Komplett molnbaserad utskriftshantering för företag

Utnyttja Cloud Print Management för fjärrarbetsmiljöer

Distansarbete innebär att vi kan arbeta var som helst. Men under lång tid, även med hemma-Wi-Fi och säkra molnbaserade nätverk, innebar utskrift av ett fysiskt dokument oftast att man var tvungen att stå vid en riktig skrivare.

Det här var ett drag. Inte bara för de människor som tvingas pendla bara för att skriva ut, utan också ur ett affärseffektivitetsperspektiv. Det fanns inget centralt, enkelt sätt att hantera utskriftsmobilitet och fjärrutskrift, inget sätt att snabbt rulla ut drivrutiner och säkerhetsuppdateringar över ett stort nätverk, inget sätt att hantera BYOD-samarbete eller avskaffa gamla skrivarservrar.

Nåväl, de dagarna är officiellt över. Cloud print management och lösningar för distansarbete har i grunden förändrat hur organisationer hanterar dokument – och människor. Den här tekniken är på väg uppåt. Idag kör 70 % av företagen mer än hälften av sitt arbetsflöde genom molnet, och användningen av molntryck förväntas nå 55 % år 2025 .

Så låt oss utforska molnutskriftshantering och hur du kan använda den för att påskynda din organisation.

Utskriftsmobilitet har anlänt

Under åratal var tryckmobilitet den saknade pusselbiten i lösningen för distansarbete. Anställda behövde fortfarande hantera fysiska dokument, och det fanns inget enkelt eller säkert sätt att logga jobb på distans, särskilt inte på BYO-enheter. Allt det har förändrats nu. I en värld efter COVID är distansarbetsplattformar vanliga, och organisationer söker teknik som gör det möjligt för användare att göra allt de kan på plats – inklusive utskrift.

Fördelar med molnutskriftshantering för distansarbete

Lösningar för distansarbete handlar om två saker: flexibilitet och säkerhet. Gör det rätt och allt annat faller på plats. Lyckligtvis hjälper molnutskriftshantering att underlätta både säker utskrift och kontorsflexibilitet. Så du får det bästa av två världar.

Skriv ut var som helst . Om du har en internetanslutning och en kompatibel skrivare är världen ditt ostron. Det är det fina med molntryck. Olika organisationer kan nu skriva ut sina dokument hemifrån, arbetsplatser eller vilken plats som helst med tillgång till internet. Detta ger företag en enorm flexibilitet.

Enhetsagnostiker . Molnutskriftshantering är vanligtvis enhetsagnostisk (och om den inte är det, hitta en ny leverantör). Det betyder att det fungerar med i princip alla enheter, inklusive mobiltelefoner, surfplattor, bärbara datorer och stationära datorer. Allt du behöver är en internetanslutning.

Släpp VPN . Traditionella utskriftsinställningar hade vissa fjärrfunktioner, men de var vanligtvis byggda kring klumpiga virtuella privata nätverk (VPN). Molnutskrift behöver inte ett VPN, vilket förenklar hela processen för fjärranställda.

Integration med molnlagring . Molnutskrift integreras också sömlöst med molnlagringstjänster som Google Drive, Dropbox och Microsoft OneDrive. Fjärrarbetare kan nu komma åt, korrekturläsa och skriva ut sina dokument utan att behöva lämna molnet. Inga fler lokala filöverföringar!

Centraliserad utskriftshantering . Cloud print management handlar om att centralisera kontrollen. Korrekt gjort ger det dina IT-chefer ett ställe där de kan spåra trender, skrivaranvändning, förbrukningsnivåer, skrivardata, åtkomstkontroller och enhetsinställningar. Detta minskar i sin tur belastningen på IT. Alltid bra.

Säkerhet. Din första tanke när du hör ‘molnutskrift’ kan vara ‘säkerhetsrisk’. Men det är bara sant om det implementeras dåligt. Molnbaserad utskriftshantering, som PaperCut, kommer med end-to-end WebRTC-kryptering , så din utskriftsmetadata är säker och sund.

Utmaningar för fjärrutskrift

Fjärrutskrift har öppnat upp en ny era av arbete, men det har vissa nackdelar. Dessa är inte nödvändigtvis deal breakers, och de flesta av dem kan lindras med rätt system på plats. Men de är ändå värda att nämna:

Internetberoende . Det går inte att komma runt det. Internet är molnutskrifts största styrka, och dess akilleshäl. Om internet går ner, gör din fjärrutskriftskapacitet det också.

Säkerhetsproblem . Att överföra känsliga utskriftsjobb över molnet är seriösa affärer, vilket är anledningen till att de flesta molnutskriftshanteringslösningar använder en kombination av end-to-end-kryptering, användarverifiering, säker utskrift och biometriska referenser.

Dataintegritet och efterlevnad. Om du arbetar inom en reglerad bransch, som sjukvård eller finans, kommer det troligen att finnas strikta lagar om hur du använder molnet. Organisationer måste ha koll på detta och välja molnbaserade utskriftslösningar som följer relevant lagstiftning.

Användarutbildning . Att flytta över en stor organisation till molnet är alltid en utmaning, särskilt om människor har använt äldre system under lång tid. Utskrift är inte annorlunda. De flesta är överens om att molnbaserade lösningar är enklare allround, men du kommer förmodligen att behöva investera lite tid och energi i utbildning för att underlätta en smidig uppgradering.

Anpassa dina inställningar

En av de verkliga fördelarna med en robust molnutskriftshanteringslösning är att du kan anpassa enskilda användares utskriftsinställningar. Med andra ord, total granulär kontroll för dina IT-chefer. Användare kan ha tilldelade utskriftsgränser, utskriftsbudgetar eller olika säkerhetstillståndsnivåer, beroende på organisationens behov.

Distansarbete och produktivitet

Ahh, den lata, odisciplinerade elefanten i rummet. Oavsett hur många studier (och det finns många ) visar att distansarbete förbättrar de anställdas produktivitet, tror 85 % av företagsledarna motsatsen. Det känns som en oförsonlig skillnad som måste förenas, om fjärr-/hybridarbete ska ha någon chans att överleva.

För närvarande är det värt att notera att fjärrutskrift definitivt ökar arbetarnas produktivitet , om så bara för att människor nu kan utföra mer arbete på kortare tid. Bara ytterligare en anledning att hoppa till molnet. Kontakta oss idag !