Jakich funkcji powinienem oczekiwać od rozwiązania do zarządzania drukowaniem?

Najgorszą rzeczą, jaką możesz zrobić, z perspektywy biznesowej, jest poślubienie pierwszego rozwiązania do zarządzania drukiem, które postawi ci kawę. Istnieją dziesiątki platform do zarządzania drukiem, a wszystkie mają mocne i słabe strony, zalety i wady. Musisz zadać pytania – wiele pytań – porównać oferty i uwzględnić szereg wymagań, zanim podejmiesz poważne zobowiązanie.

Oto kilka funkcji, które warto poznać przed podjęciem decyzji o wyborze dostawcy rozwiązania do zarządzania drukiem.

Przyjazny dla użytkownika interfejs

To niedoceniany aspekt zarządzania drukiem. Jeśli nikt nie potrafi właściwie korzystać z Twojej platformy Whiz-bang, nie przynosi ona żadnych korzyści (ani nie oszczędza Ci pieniędzy).

Intuicyjny interfejs zarządzania drukowaniem upraszcza konfigurację i codzienne operacje, skracając krzywą uczenia się dla personelu IT i użytkowników końcowych. Powinien oferować łatwe w obsłudze pulpity i elementy sterujące, usprawniając administrację, zapewniając płynne wdrażanie i ciągłą konserwację środowiska drukowania bez rozległego szkolenia.

Jak więc rozpoznać, czy coś jest przyjazne dla użytkownika? Musisz to wypróbować i osobiście przetestować. Stworzyliśmy cały zestaw wersji demonstracyjnych , aby Twój zespół mógł sprawdzić nasz interfejs , zanim wydasz stos gotówki. Sprytne, co?

Centralne zarządzanie drukiem

Zarządzanie drukowaniem bez scentralizowanej kontroli jest jak oprogramowanie księgowe, które nie może pomóc w kwestiach podatkowych. Cały sens platformy zarządzania drukowaniem polega na tym, aby umożliwić administratorom systemów zarządzanie wszystkimi działaniami związanymi z drukowaniem z jednego miejsca.

Niezależnie od tego, czy zarządzasz drukarkami w różnych działach, czy w biurach globalnych, ujednolicone podejście zwiększa widoczność, upraszcza egzekwowanie zasad i umożliwia efektywne przydzielanie zasobów w całej organizacji. Zadania takie jak: wdrażanie sterowników, rozwiązywanie problemów, automatyzacja kolejek wydruku, aktualizacje oprogramowania układowego, śledzenie materiałów eksploatacyjnych – wszystko powinno wrócić do pulpitu zarządzania drukowaniem.

Funkcje bezpieczeństwa chroniące poufne dane

Solidne zabezpieczenia druku są nie do negocjacji, gdy robisz zakupy. Jeśli sprzedawca nie potrafi rozmawiać o bezpieczeństwie, uprzejmie wymówka i wyjdź stamtąd. W przypadku platform do zarządzania drukiem poszukaj rozwiązań, które oferują szyfrowanie danych, uwierzytelnianie użytkowników i bezpieczne zwalnianie wydruków jako minimum.

Funkcje te pomagają zapobiegać nieautoryzowanemu dostępowi, chronić poufne dokumenty i zapewnić zgodność z przepisami o ochronie danych, takimi jak GDPR i/lub HIPAA. Możesz również zapytać o bardziej zaawansowane narzędzia bezpieczeństwa, takie jak cyfrowe znakowanie wodne , audyt druku i obsługa sprzętu biometrycznego .

Śledzenie i raportowanie zadań drukowania

Szczegółowe narzędzia do raportowania to chleb powszedni w zarządzaniu drukowaniem. Dostarczają informacji o tym, kto drukuje, co jest drukowane i kiedy każde zadanie jest wykonywane. Ta widoczność pomaga identyfikować praktyki marnotrawne, wykrywać anomalie i tworzyć rozliczalność, a jednocześnie umożliwia działowi IT dostrajanie zasad drukowania i poprawę wykorzystania zasobów. Jest to również przydatne, gdy przychodzą audytorzy, umożliwiając natychmiastowe pobieranie szczegółowych dzienników całej historii drukowania.
Oto krótka lista niektórych rzeczy, które warto śledzić.

Zarządzanie kosztami i narzędzia do obniżania kosztów

I znów, jeśli Twoje rozwiązanie do zarządzania drukowaniem nie pozwala Ci zaoszczędzić pieniędzy, to czy jest ono nadal rozwiązaniem, czy też kolejnym bezużytecznym oprogramowaniem?

Efektywne zarządzanie drukowaniem oferuje praktyczne narzędzia kontroli kosztów, takie jak limity użytkowników, zasady drukowania i analizy wykorzystania . Ograniczając niepotrzebne drukowanie i promując odpowiedzialne zachowanie, firmy mogą znacznie zmniejszyć wydatki związane z drukowaniem w czasie.
Mówiąc anegdotycznie, pomogliśmy niektórym firmom zaoszczędzić do 70% na kosztach druku. Jak to się ma do ROI?

