobie pozwolić na druk czarno-biały. Dostosowując uprawnienia do rzeczywistych potrzeb , zamiast bezkarnego korzystania z papieru, organizacje mogą ograniczyć nadmiar druku bez blokowania kluczowych przepływów pracy. Reguły drukowania i limity omówiliśmy bardziej szczegółowo tutaj .

Ustaw drukowanie czarno-białe jako domyślne

Domyślne zasady drukowania mają znaczenie. Jeśli nie zostaną zmienione, użytkownicy zawsze będą drukować jednostronne dokumenty w pełnych, wspaniałych kolorach. Dlaczego? Bo mogą. Wymuszenie drukowania czarno-białego i dwustronnego jako domyślnego za pomocą oprogramowania do zarządzania drukowaniem (lub czegoś takiego jak zasady grupy Active Directory lub profile MDM) może radykalnie zmniejszyć zużycie papieru i tonera. Drukowanie czarno-białe generalnie zużywa znacznie mniej energii i atramentu niż drukowanie kolorowe, więc zyskujesz na wartości z każdą wydrukowaną stroną.

Śledź i raportuj wykorzystanie materiałów drukowanych w celu określenia wskaźników zrównoważonego rozwoju

To, co mierzymy, jest optymalizowane, prawda? Narzędzia do zarządzania drukowaniem oferują pulpity nawigacyjne i raporty, które pokazują, kto, co, kiedy i ile drukuje. Te informacje pomagają organizacjom monitorować swój wpływ na środowisko i wykazać zgodność z wewnętrznymi lub zewnętrznymi zobowiązaniami w zakresie zrównoważonego rozwoju. Na pierwszy rzut oka widać, ile tonera zużywasz, ile stron wydrukowałeś w tym kwartale i którzy użytkownicy zużywają najwięcej zasobów.

Wskazówka: twórz comiesięczne raporty o zrównoważonym rozwoju, które będą zawierać trendy, redukcję emisji CO2e i szczegółowe zestawienia dla poszczególnych zespołów. Chodzi o przejrzystość i rozliczalność!

Przekieruj zadania do energooszczędnych drukarek

Nie wszystkie drukarki są sobie równe. Zwłaszcza jeśli weźmiemy pod uwagę duże wolumeny i druk komercyjny na poziomie korporacyjnym. Niektóre są zaprojektowane z myślą o niskim zużyciu energii i wysokiej wydajności, podczas gdy inne to pożeracze energii, które ciągle chcą więcej, więcej, więcej. Inteligentny system zarządzania drukiem może przekierowywać zadania do bardziej ekologicznych urządzeń w oparciu o aktualną dostępność i obciążenie, optymalizując je pod kątem szybkości i zrównoważonego rozwoju. Warto zidentyfikować i oznaczyć energooszczędne drukarki w swojej flocie, a następnie ustawić reguły, które będą kierować duże zadania do tych urządzeń w godzinach szczytu.

Wdrożenie bezpiecznego udostępniania wydruków

Znasz najgorszy rodzaj wydruku? Ten, który nigdy nie zostaje odebrany. Nieodebrane wydruki to ciche źródło marnotrawstwa w biurze. Według niektórych szacunków od 14% do 30% wszystkich wydruków nigdy nie zostaje odebranych. Bezpieczne zwolnienie wydruku wymaga od użytkowników uwierzytelnienia się za pomocą identyfikatora, kodu PIN lub logowania biometrycznego na urządzeniu przed wydrukowaniem, co gwarantuje, że nic nie zostanie wydrukowane, chyba że jest to konieczne. Możesz również połączyć bezpieczne zwolnienie wydruku z limitami czasu sesji , dzięki czemu niedrukowane wydruki zostaną usunięte z kolejki po upływie określonego czasu.

Automatyzacja trybów uśpienia i zarządzania energią

Bądźmy szczerzy, Twoja flota drukarek nie musi być aktywna i działać online o 3 nad ranem. Urządzenia drukujące pozostawione włączone na noc lub w okresach bezczynności zużywają znaczną ilość energii. I wszystko to marnuje się. Dzięki scentralizowanym ustawieniom zarządzania energią administratorzy systemów mogą zapewnić, że urządzenia przejdą w tryb niskiego poboru mocy lub uśpienia poza godzinami szczytu. Warto oczywiście zaplanować te tryby na wieczory i weekendy, z protokołami zdalnego wybudzania drukarek, jeśli w tym czasie jakieś zadania zostaną w kolejce. Sprawdź również: ustawienia limitu czasu platformy .

Promuj alternatywy cyfrowe

Wszyscy słyszeliśmy: „To spotkanie mogłoby być e-mailem”. Cóż, czasami to samo dotyczy drukowania. Nie każdy dokument musi istnieć w formie fizycznej. A czasami najlepszym sposobem na zrównoważone drukowanie jest całkowite zrezygnowanie z drukowania. Nowoczesne systemy zarządzania drukowaniem mogą przechwytywać zadania i proponować cyfrowe alternatywy, takie jak podgląd PDF, podpis cyfrowy lub foldery współdzielone (w razie potrzeby). Możesz nawet dodać do procesu drukowania wyskakujące okienka z pytaniem do użytkowników: „Czy naprawdę musisz to wydrukować?”.

Konsolidacja drukarek w udostępnionych koncentratorach

Zbyt wiele biur nadal korzysta z modelu „jedna drukarka na biurko”, co prowadzi do niedostatecznego wykorzystania i nieefektywnego energetycznie sprzętu. Czasy, gdy każdy potrzebował własnej drukarki, dawno minęły. Konsolidacja do współdzielonych centrów druku – urządzeń sieciowych obsługujących całe działy lub piętra – skraca czas przestoju, zmniejsza potrzeby konserwacyjne i poprawia ogólną wydajność urządzeń. Jak więc dowiedzieć się, które urządzenia są niezbędne, a które można bezpiecznie usunąć? Właśnie tutaj z pomocą przychodzi analityka druku i stopniowe wycofywanie urządzeń, stopniowo wycofując je z eksploatacji.

Włącz BYOD i drukowanie mobilne

BYOD (Bring Your Own Device) i drukowanie mobilne mogą obniżyć koszty sprzętu, ale niewłaściwie zarządzane często prowadzą do instalacji wielu sterowników i zbędnych kolejek wydruku. Tego właśnie zespoły IT powinny aktywnie unikać. Rozwiązania druku w chmurze lub bez sterowników pozwalają pracownikom drukować bezpiecznie, bez obciążania infrastruktury (i emisji dwutlenku węgla). Spróbuj wdrożyć uniwersalne protokoły druku, takie jak IPP Everywhere, lub wdrożyć serwer druku w chmurze , który obsługuje inteligentne kierowanie zadaniami.

Wypróbuj widżety śledzące emisję dwutlenku węgla

Tak jak my zazwyczaj zwalniamy na drogach, gdy znak pokazuje naszą rzeczywistą prędkość, tak użytkownicy drukują mniej, gdy są świadomi swojego rzeczywistego śladu węglowego. Pokazanie użytkownikom kosztów środowiskowych ich działań może prowadzić do zmiany zachowań. Platformy do zarządzania drukowaniem mogą integrować widżety lub wyskakujące okienka, które pokazują szacowany ślad węglowy, zużycie papieru, a nawet szacunkową liczbę drzew wyciętych w wyniku danego zadania drukowania. Wypróbuj to i śledź rezultaty.