Jakich funkcji powinienem oczekiwać od rozwiązania do zarządzania drukowaniem?

Najgorsze, co możesz zrobić z biznesowego punktu widzenia, to połączyć pierwsze rozwiązanie do zarządzania drukiem, które stawia ci kawę. Istnieje dziesiątki platform do zarządzania drukiem, a każda z nich ma swoje mocne i słabe strony, plusy i minusy. Musisz zadawać pytania – i to wiele – porównać oferty i uwzględnić szereg wymagań, zanim podejmiesz poważne zobowiązanie.

Oto kilka funkcji, które warto poznać przed podjęciem decyzji o wyborze dostawcy rozwiązania do zarządzania drukiem.

Przyjazny dla użytkownika interfejs

To niedoceniany aspekt zarządzania drukiem. Jeśli nikt nie potrafi właściwie korzystać z Twojej platformy Whiz-bang, nie przynosi ona żadnych korzyści (ani nie oszczędza Ci pieniędzy).

Intuicyjny interfejs zarządzania drukiem upraszcza konfigurację i codzienne operacje, skracając krzywą uczenia się dla pracowników IT i użytkowników końcowych. Powinien oferować łatwe w obsłudze pulpity i kontrole, usprawnić administrację, zapewniając płynne wdrożenie i ciągłe utrzymanie środowiska druku bez konieczności rozległego szkolenia.

Więc skąd rozpoznać, czy coś jest przyjazne dla użytkownika? Trzeba to naprawdę wypróbować i spróbować. Przygotowaliśmy cały zestaw dem, dzięki czemu Twój zespół może sprawdzić nasz interfejs, zanim wydasz mnóstwo pieniędzy. Mądre, co?

Centralne zarządzanie drukiem

Zarządzanie drukowaniem bez scentralizowanej kontroli jest jak oprogramowanie księgowe, które nie może pomóc w kwestiach podatkowych. Cały sens platformy zarządzania drukowaniem polega na tym, aby umożliwić administratorom systemów zarządzanie wszystkimi działaniami związanymi z drukowaniem z jednego miejsca.

Niezależnie od tego, czy zarządzasz drukarkami w różnych działach, czy w biurach globalnych, ujednolicone podejście zwiększa widoczność, upraszcza egzekwowanie zasad i umożliwia efektywne przydzielanie zasobów w całej organizacji. Zadania takie jak: wdrażanie sterowników, rozwiązywanie problemów, automatyzacja kolejek wydruku, aktualizacje oprogramowania układowego, śledzenie materiałów eksploatacyjnych – wszystko powinno wrócić do pulpitu zarządzania drukowaniem.

Funkcje bezpieczeństwa chroniące poufne dane

Solidne zabezpieczenia druku są nie do negocjacji, gdy robisz zakupy. Jeśli sprzedawca nie potrafi rozmawiać o bezpieczeństwie, uprzejmie wymówka i wyjdź stamtąd. W przypadku platform do zarządzania drukiem poszukaj rozwiązań, które oferują szyfrowanie danych, uwierzytelnianie użytkowników i bezpieczne zwalnianie wydruków jako minimum.

Te funkcje pomagają zapobiegać nieautoryzowanym dostępom, chronić poufne dokumenty oraz zapewniać zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych, takimi jak RODO i/lub HIPAA. Możesz też zapytać o bardziej zaawansowane narzędzia bezpieczeństwa, takie jak cyfrowe znaki wodne , audyt druku czy wsparcie sprzętu biometrycznego .

Śledzenie i raportowanie zadań drukowania

Szczegółowe narzędzia raportowania to podstawa zarządzania drukiem. Dostarczają one informacji o tym, kto drukuje, co jest drukowane i kiedy każde zlecenie się pojawia. Ta widoczność pomaga identyfikować nieefektywne praktyki, wykrywać anomalie i tworzyć odpowiedzialność, jednocześnie pozwalając działowi IT dopracować polityki druku i poprawić wykorzystanie zasobów. Jest też przydatne, gdy przychodzą audytorzy, pozwalając natychmiast pobrać szczegółowe logi całej historii druku.
Oto krótka lista kilku rzeczy, które warto śledzić.

Zarządzanie kosztami i narzędzia do obniżania kosztów

I znów, jeśli Twoje rozwiązanie do zarządzania drukowaniem nie pozwala Ci zaoszczędzić pieniędzy, to czy jest ono nadal rozwiązaniem, czy też kolejnym bezużytecznym oprogramowaniem?

Skuteczne zarządzanie drukiem oferuje praktyczne narzędzia do kontroli kosztów, takie jak limity użytkowników, reguły druku oraz analityka użytkowania . Ograniczając niepotrzebne drukowanie i promując odpowiedzialne zachowania, firmy mogą z czasem znacząco ograniczyć wydatki związane z drukiem.
Mówiąc anegdotycznie, pomogliśmy niektórym firmom zaoszczędzić nawet 70% na kosztach druku. Co powiesz na taki zwrot z inwestycji?

