Hur man implementerar molnutskrift i din medelstora verksamhet
Hur man implementerar molnutskrift i din medelstora verksamhet
Molnutskrift, som alla andra typer av digital transformation, kräver noggrann planering, annars byter du bara en form av organiserat kaos mot en annan. För medelstora företag innebär det i allmänhet att säkerställa tre saker: skalbarhet, säkerhet och integration med befintliga system. Det är de punkter där många molnmigreringsprojekt blir ogjorda.
Och vad menar vi med ‘medium’ här? Tja, enligt Gartner , ett ‘medelstort företag’ är vilket företag som helst med mellan $50 och $1 miljard i intäkter och/eller 100 till 1000 anställda. Med andra ord, du har vuxit ur startfasen, men du har inte erövrat världen – ännu. Låter bekant?
I den här artikeln kommer vi att titta på några tips för att implementera molnutskrift i ditt företag.
1. Välj den rätt cloud print-lösning
Det knepiga här är att medelstora företag ofta möter en skrämmande blandning av arbete på plats och på distans, en potentiell multimolnsinstallation, plus flera operativsystem och äldre enheter. Ja, lite av en mardröm. Så det första steget för molnutskrift är att välja rätt molnutskriftsleverantör. Du behöver en enhetsagnostisk plattform som fungerar med ett brett utbud av enheter och integreras med din befintliga infrastruktur. Bonuspoäng om det är en molnbaserad plattform . Så gå ut och gör din research! Ställ frågor, få citat och ta reda på vad som är de viktiga funktionerna för din verksamhet.
Ställ in robust användarautentisering
Folk tror att molnet är osäkert, men det är inte riktigt sant. Det är bara osäkert om du misslyckas med att göra det säkert. Och när det gäller medelstora företag, med flera kontor och distansarbetare som dyker in och ut, är det första du bör oroa dig för användaråtkomstkontroller. Varje molnutskriftsmigrering värd sitt salt behöver robusta autentiseringsmetoder som t.ex enkel inloggning (SSO) genom Active Directory eller Microsoft Azure AD.Vi rekommenderar också en stark multifaktormetod använda någon combo av svep kort , lösenord, biometriska inloggningar och PIN-koder.
Ställ in rollbaserade åtkomstkontroller (RBAC)
När ditt företag växer, och särskilt när du flyttar kritisk utskriftsinfrastruktur till molnet, är det viktigt att dina systemadministratörer hanterar det vem kan trycka vad. Det är här rollbaserade åtkomstkontroller (RBAC) kommer in i bilden. Bästa praxis för molnutskrift är att ställa in behörigheter baserat på användarens roll eller avdelning. Till exempel kan marknadsföringspersonal behöva färgutskrift, men ekonomi är förmodligen inte – så ställ bara in relevanta behörigheter med din utskriftshanteringsprogramvara. Du kan också begränsa åtkomsten till vissa MFD: er och enheter, vilket hjälper till att upprätthålla dokumentsäkerheten. Det finns inget behov för hela företaget att ha tillgång till skrivarna som hanterar löner, eller hur?
Planera för skalbar utskriftsdistribution
Tillväxt är självklart en bra sak, men det kan belasta din utskriftsmiljö. Särskilt för medelstora företag, som alltid är några veckor från en sammanslagning eller en omstrukturering. Det är därför det är viktigt att välja en molnutskriftslösning som kan skalas med ditt företag. De saker att se upp för är: hur lätt är det att ta med nya användare? Vad sägs om att lägga till eller ta bort skrivare? Har du en sömlös BYOD-installationsprocess? Kan du skala upp molnservrarna utan komplexa infrastrukturförändringar? Hur är det med nätverkshastigheter och prestandaproblem? En av fördelarna med molntryck är dess inneboende skalbarhet, så de flesta leverantörer borde vara ganska bra på denna poäng. Men det är fortfarande något att ha i bakhuvudet.
Integrera med befintlig hantering av mobila enheter (MDM)
Fjärr- och hybridanställda behöver säker utskriftsåtkomst från sina mobila enheter, men det är inte alltid lätt i ett stort företag med flera kontor och hundratals anställda. Oavsett vilken molnutskriftslösning du väljer bör den integreras med din befintliga MDM-lösning. Leta efter plattformar som tillåter administratörer att skicka utskriftspolicyer direkt till användare’ smartphones, surfplattor och bärbara datorer, eller rulla ut utskriftsdrivrutiner från en central plats. Detta säkerställer säkra och konsekventa utskriftsåtkomstkontroller över enheter, även när personalen är utanför kontorsnätverket.
Optimera dina kostnader med utskriftsanalys
Att göra utskrifter enkelt för personalen är bra, men du vet vad det leder till, eller hur? Mer tryck. Det här är ett tveeggat svärd. Å ena sidan, bra, din molntrycksmiljö fungerar smidigt och anställda köper in sig. Å andra sidan har molntryckskostnader en tendens att gå utom kontroll, åtminstone om de inte övervakas. Som alltid är det här din utskriftshanteringslösning kommer in. Se till att du kör live utskriftsanalys för att spåra användning mellan avdelningar, ställa in utskriftskvoter och optimera utskriftsbeteenden (automatisk duplex är en bra början). Kör regelbundna rapporter för att spåra ditt systems prestanda över tid – och håll dessa kostnader under kontroll.