Bir baskı yönetimi çözümünde hangi özellikleri aramalıyım?

İş açısından yapabileceğiniz en kötü şey, size kahve ısmarlayan ilk baskı yönetimi çözümüyle evlenmektir. Piyasada onlarca baskı yönetimi platformu var ve hepsinin güçlü ve zayıf yönleri, artıları ve eksileri var. Ciddi bir taahhütte bulunmadan önce sorular sormanız, hem de bolca soru sormanız, teklifleri karşılaştırmanız ve çeşitli gereksinimleri göz önünde bulundurmanız gerekir.

Bir baskı yönetimi sağlayıcısını kilitlemeden önce keşfetmeniz gereken birkaç özellik şunlardır.

Kullanıcı dostu bir arayüz

Bu, baskı yönetiminin yeterince takdir edilmeyen bir yönüdür. Eğer kimse sizin harika platformunuzu düzgün bir şekilde kullanamıyorsa , bu hiçbir işe yaramıyor demektir (ya da size para kazandırmıyor demektir).

Sezgisel bir baskı yönetimi arayüzü, kurulumunuzu ve günlük işlemlerinizi basitleştirerek BT personeli ve son kullanıcılar için öğrenme sürecini kısaltır. Kullanımı kolay kontrol panelleri ve kontrollerle yönetimi kolaylaştırmalı, kapsamlı bir eğitime gerek kalmadan baskı ortamının sorunsuz bir şekilde dağıtılmasını ve sürekli bakımını sağlamalıdır.

Peki, bir şeyin kullanıcı dostu olup olmadığını nasıl anlarsınız? Gerçekten denemeniz ve uygulamalı olarak deneyimlemeniz gerekir. Ekibinizin bir ton para harcamadan önce arayüzümüzü inceleyebilmesi için bir dizi demo hazırladık. Akıllıca, değil mi?

Merkezi baskı yönetimi

Merkezi kontrol olmadan baskı yönetimi, vergilerle ilgili yardımcı olamayan muhasebe yazılımına benzer. Bir baskı yönetim platformunun tüm amacı, sistem yöneticilerinin tüm baskı faaliyetlerini tek bir yerden yönetmesine olanak sağlamaktır.

İster departmanlar arası ister küresel ofisler arası yazıcıları yönetin, birleşik bir yaklaşım görünürlüğü artırır, politika uygulamasını basitleştirir ve kuruluş genelinde verimli kaynak tahsisini mümkün kılar. Şu görevler gibi: sürücü dağıtımı, sorun giderme, baskı kuyruklarını otomatikleştirme, aygıt yazılımı güncellemeleri, sarf malzemelerini izleme - her şey baskı yönetimi panonuza geri dönmelidir.

Hassas verileri korumak için güvenlik özellikleri

Alışveriş yaparken sağlam baskı güvenliği pazarlık konusu olamaz. Satış elemanı güvenlikten bahsedemiyorsa, kibarca bir bahane uydurun ve oradan çıkın. Baskı yönetimi platformları için, en azından veri şifreleme, kullanıcı kimlik doğrulaması ve güvenli baskı serbest bırakma sunan çözümler arayın.

Bu özellikler, yetkisiz erişimi önlemeye, gizli belgeleri korumaya ve GDPR ve/veya HIPAA gibi veri koruma yönetmeliklerine uyumu sağlamaya yardımcı olur. Ayrıca, dijital filigranlama , baskı denetimi ve biyometrik donanım desteği gibi daha gelişmiş güvenlik araçları hakkında da bilgi alabilirsiniz.

Baskı işi takibi ve raporlaması

Ayrıntılı raporlama araçları, baskı yönetiminizin olmazsa olmazıdır. Kimin , neyin basıldığına ve her işin ne zaman gerçekleştiğine dair içgörüler sunarlar. Bu görünürlük, israfçı uygulamaları belirlemeye, anormallikleri tespit etmeye ve hesap verebilirlik oluşturmaya yardımcı olurken, BT departmanının baskı politikalarını ince ayar yapmasına ve kaynak kullanımını iyileştirmesine olanak tanır. Ayrıca, denetçiler geldiğinde de kullanışlıdır ve tüm baskı geçmişinizin ayrıntılı kayıtlarını anında almanızı sağlar.
İşte takip etmeye değer şeylerden sadece birkaçının kısa bir listesi .

Maliyet yönetimi ve maliyet düşürme araçları

Yine, baskı yönetimi çözümünüz size ölçülebilir bir tasarruf sağlamıyorsa, bu hala bir çözüm müdür yoksa sadece işe yaramaz bir yazılım mıdır?

Etkili baskı yönetimi, kullanıcı kotası , baskı kuralları ve kullanım analizleri gibi pratik maliyet kontrol araçları sunar. Gereksiz baskıyı sınırlandırarak ve sorumlu davranışı teşvik ederek, işletmeler zaman içinde baskı ile ilgili harcamalarını önemli ölçüde azaltabilirler.
Anekdot olarak, bazı işletmelerin baskı maliyetlerinde %70'e varan tasarruf sağlamalarına yardımcı olduk. Yatırım getirisi açısından nasıl?

