Bir baskı yönetimi çözümünde hangi özellikleri aramalıyım?

İş açısından yapabileceğiniz en kötü şey, size bir kahve ısmarlayan ilk baskı yönetimi çözümüyle evlenmektir. Piyasada düzinelerce baskı yönetimi platformu var ve hepsinin güçlü ve zayıf yönleri, artıları ve eksileri var. Ciddi bir taahhütte bulunmadan önce sorular sormanız gerekir - çok sayıda soru - teklifleri karşılaştırmanız ve bir dizi gereksinimi hesaba katmanız gerekir.

Bir baskı yönetimi sağlayıcısını kilitlemeden önce keşfetmeniz gereken birkaç özellik şunlardır.

Kullanıcı dostu bir arayüz

Bu, baskı yönetiminin yeterince takdir edilmeyen bir yönüdür. Eğer kimse sizin harika platformunuzu düzgün bir şekilde kullanamıyorsa , bu hiçbir işe yaramıyor demektir (ya da size para kazandırmıyor demektir).

Sezgisel bir baskı yönetimi arayüzü, kurulumunuzu ve günlük işlemlerinizi basitleştirerek BT personeli ve son kullanıcılar için öğrenme eğrisini azaltır. Kullanımı kolay panolar ve kontroller sunarak yönetimi kolaylaştırmalı, kapsamlı eğitim olmadan baskı ortamının sorunsuz dağıtımını ve sürekli bakımını sağlamalıdır.

Peki, bir şeyin kullanıcı dostu olup olmadığını nasıl anlarsınız? Gerçekten denemeniz ve uygulamalı olarak deneyimlemeniz gerekir. Ekibinizin bir sürü para harcamadan önce arayüzümüzü kontrol edebilmesi için bir dizi demo oluşturduk. Akıllıca, değil mi?

Merkezi baskı yönetimi

Merkezi kontrol olmadan baskı yönetimi, vergilerle ilgili yardımcı olamayan muhasebe yazılımına benzer. Bir baskı yönetim platformunun tüm amacı, sistem yöneticilerinin tüm baskı faaliyetlerini tek bir yerden yönetmesine olanak sağlamaktır.

İster departmanlar arası ister küresel ofisler arası yazıcıları yönetin, birleşik bir yaklaşım görünürlüğü artırır, politika uygulamasını basitleştirir ve kuruluş genelinde verimli kaynak tahsisini mümkün kılar. Şu görevler gibi: sürücü dağıtımı, sorun giderme, baskı kuyruklarını otomatikleştirme, aygıt yazılımı güncellemeleri, sarf malzemelerini izleme - her şey baskı yönetimi panonuza geri dönmelidir.

Hassas verileri korumak için güvenlik özellikleri

Alışveriş yaparken sağlam baskı güvenliği pazarlık konusu olamaz. Satış elemanı güvenlikten bahsedemiyorsa, kibarca bir bahane uydurun ve oradan çıkın. Baskı yönetimi platformları için, en azından veri şifreleme, kullanıcı kimlik doğrulaması ve güvenli baskı serbest bırakma sunan çözümler arayın.

Bu özellikler yetkisiz erişimi engellemeye, gizli belgeleri korumaya ve GDPR ve/veya HIPAA gibi veri koruma düzenlemelerine uyumu sağlamaya yardımcı olur. Ayrıca dijital filigranlama , baskı denetimi ve biyometrik donanım desteği gibi daha gelişmiş güvenlik araçları hakkında da bilgi alabilirsiniz.

Baskı işi takibi ve raporlaması

Ayrıntılı raporlama araçları baskı yönetiminizin ekmeği ve tereyağıdır. Kimin baskı yaptığına, neyin basıldığına ve her işin ne zaman gerçekleştiğine dair içgörüler sağlar. Bu görünürlük, israfçı uygulamaları belirlemeye, anormallikleri tespit etmeye ve hesap verebilirlik oluşturmaya yardımcı olurken, BT'nin baskı politikalarını ince ayarlamasına ve kaynak kullanımını iyileştirmesine olanak tanır. Ayrıca, denetçiler geldiğinde kullanışlıdır ve tüm baskı geçmişinizin ayrıntılı günlüklerini anında çekmenize olanak tanır.
İşte takip etmeye değer şeylerden sadece birkaçının kısa bir listesi .

Maliyet yönetimi ve maliyet düşürme araçları

Yine, baskı yönetimi çözümünüz size ölçülebilir bir tasarruf sağlamıyorsa, bu hala bir çözüm müdür yoksa sadece işe yaramaz bir yazılım mıdır?

Etkili baskı yönetimi, kullanıcı kotası , baskı kuralları ve kullanım analitiği gibi uygulamalı maliyet kontrol araçları sunar. Gereksiz baskıyı sınırlayarak ve sorumlu davranışı teşvik ederek, işletmeler zamanla baskıyla ilgili harcamalarını önemli ölçüde azaltabilir.
Anekdot olarak konuşursak, bazı işletmelerin baskı maliyetlerinde %70'e kadar tasarruf etmelerine yardımcı olduk. Yatırım getirisi açısından nasıl?

