Dbanie o bezpieczeństwo nauczycieli i uczniów dzięki drukowaniu w szkole
Dbanie o bezpieczeństwo nauczycieli i uczniów dzięki drukowaniu w szkole
Bezpieczeństwo zawsze było ważne dla szkół. Dotyczy to takich rzeczy, jak bezpieczeństwo danych (które omówiliśmy bardziej szczegółowo tutaj), ale także fizyczny dobrostan uczniów, nauczycieli i personelu.
Ponieważ COVID jest już głównie w lusterku wstecznym, musimy pomyśleć o drukowaniu i jego związku ze zdrowiem publicznym. W końcu drukowanie jest jednym z ostatnich fizycznych punktów styku w cyfrowym świecie. Nadal go potrzebujemy i nadal musimy to robić bezpiecznie.
Jeśli chodzi o drukowanie, ochrona szkoły powinna koncentrować się na trzech obszarach:
Drukowanie bezdotykowe
Unikanie zatorów w drukarce
Proste włączenie drukowania z domu
Gdziekolwiek jesteś i gdzie pracujesz, administratorzy systemów potrzebują narzędzi, które pozwolą im szybko i elastycznie wdrażać środki bezpieczeństwa, w zależności od indywidualnych potrzeb szkoły.
Funkcje PaperCut, takie jak drukowanie Find-Me i narzędzia, takie jak PaperCut Mobility Print , spełniają wszystkie trzy z tych wymagań bezpieczeństwa. Przyjrzyjmy się jednak kilku innym rzeczom, które możesz zrobić, aby środowisko drukowania w Twojej szkole było bezpieczniejsze.
Zrozumienie ryzyka związanego z bezpieczeństwem druku
Dwa duże zagrożenia związane z drukowaniem w szkołach to naruszenia danych i przenoszenie zarazków na urządzeniu wielofunkcyjnym. Oba stanowią zagrożenie dla studentów i pracowników i oba wymagają nieco innych rozwiązań. Jeśli Twoja szkoła ma drukarkę 3D, może również istnieć ryzyko oparzeń, emisji i najdrobniejszych cząstek. (Druk 3D to osobna puszka robaków na bazie żywicy.)
Ważne jest, aby zdać sobie sprawę, że korzystanie ze szkolnych pracowni druku i urządzeń wielofunkcyjnych może być ryzykowne – sztuką jest przewidzieć ryzyko i wdrożyć środki kontroli.
Wdrażanie bezpiecznych praktyk drukowania w szkołach
Bezpieczeństwo IT w szkołach jest dość standardowe i zakładamy, że masz już zespół IT monitorujący dostęp do sieci. Ale nie zaniedbuj swojego środowiska drukowania, zwłaszcza jeśli korzystasz z drukowania w chmurze przez Internet. To oczywisty wektor ataku dla hakerów i powszechna podatność w systemach szkolnych, szczególnie przy setkach użytkowników, różnych urządzeniach latających po całym miejscu i uczniach drukujących z domu za pośrednictwem routera WIFI.
Oto kilka wskazówek dotyczących wdrażania bezpiecznych praktyk drukowania w szkołach:
1. Wdrożenie kontroli dostępu. Na początek należy ograniczyć dostęp do drukowania poprzez wdrożenie systemów uwierzytelniania użytkowników. Najlepiej na każdym etapie – tworzenia zadania drukowania i zwalniania wydruku. Dzięki temu dostęp do zasobów drukowania będą mieli tylko upoważnieni studenci i pracownicy.
2. Naucz podstaw. Ma to sens w szkole, prawda? Środowisko drukowania jest zawsze tak bezpieczne, jak jego użytkownicy, więc upewnij się, że uczniowie i personel są przeszkoleni w zakresie bezpiecznych praktyk drukowania. Obejmuje to bezpieczeństwo danych i bezpieczeństwo fizyczne. Stwórz plakaty do swojej sali drukowania z prostymi kropkami, które uczniowie mogą śledzić.
3. Używaj limitów drukowania. To dobra rada z kilku powodów (nie najmniej kosztów!), ale jest to również poręczny środek bezpieczeństwa. Limity drukowania pomagają zapobiegać nadmiernemu drukowaniu, co zmniejsza ryzyko pozostawienia poufnych informacji bez nadzoru w MFD. Możesz również edukować studentów i personel, aby zminimalizowali liczbę niepotrzebnych zadań drukowania.
4. Myśl cyfrowo. Dobrym pomysłem jest promowanie korzystania z dokumentów cyfrowych, gdziekolwiek to możliwe. Może to oznaczać zainwestowanie w narzędzia do cyfrowej współpracy, takie jak Slack lub Google Classroom. Czasami drukowanie będzie konieczne, ale do wszystkiego innego prawdopodobnie wystarczy Ci aplikacja.
Zwiększanie bezpieczeństwa druku za pomocą oprogramowania do zarządzania drukiem
Jak więc oprogramowanie do zarządzania drukiem pomaga w zabezpieczeniu druku? Na kilka sposobów. Oprogramowanie do zarządzania drukiem ma na celu uzyskanie kontroli nad przepływem prac drukowania. Im większą kontrolę masz, tym bardziej możesz zmniejszyć ryzyko związane z drukowaniem w szkole – zarówno cyfrowym, jak i fizycznym.
Oto, w jaki sposób zarządzanie drukowaniem może sprawić, że drukowanie w szkole będzie bezpieczniejsze:
1. Bezdotykowe zwalnianie druku. W świecie po pandemii COVID bezdotykowe bezpieczne zwalnianie wydruków jest ważniejsze niż kiedykolwiek. Panele dotykowe MFD są ogromnym wektorem przenoszenia zarazków – pomyśl tylko, ile palców dotyka ich każdego dnia – więc znajdźmy lepszy sposób. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania drukowaniem można bezpiecznie zwalniać zadania za pomocą karty magnetycznej, przenośnego zwalniania wydruków lub terminali szybkiego zwalniania. O wiele czystsze.
2. Unikaj przeciążenia w MFD. Za pomocą oprogramowania do zarządzania drukowaniem, takiego jak PaperCut, możesz wdrożyć równoważenie obciążenia , aby rozłożyć zadania drukowania. Pomaga to zapobiec zapychaniu pojedynczego urządzenia lub gromadzeniu się grup zadań wokół tego samego MFD. Równoważenie obciążenia drukarki można wykonać ręcznie, przy czym każdy użytkownik wybiera wolną drukarkę, lub automatycznie za pośrednictwem Find-Me Printing .
3. Drukuj z domu, gdzie tylko możesz. Możesz użyć PaperCut Pocket lub PaperCut Hive, aby śledzić drukowanie w miejscu pracy ORAZ w domu. Łatwe w konfiguracji i wymaga jedynie aplikacji mobilnej, aby zwolnić wydruki domowe.
Bezpieczeństwo druku w szkołach nie jest czymś statycznym. Powinna się ona zmieniać wraz z potrzebami organizacji i najnowszymi trendami w technologii druku. W związku z tym dobrze jest wyrobić sobie nawyk ciągłej oceny. Coroczne audyty są dobre, ale kwartalne lub miesięczne kontrole są jeszcze lepsze. Więcej informacji na temat audytu drukowania można znaleźć tutaj, ale zasadniczo należy sprawdzać: ile drukują użytkownicy, czy drukują wydajnie, ile to kosztuje użytkownika i co (jeśli w ogóle) można zrobić, aby zwiększyć bezpieczeństwo środowiska drukowania. Skontaktuj się z nami już dziś!