"Anekdot olarak konuşursak, bazı işletmelerin baskı maliyetlerinde %70'e kadar tasarruf etmelerine yardımcı olduk. Yatırım getirisi açısından nasıl? Buradan alıntı yapın"

Bir dizi cihazla uyumluluk

Bir baskı yönetimi satıcısıyla sözleşme imzalamaktan ve platformun filonuzun yarısıyla bile uyumlu olmadığını öğrenmekten daha kötü bir şey yoktur. Geniş uyumluluk, seçtiğiniz çözümün mevcut MFD'ler, cihazlar ve çeşitli işletim sistemleriyle sorunsuz bir şekilde çalışmasını sağlar.

Bu uyumluluk esnekliği, korkulan tedarikçi bağımlılığını ortadan kaldırır, çeşitli ortamları destekler ve maliyetli donanım değişimlerine olan ihtiyacı azaltır. Ayrıca, Active Directory (AD) ve üçüncü taraf entegrasyon API'leri gibi özelliklerle uyumluluğu da unutmayın.

PaperCut'nin desteklediği cihazları buradan inceleyebilirsiniz.

Uzaktan baskı yönetimi için Bulut Entegrasyonu

Bulut baskının faydalarını daha önce ayrıntılı olarak ele aldık. Uzun lafın kısası, çok sayıda faydası var. Bulut tabanlı baskı yönetimi, kullanıcıların ve BT ekiplerinin baskı işlerini herhangi bir konumdan ve (ideal olarak) herhangi bir cihazdan yönetmelerini ve izlemelerini sağlayarak hibrit ve uzaktan çalışan iş güçlerini destekler.

Bu esneklik, üretkenliği artırır ve kullanıcının fiziksel varlığına bakılmaksızın tutarlı baskı hizmetleri sağlar. Uzaktan ve hibrit çalışma ortamları hakkında daha fazla ipucu için bu makaleye göz atın .

Bakım kolaylığı için otomatik sürücü yönetimi

Bu, kullanıcıların umursamadığı, ancak sistem yöneticilerinizin kesinlikle umursadığı gizli avantajlardan biridir. Manuel sürücü dağıtımı günleri bitti ve kimse çok fazla gözyaşı dökmedi.

Yazıcı sürücülerinin otomatik dağıtımı ve güncellenmesi, BT ekibinin zamanından tasarruf sağlar ve cihazların her zaman en son sürümleri çalıştırmasını sağlar. İşte tam da bu noktada büyük bir kazanç elde edilir. Bu da hataları azaltır, kesinti süresini en aza indirir ve kullanıcı makineleri arasında manuel kurulumların getirdiği zorlukları ortadan kaldırır. Daha önce bahsettiğimiz merkezi kontrol noktasına geri dönüyoruz: Sürücü dağıtımını otomatikleştirerek, tüm cihazlarda tutarlı ve güncel bir baskı ortamı yaratırsınız.

Deli gibi bilet yangınlarını söndürmekten çok daha iyi.

Ölçeklenebilirlik ve büyüme potansiyeli

Bir baskı yönetimi sağlayıcısına sormanız gereken bir diğer önemli soru şudur: Bu platform ölçeklenebilir mi ve nasıl? Ölçeklenebilir baskı yönetim sistemleri, işletme genişlemesini zahmetsizce karşılar. İster yeni kullanıcılar, ister yazıcılar veya konumlar ekliyor olun, büyük altyapı değişiklikleri olmadan anında uyum sağlayabilen ve minimum kesintiyle uzun vadeli büyümeyi destekleyen bir çözüm arayın.

Bu, yerinde yazdırma sunucuları gibi fiziksel yazdırma altyapısıyla teknik olarak mümkün , ancak buluttan bahsetmeye başladığımızda çok daha kolay (ve ucuz) hale geliyor.

Sürdürülebilirlik özellikleri

Sürdürülebilirlik hoş bir şeymiş gibi görünebilir veya sonradan akla gelen bir şey olabilir; ancak ortalama bir ofis çalışanının yılda 10.000 sayfa okuduğunu düşünürsek, bu sayıyı azaltmak için yapabileceğiniz her şey size ciddi miktarda para kazandıracaktır.

Enerji tasarruflu yazıcılar tek başına enerji maliyetlerinden %30 tasarruf sağlayabilir. Çevreye duyarlı işletmeler, çift taraflı baskıyı teşvik eden, kağıt tüketimini izleyen ve çevre dostu kullanım raporları sunan araçlar aramalıdır. Bu özellikler, atıkları azaltmaya, enerji kullanımını düşürmeye ve baskı uygulamalarını sürdürülebilirlik hedefleriyle uyumlu hale getirmeye yardımcı olur; yıllık ESG raporları için harika!

Gördüğünüz gibi, doğru baskı yönetimi çözümünü seçmek sadece kutuları işaretlemekle ilgili değil, aynı zamanda işinize eldiven gibi uyan bir platform bulmakla ilgilidir (bütçenizi rehin tutmadan). Zor soruları sorun, arayüzü test edin ve asla kullanmayacağınız ziller ve düdüklerle yetinmeyin.

Doğru özellikler zamandan, paradan ve birkaç baş ağrısından tasarruf sağlayabilir. Akıllıca seçin ve gelecekteki benliğiniz (ve BT ekibiniz) size teşekkür edecektir.