"Anekdot olarak konuşursak, bazı işletmelerin baskı maliyetlerinde %70'e kadar tasarruf etmelerine yardımcı olduk. Yatırım getirisi açısından nasıl? Buradan alıntı yapın"

Bir dizi cihazla uyumluluk

Bir baskı yönetimi satıcısıyla sözleşme imzalamaktan ve platformun filonuzun yarısıyla bile uyumlu olmadığını öğrenmekten daha kötü bir şey yoktur. Geniş uyumluluk, seçtiğiniz çözümün mevcut MFD'ler, cihazlar ve çeşitli işletim sistemleriyle sorunsuz bir şekilde çalışmasını sağlar.

Bu uyumlu esneklik, korkulan satıcı bağımlılığını ortadan kaldırır, çeşitli ortamları destekler ve maliyetli donanım değiştirme ihtiyacını azaltır. Ayrıca Active Directory (AD) ve üçüncü taraf entegrasyon API'leri gibi şeylerle uyumluluğu da unutmayın.

PaperCut'in desteklediği cihazları buradan inceleyebilirsiniz.

Uzaktan baskı yönetimi için Bulut Entegrasyonu

Bulut baskının faydalarını daha önce kapsamlı bir şekilde ele aldık. Uzun lafın kısası, çok sayıda . Bulut tabanlı baskı yönetimi, kullanıcıların ve BT ekiplerinin baskı işlerini herhangi bir yerden ve (ideal olarak) herhangi bir cihazdan yönetmesini ve izlemesini sağlayarak hibrit ve uzaktan çalışan işgücünü destekler.

Bu esneklik, üretkenliği artırır ve kullanıcının fiziksel varlığından bağımsız olarak tutarlı baskı hizmetleri sağlar. Uzaktan ve hibrit çalışma ortamları hakkında daha fazla ipucu için bu makaleye göz atın .

Bakım kolaylığı için otomatik sürücü yönetimi

Bu, kullanıcıların umursamadığı, ancak sistem yöneticilerinizin kesinlikle umursadığı gizli avantajlardan biridir. Manuel sürücü dağıtımı günleri bitti ve kimse çok fazla gözyaşı dökmedi.

Yazıcı sürücülerinin otomatik dağıtımı ve güncellenmesi BT zamanından tasarruf sağlar ve cihazların her zaman en son sürümleri çalıştırmasını sağlar. İşte tam burada büyük kazanç. Bu (sırasıyla) hataları azaltır, kesinti süresini en aza indirir ve kullanıcı makineleri arasında manuel kurulumların zorluğunu ortadan kaldırır. Daha önce bahsettiğimiz merkezi kontrol parçasına geri dönüyoruz: Sürücü dağıtımını otomatikleştirerek, tüm cihazlarda aynı anda tutarlı, güncel bir yazdırma ortamı yaratırsınız.

Deli gibi bilet yangınlarını söndürmekten çok daha iyi.

Ölçeklenebilirlik ve büyüme potansiyeli

Bir baskı yönetimi satıcısına sormanız gereken bir diğer önemli soru şudur: Bu platform ölçeklenebilir mi ve nasıl? Ölçeklenebilir baskı yönetimi sistemleri, iş genişlemesini zahmetsizce karşılar. Yeni kullanıcılar, yazıcılar veya konumlar eklemek olsun, büyük altyapı değişiklikleri olmadan anında uyum sağlayabilen, minimum kesintiyle uzun vadeli büyümeyi destekleyen bir çözüm arayın.

Bu, yerinde yazdırma sunucuları gibi fiziksel yazdırma altyapısıyla teknik olarak mümkün , ancak buluttan bahsetmeye başladığımızda çok daha kolay (ve daha ucuz) hale geliyor.

Sürdürülebilirlik özellikleri

Sürdürülebilirlik hoş bir şeymiş gibi görünebilir veya sonradan akla gelen bir şey olabilir; ancak ortalama bir ofis çalışanının yılda 10.000 sayfa okuduğunu düşünürsek, bu sayıyı azaltmak için yapabileceğiniz her şey size ciddi miktarda para kazandıracaktır.

Enerji tasarruflu yazıcılar tek başına enerji maliyetlerinden %30 tasarruf etmenizi sağlayabilir. Çevreye duyarlı işletmeler, çift taraflı baskıyı teşvik eden, kağıt tüketimini izleyen ve çevre dostu kullanım raporları sağlayan araçlar aramalıdır. Bu özellikler, atığı azaltmaya, enerji kullanımını düşürmeye ve baskı uygulamalarını sürdürülebilirlik hedefleriyle uyumlu hale getirmeye yardımcı olur; yıllık ESG raporları için harikadır!

Gördüğünüz gibi, doğru baskı yönetimi çözümünü seçmek sadece kutuları işaretlemekle ilgili değil, aynı zamanda işinize eldiven gibi uyan bir platform bulmakla ilgilidir (bütçenizi rehin tutmadan). Zor soruları sorun, arayüzü test edin ve asla kullanmayacağınız ziller ve düdüklerle yetinmeyin.

Doğru özellikler zamandan, paradan ve birkaç baş ağrısından tasarruf sağlayabilir. Akıllıca seçin ve gelecekteki benliğiniz (ve BT ekibiniz) size teşekkür edecektir.