Jak wdrożyć drukowanie w chmurze w swojej średniej wielkości firmie

Jak wdrożyć drukowanie w chmurze w swojej średniej wielkości firmie

Drukowanie w chmurze, podobnie jak każdy inny rodzaj transformacji cyfrowej, wymaga starannego planowania, w przeciwnym razie po prostu zamieniasz jedną formę zorganizowanego chaosu na inną. Dla średnich firm oznacza to zazwyczaj zapewnienie trzech rzeczy: skalowalności, bezpieczeństwa i integracji z istniejącymi systemami. To są punkty, w których wiele projektów migracji do chmury się rozpada.

A co rozumiemy przez „średni”? Cóż, według Gartnera „Średniej wielkości przedsiębiorstwo” to firma o przychodach od 50 do 1 miliarda dolarów i/lub zatrudniająca od 100 do 1000 pracowników. Innymi słowy, wyrosłeś już z fazy startupu, ale jeszcze nie podbiłeś świata. Brzmi znajomo?

W tym artykule przyjrzymy się kilku wskazówkom dotyczącym wdrożenia drukowania w chmurze w Twojej firmie.

1. Wybierz odpowiednie rozwiązanie do drukowania w chmurze

Problem w tym, że firmy średniej wielkości często borykają się z przytłaczającą mieszanką pracy stacjonarnej i zdalnej, potencjalną konfiguracją multi-cloud, a także wieloma systemami operacyjnymi i starszymi urządzeniami. Tak, to prawdziwy koszmar. Dlatego pierwszym krokiem do drukowania w chmurze jest wybór odpowiedniego dostawcy usług. Potrzebujesz platformy niezależnej od urządzenia, która współpracuje z szeroką gamą urządzeń i integruje się z istniejącą infrastrukturą. Dodatkowe punkty, jeśli jest to platforma natywna dla chmury. . Więc wyjdź i zrób rozeznanie! Zadaj pytania, uzyskaj wyceny i dowiedz się, jakie cechy są ważne dla Twojej firmy.

Skonfiguruj solidne uwierzytelnianie użytkownika

Ludzie myślą, że chmura jest niebezpieczna, ale to nieprawda. Jest niebezpieczna tylko wtedy, gdy nie zadba się o jej bezpieczeństwo. A w przypadku średnich firm, z wieloma biurami i pracownikami zdalnymi, pierwszą rzeczą, o którą należy się martwić, jest kontrola dostępu użytkowników. Każda migracja do chmury drukarskiej warta zachodu wymaga solidnych metod uwierzytelniania, takich jak logowanie jednokrotne. (SSO) przez Active Directory lub Microsoft Azure AD. Zalecamy również silne podejście wieloczynnikowe. używając kombinacji kart magnetycznych , hasła, logowanie biometryczne i kody PIN.

Konfigurowanie kontroli dostępu opartej na rolach (RBAC)

W miarę rozwoju Twojej firmy, a zwłaszcza przenoszenia krytycznej infrastruktury druku do chmury, niezwykle ważne jest, aby administratorzy systemów zarządzali tym, kto może drukować co . W tym miejscu wkraczają kontrole dostępu oparte na rolach (RBAC). Najlepszą praktyką w przypadku drukowania w chmurze jest ustawianie uprawnień na podstawie roli użytkownika lub działu. Na przykład pracownicy działu marketingu mogą potrzebować drukowania w kolorze, ale dział finansów prawdopodobnie nie — więc po prostu ustaw odpowiednie uprawnienia za pomocą oprogramowania do zarządzania drukowaniem. Możesz również ograniczyć dostęp do niektórych urządzeń wielofunkcyjnych i urządzeń, co pomaga zachować bezpieczeństwo dokumentów. Nie ma potrzeby, aby cała firma miała dostęp do drukarek obsługujących listy płac, prawda?

Zaplanuj skalowalne wdrożenie druku

Wzrost jest oczywiście dobrą rzeczą, ale może nadwyrężyć środowisko drukowania. Zwłaszcza w przypadku średnich firm, które zawsze są kilka tygodni od fuzji lub restrukturyzacji. Dlatego ważne jest, aby wybrać rozwiązanie do drukowania w chmurze, które może skalować się wraz z Twoją firmą. Na co należy zwrócić uwagę: jak łatwo jest włączyć nowych użytkowników? Co z dodawaniem lub usuwaniem drukarek? Czy masz bezproblemowy proces instalacji BYOD? Czy możesz skalować serwery w chmurze bez złożonych zmian w infrastrukturze? Co z szybkością sieci i problemami z wydajnością? Jedną z zalet drukowania w chmurze jest jego wrodzona skalowalność, więc większość dostawców powinna być całkiem dobra w tym zakresie. Ale nadal jest to coś, o czym należy pamiętać.

Zintegruj z istniejącym systemem zarządzania urządzeniami mobilnymi (MDM)

Pracownicy zdalni i hybrydowi potrzebują bezpiecznego dostępu do drukowania ze swoich urządzeń mobilnych, ale nie zawsze jest to łatwe w dużej firmie z wieloma biurami i setkami pracowników. Niezależnie od tego, jakie rozwiązanie do drukowania w chmurze wybierzesz, powinno ono integrować się z istniejącym rozwiązaniem MDM. Szukaj platform, które umożliwiają administratorom przesyłanie zasad drukowania bezpośrednio na smartfony, tablety i laptopy użytkowników lub wdrażanie sterowników druku z centralnej lokalizacji. Zapewnia to bezpieczne i spójne kontrole dostępu do drukowania na różnych urządzeniach, nawet gdy pracownicy znajdują się poza siecią biurową.

Zoptymalizuj swoje koszty dzięki analityce druku

Ułatwianie drukowania pracownikom jest świetne, ale wiesz, do czego to prowadzi, prawda? Więcej drukowania. To miecz obosieczny. Z jednej strony świetnie, Twoje środowisko drukowania w chmurze działa sprawnie, a pracownicy to kupują. Z drugiej strony koszty drukowania w chmurze mają tendencję do wymykania się spod kontroli, przynajmniej jeśli nie są monitorowane. Jak zawsze, tutaj właśnie wkracza Twoje rozwiązanie do zarządzania drukowaniem. Upewnij się, że uruchamiasz analizę drukowania na żywo, aby śledzić wykorzystanie w różnych działach, ustawiać limity drukowania i optymalizować zachowania drukowania (automatyczny druk dwustronny to dobry początek). Uruchamiaj regularne raporty, aby śledzić wydajność swojego systemu w czasie – i utrzymuj te koszty pod kontrolą.