„Mówiąc anegdotycznie, pomogliśmy niektórym firmom zaoszczędzić do 70% na kosztach druku. Jak to wygląda w kontekście ROI? zacytuj tutaj”

Zgodność z szeroką gamą urządzeń

Nie ma nic gorszego niż podpisanie umowy z dostawcą usług zarządzania drukiem i odkrycie — niespodzianka! — że platforma nie jest nawet kompatybilna z połową Twojej floty. Szeroka kompatybilność zapewnia, że wybrane rozwiązanie będzie działać bezproblemowo z istniejącymi urządzeniami wielofunkcyjnymi, urządzeniami i różnymi systemami operacyjnymi.

Ta zgodna elastyczność pozwala uniknąć obawianego uzależnienia od dostawcy, obsługuje różne środowiska i zmniejsza potrzebę kosztownej wymiany sprzętu. Nie zapomnij o zgodności z takimi rzeczami jak Active Directory (AD) i interfejsami API integracji stron trzecich.

Obsługiwane urządzenia możesz sprawdzić tutaj.

Integracja z chmurą do zdalnego zarządzania drukowaniem

Omówiliśmy już wcześniej szeroko zalety drukowania w chmurze . Krótko mówiąc, jest ich wiele . Zarządzanie drukowaniem w chmurze obsługuje hybrydowe i zdalne siły robocze, umożliwiając użytkownikom i zespołom IT zarządzanie zadaniami drukowania i monitorowanie ich z dowolnej lokalizacji i (najlepiej) dowolnego urządzenia.

Ta elastyczność zwiększa produktywność i zapewnia spójne usługi drukowania, niezależnie od fizycznej obecności użytkownika. Aby uzyskać więcej wskazówek dotyczących zdalnych i hybrydowych środowisk pracy, zapoznaj się z tym artykułem .

Zautomatyzowane zarządzanie sterownikami dla ułatwienia konserwacji

To jedna z tych ukrytych korzyści, o które użytkownicy nie dbają, ale Twoi administratorzy systemów zdecydowanie tak. Dni ręcznego wdrażania sterowników już minęły i nikt nie wylał zbyt wielu łez.

Automatyczne wdrażanie i aktualizowanie sterowników drukarek oszczędza czas IT i zapewnia, że urządzenia zawsze działają na najnowszych wersjach. To duża wygrana. To (z kolei) zmniejsza liczbę błędów, minimalizuje przestoje i eliminuje problemy związane z ręcznymi instalacjami na komputerach użytkowników. Wracamy do scentralizowanego elementu sterowania, o którym wspomnieliśmy wcześniej: automatyzując wdrażanie sterowników, jednocześnie tworzysz spójne, aktualne środowisko drukowania na wszystkich urządzeniach.

O wiele lepsze to niż gaszenie pożarów biletów jak szaleniec.

Skalowalność i potencjał wzrostu

Innym ważnym pytaniem, które powinieneś zadać dostawcy zarządzania drukiem, jest: Czy ta platforma może skalować się i w jaki sposób? Skalowalne systemy zarządzania drukiem bez problemu dostosowują się do ekspansji biznesowej. Niezależnie od tego, czy dodajesz nowych użytkowników, drukarki czy lokalizacje, poszukaj rozwiązania, które może dostosowywać się w locie bez większych zmian w infrastrukturze, wspierając długoterminowy wzrost przy minimalnych zakłóceniach.

Technicznie jest to możliwe w przypadku fizycznej infrastruktury druku, takiej jak lokalne serwery druku, ale staje się to o wiele łatwiejsze (i tańsze), gdy zaczniemy mówić o chmurze .

Cechy zrównoważonego rozwoju

Zrównoważony rozwój może wydawać się czymś fajnym lub czymś, o czym można pomyśleć na marginesie, ale biorąc pod uwagę, że przeciętny pracownik biurowy przetwarza 10 000 stron rocznie , każde działanie mające na celu zmniejszenie tej liczby pozwoli zaoszczędzić poważne pieniądze.

Same energooszczędne drukarki mogą zaoszczędzić 30% kosztów energii od razu. Firmy dbające o środowisko powinny szukać narzędzi, które zachęcają do drukowania dwustronnego, monitorują zużycie papieru i dostarczają przyjazne dla środowiska raporty dotyczące użytkowania. Te funkcje pomagają ograniczyć ilość odpadów, obniżyć zużycie energii i dostosować praktyki drukowania do celów zrównoważonego rozwoju – świetne do corocznych raportów ESG!

Jak widać, wybór odpowiedniego rozwiązania do zarządzania drukiem nie polega tylko na zaznaczaniu pól wyboru, ale na znalezieniu platformy, która pasuje do Twojej firmy jak ulał (bez brania Twojego budżetu jako zakładnika). Zadaj trudne pytania, przetestuj interfejs i nie zadowalaj się bajerami, których nigdy nie użyjesz.

Odpowiednie funkcje mogą zaoszczędzić czas, pieniądze i wiele bólu głowy. Wybieraj mądrze, a Twoje przyszłe „ja” (i Twój zespół IT) podziękują Ci.