„Mówiąc anegdotycznie, pomogliśmy niektórym firmom zaoszczędzić do 70% na kosztach druku. Jak to wygląda w kontekście ROI? zacytuj tutaj”

Zgodność z szeroką gamą urządzeń

Nie ma nic gorszego niż podpisanie umowy z dostawcą usług zarządzania drukiem i odkrycie — niespodzianka! — że platforma nie jest nawet kompatybilna z połową Twojej floty. Szeroka kompatybilność zapewnia, że wybrane rozwiązanie będzie działać bezproblemowo z istniejącymi urządzeniami wielofunkcyjnymi, urządzeniami i różnymi systemami operacyjnymi.

Ta kompatybilna elastyczność pozwala uniknąć niepożądanego uzależnienia od dostawcy, wspiera różnorodne środowiska i zmniejsza potrzebę kosztownych wymian sprzętu. I nie zapominaj o kompatybilności z takimi rozwiązaniami jak Active Directory (AD) i API integracji firm trzecich.

Obsługiwane urządzenia PaperCut można sprawdzić tutaj .

Integracja z chmurą do zdalnego zarządzania drukowaniem

Wcześniej szeroko omawialiśmy korzyści płynące z drukowania w chmurze . Krótko mówiąc, jest ich naprawdę dużo. Zarządzanie drukiem w chmurze wspiera zespoły hybrydowe i zdalne, umożliwiając użytkownikom i zespołom IT zarządzanie i monitorowanie zadań druku z dowolnego miejsca i (idealnie) dowolnego urządzenia.

Ta elastyczność zwiększa produktywność i zapewnia spójne usługi drukowania, niezależnie od fizycznej obecności użytkownika. Więcej wskazówek dotyczących pracy zdalnej i hybrydowej znajdziesz w tym artykule .

Zautomatyzowane zarządzanie sterownikami dla ułatwienia konserwacji

To jedna z tych ukrytych korzyści, o które użytkownicy nie dbają, ale Twoi administratorzy systemów zdecydowanie tak. Dni ręcznego wdrażania sterowników już minęły i nikt nie wylał zbyt wielu łez.

Automatyczne wdrażanie i aktualizacja sterowników drukarek oszczędza czas IT i zapewnia, że urządzenia zawsze działają na najnowszych wersjach. Wielki sukces. To z kolei zmniejsza liczbę błędów, minimalizuje przestoje i eliminuje kłopoty związane z ręczną instalacją na komputerach użytkowników. Wracamy do scentralizowanej kontroli, o której wspomnieliśmy wcześniej: automatyzując wdrażanie sterowników, jednocześnie tworzysz spójne, aktualne środowisko druku na wszystkich urządzeniach.

O wiele lepsze to niż gaszenie pożarów biletów jak szaleniec.

Skalowalność i potencjał wzrostu

Kolejne ważne pytanie, które powinieneś zadać dostawcy zarządzania drukiem, to: czy ta platforma może się skalować i jak? Skalowalne systemy zarządzania drukiem umożliwiają bezproblemową ekspansję biznesu. Niezależnie od tego, czy dodajesz nowych użytkowników, drukarnie czy lokalizacje, szukaj rozwiązania, które potrafi dostosować się na bieżąco bez większych zmian infrastrukturalnych, wspierając długoterminowy rozwój przy minimalnych zakłóceniach.

Technicznie jest to możliwe dzięki fizycznej infrastrukturze druku, takiej jak serwery drukowania na miejscu, ale staje się to znacznie łatwiejsze (i tańsze), gdy zaczniemy mówić o chmurze .

Cechy zrównoważonego rozwoju

Zrównoważony rozwój może wydawać się czymś fajnym lub czymś, o czym można pomyśleć na marginesie, ale biorąc pod uwagę, że przeciętny pracownik biurowy przetwarza 10 000 stron rocznie , każde działanie mające na celu zmniejszenie tej liczby pozwoli zaoszczędzić poważne pieniądze.

Same energooszczędne drukarki mogą zaoszczędzić 30% na kosztach energii już na początku. Firmy dbające o środowisko powinny szukać narzędzi zachęcających do drukowania dwustronnego, monitorujących zużycie papieru oraz dostarczających ekologiczne raporty zużycia. Te funkcje pomagają ograniczać odpady, obniżać zużycie energii i dostosowywać praktyki drukarskie do celów zrównoważonego rozwoju – świetne dla corocznych raportów ESG!

Jak widać, wybór odpowiedniego rozwiązania do zarządzania drukiem nie polega tylko na zaznaczaniu pól wyboru, ale na znalezieniu platformy, która pasuje do Twojej firmy jak ulał (bez brania Twojego budżetu jako zakładnika). Zadaj trudne pytania, przetestuj interfejs i nie zadowalaj się bajerami, których nigdy nie użyjesz.

Odpowiednie funkcje mogą zaoszczędzić czas, pieniądze i wiele bólu głowy. Wybieraj mądrze, a Twoje przyszłe „ja” (i Twój zespół IT) podziękują Ci.