Dbanie o bezpieczeństwo nauczycieli i uczniów dzięki drukowaniu w szkole
Dbanie o bezpieczeństwo nauczycieli i uczniów dzięki drukowaniu w szkole
Bezpieczeństwo zawsze było ważne dla szkół. Dotyczy to takich kwestii jak bezpieczeństwo danych (o czym pisaliśmy bardziej szczegółowo tutaj ), ale także fizycznego dobrostanu uczniów, nauczycieli i personelu.
Ponieważ COVID jest już głównie w lusterku wstecznym, musimy pomyśleć o drukowaniu i jego związku ze zdrowiem publicznym. W końcu drukowanie jest jednym z ostatnich fizycznych punktów styku w cyfrowym świecie. Nadal go potrzebujemy i nadal musimy to robić bezpiecznie.
Jeśli chodzi o drukowanie, ochrona szkoły powinna koncentrować się na trzech obszarach:
Drukowanie bezdotykowe
Unikanie zatorów w drukarce
Proste włączenie drukowania z domu
Gdziekolwiek jesteś i gdzie pracujesz, administratorzy systemów potrzebują narzędzi, które pozwolą im szybko i elastycznie wdrażać środki bezpieczeństwa, w zależności od indywidualnych potrzeb szkoły.
Funkcje PaperCut, takie jak drukowanie z funkcją Znajdź mnie , i narzędzia takie jak PaperCut Mobility Print, spełniają wszystkie trzy te wymagania bezpieczeństwa. Przyjrzyjmy się jednak innym rzeczom, które możesz zrobić, aby zwiększyć bezpieczeństwo środowiska drukowania w szkole.
Zrozumienie ryzyka związanego z bezpieczeństwem druku
Dwa główne zagrożenia związane z drukiem szkolnym to wycieki danych i przenoszenie zarazków w MFD. Oba stanowią zagrożenie dla uczniów i personelu i wymagają nieco innych rozwiązań. Jeśli Twoja szkoła posiada drukarkę 3D, może również istnieć ryzyko poparzeń, emisji i ultradrobnych cząstek. ( Druk 3D to osobna puszka robaków oparta na żywicy).
Ważne jest, aby zdać sobie sprawę, że korzystanie ze szkolnych pracowni druku i urządzeń wielofunkcyjnych może być ryzykowne – sztuką jest przewidzieć ryzyko i wdrożyć środki kontroli.
Wdrażanie bezpiecznych praktyk drukowania w szkołach
Bezpieczeństwo IT w szkołach jest dość standardowe i zakładamy, że masz już zespół IT monitorujący dostęp do sieci. Ale nie zaniedbuj swojego środowiska drukowania, zwłaszcza jeśli korzystasz z drukowania w chmurze przez Internet. To oczywisty wektor ataku dla hakerów i powszechna podatność w systemach szkolnych, szczególnie przy setkach użytkowników, różnych urządzeniach latających po całym miejscu i uczniach drukujących z domu za pośrednictwem routera WIFI.
Oto kilka wskazówek dotyczących wdrażania bezpiecznych praktyk drukowania w szkołach:
1. Wdrożenie kontroli dostępu. Na początek należy ograniczyć dostęp do drukowania poprzez wdrożenie systemów uwierzytelniania użytkowników. Najlepiej na każdym etapie – tworzenia zadania drukowania i zwalniania wydruku. Dzięki temu dostęp do zasobów drukowania będą mieli tylko upoważnieni studenci i pracownicy.
2. Naucz podstaw. Ma to sens w szkole, prawda? Środowisko drukowania jest zawsze tak bezpieczne, jak jego użytkownicy, więc upewnij się, że uczniowie i personel są przeszkoleni w zakresie bezpiecznych praktyk drukowania. Obejmuje to bezpieczeństwo danych i bezpieczeństwo fizyczne. Stwórz plakaty do swojej sali drukowania z prostymi kropkami, które uczniowie mogą śledzić.
3. Używaj limitów drukowania. To dobra rada z kilku powodów (nie najmniej kosztów!), ale jest to również poręczny środek bezpieczeństwa. Limity drukowania pomagają zapobiegać nadmiernemu drukowaniu, co zmniejsza ryzyko pozostawienia poufnych informacji bez nadzoru w MFD. Możesz również edukować studentów i personel, aby zminimalizowali liczbę niepotrzebnych zadań drukowania.
4. Myśl cyfrowo. Dobrym pomysłem jest promowanie korzystania z dokumentów cyfrowych, gdziekolwiek to możliwe. Może to oznaczać zainwestowanie w narzędzia do cyfrowej współpracy, takie jak Slack lub Google Classroom. Czasami drukowanie będzie konieczne, ale do wszystkiego innego prawdopodobnie wystarczy Ci aplikacja.
Zwiększanie bezpieczeństwa druku za pomocą oprogramowania do zarządzania drukiem
Jak więc oprogramowanie do zarządzania drukiem pomaga w zabezpieczeniu druku? Na kilka sposobów. Oprogramowanie do zarządzania drukiem ma na celu uzyskanie kontroli nad przepływem prac drukowania. Im większą kontrolę masz, tym bardziej możesz zmniejszyć ryzyko związane z drukowaniem w szkole – zarówno cyfrowym, jak i fizycznym.
Oto, w jaki sposób zarządzanie drukowaniem może sprawić, że drukowanie w szkole będzie bezpieczniejsze:
1. Bezdotykowe zwalnianie wydruków. W świecie po pandemii COVID-19, bezdotykowe, bezpieczne zwalnianie wydruków jest ważniejsze niż kiedykolwiek. Panele dotykowe urządzeń wielofunkcyjnych to ogromne źródło przenoszenia zarazków – pomyślmy tylko, ile palców dotyka ich każdego dnia – więc znajdźmy lepszy sposób. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania drukowaniem możesz bezpiecznie zwalniać wydruki za pomocą karty magnetycznej, mobilnego zwalniania wydruków lub terminali szybkiego zwalniania. Znacznie czyściej.
2. Unikaj przeciążenia urządzenia wielofunkcyjnego. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania drukowaniem, takiemu jak PaperCut, możesz wdrożyć równoważenie obciążenia , aby rozłożyć zadania drukowania. Pomaga to zapobiec blokowaniu pojedynczego urządzenia lub gromadzeniu się grup zadań wokół tego samego urządzenia wielofunkcyjnego. Równoważenie obciążenia drukarek może odbywać się ręcznie, gdzie każdy użytkownik wybiera wolną drukarkę, lub automatycznie za pomocą funkcji „Find-Me Printing” .
3. Drukuj z domu, gdzie tylko możesz . Możesz użyć PaperCut Pocket lub PaperCut Hive, aby śledzić drukowanie w miejscu pracy i w domu. Jest łatwy w konfiguracji i wymaga jedynie aplikacji mobilnej do drukowania wydruków domowych.
Bezpieczeństwo druku w szkołach nie jest kwestią statyczną. Powinno ewoluować wraz z potrzebami organizacji i najnowszymi trendami w technologii druku. Dlatego warto wyrobić sobie nawyk ciągłej oceny. Coroczne audyty są dobre, ale kwartalne lub miesięczne kontrole są jeszcze lepsze. Więcej informacji na temat audytów druku można znaleźć tutaj , ale zasadniczo należy sprawdzać: ile drukują Twoi użytkownicy, czy drukują wydajnie, ile Cię to kosztuje i co (jeśli w ogóle) możesz zrobić, aby zwiększyć bezpieczeństwo swojego środowiska druku. Skontaktuj się z nami już dziś!