10 façons d'utiliser la gestion de l'impression pour réduire votre empreinte carbone d'impression

Réduire l'empreinte carbone de votre organisation ne se limite pas à réduire sa consommation d'énergie. Il s'agit également d'une gestion intelligente des ressources (et peut-être aussi de réaliser quelques économies sur ses résultats).

Et rares sont les domaines aussi propices à l'optimisation que l'impression . Surtout si l'on considère que les imprimantes à jet d'encre produisent environ 5 g de CO2 par page imprimée (6 g pour les imprimantes laser). Cela peut paraître peu, mais un employé imprime en moyenne 10 000 pages par an, et ces grammes s'accumulent rapidement. Une brochure couleur A4 de 96 pages, imprimée en offset et tirée à 20 000 exemplaires, génère par exemple environ 20 tonnes de CO2 .

Alors, comment un logiciel de gestion d'impression peut-il vous aider à réduire votre empreinte carbone ? Voyons cela de plus près.

Quotas d'impression et rôles basés sur les utilisateurs

L'un des moyens les plus simples de limiter les impressions inutiles consiste à définir des quotas et des restrictions adaptés aux rôles des utilisateurs. En d'autres termes, il ne faut pas laisser les gens imprimer tout ce qu'ils veulent. Par exemple, les services marketing peuvent avoir besoin d'un quota d'impression couleur plus important, tandis que les équipes administratives peuvent se contenter du noir et blanc. En alignant les autorisations sur les besoins réels, au lieu d'une consommation excessive de papier sans restriction, les organisations peuvent réduire les impressions superflues sans bloquer les flux de travail essentiels. Nous avons abordé plus en détail les règles et les quotas d'impression ici .

Définir l'impression en noir et blanc par défaut

Les paramètres d'impression par défaut sont importants. Sans modification, les utilisateurs imprimeront systématiquement les documents recto en couleur. Pourquoi ? Tout simplement parce qu'ils le peuvent. En imposant l'impression en noir et blanc et recto verso comme paramètres par défaut via votre logiciel de gestion d'impression (ou un système comme les stratégies de groupe Active Directory ou les profils MDM), vous pouvez réduire considérablement la consommation de papier et d'encre. L'impression en noir et blanc consomme généralement beaucoup moins d'énergie et d'encre que l'impression couleur ; vous réalisez donc des économies à chaque page.

Suivre et générer des rapports sur l'utilisation de l'impression pour les indicateurs de durabilité

Ce qui est mesuré est optimisé, n'est-ce pas ? Les outils de gestion de l'impression fournissent des tableaux de bord et des rapports indiquant qui imprime quoi, quand et en quelle quantité. Ces informations aident les organisations à surveiller leur impact environnemental et à démontrer leur conformité aux engagements internes et externes en matière de développement durable. D'un seul coup d'œil, vous pouvez voir votre consommation de toner, le nombre de pages imprimées ce trimestre et les utilisateurs qui consomment le plus de ressources.

Conseil de pro : créez des rapports mensuels sur le développement durable mettant en avant les tendances, les réductions d'émissions de CO2 et les analyses par équipe. Tout est question de transparence et de responsabilité !

Rediriger les tâches vers des imprimantes économes en énergie

Toutes les imprimantes ne se valent pas, surtout lorsqu'on tient compte des volumes importants et de l'impression commerciale en entreprise. Certaines sont conçues pour une faible consommation d'énergie et une efficacité énergétique élevée, tandis que d'autres sont des monstres énergivores, exigeant toujours plus. Un système de gestion d'impression intelligent peut rediriger les travaux vers des appareils plus écologiques en fonction de la disponibilité et de la charge d'utilisation, optimisant ainsi la vitesse et la durabilité. Il est judicieux d'identifier et d'étiqueter les imprimantes économes en énergie de votre parc, puis de définir des règles pour acheminer les gros travaux vers ces appareils aux heures de pointe.

Mettre en œuvre une version imprimée sécurisée

Vous connaissez le pire type d'impression ? Celle qui n'est jamais récupérée. Les impressions non récupérées représentent une source silencieuse de gaspillage au bureau. Selon certaines estimations , entre 14 % et 30 % des impressions ne sont jamais collectées. L'impression sécurisée exige que les utilisateurs s'authentifient à l'aide d'un badge, d'un code PIN ou d'une connexion biométrique sur l'appareil avant l'impression, garantissant ainsi que seules les impressions nécessaires sont effectuées. Vous pouvez également combiner l'impression sécurisée avec des délais d'expiration de session , afin que les impressions non réalisées soient supprimées de la file d'attente après un délai défini.

Automatiser les modes veille et la gestion de l'alimentation

Soyons réalistes, votre parc d'imprimantes n'a pas besoin d'être en ligne et actif à 3 h du matin. Les imprimantes laissées allumées toute la nuit ou pendant les périodes d'inactivité consomment beaucoup d'énergie, et c'est du gaspillage. Grâce à une gestion centralisée de l'alimentation, les administrateurs système peuvent s'assurer que les imprimantes passent en mode basse consommation ou en veille pendant les heures creuses. Il est conseillé de programmer ces périodes pour les soirées et les week-ends, avec des protocoles permettant de réactiver les imprimantes à distance si des tâches d'impression sont en attente pendant ces périodes. Consultez également les paramètres de délai d'inactivité de la plateforme .

Promouvoir les alternatives numériques

On a tous déjà entendu dire : « Cette réunion aurait pu être un simple e-mail. » Eh bien, c’est parfois la même chose pour l’impression. Tous les documents n’ont pas besoin d’être imprimés. Et parfois, la meilleure façon d’imprimer de manière durable est de ne pas imprimer du tout. Les systèmes modernes de gestion d’impression peuvent intercepter les tâches et suggérer des alternatives numériques comme les aperçus PDF, la signature électronique ou les dossiers partagés (le cas échéant). Vous pouvez même ajouter des messages contextuels à votre flux d’impression, demandant aux utilisateurs : « Avez-vous vraiment besoin d’imprimer ceci ? »

Consolider les imprimantes dans des hubs partagés

Trop de bureaux utilisent encore le modèle « une imprimante par poste de travail », ce qui entraîne une sous-utilisation et une consommation énergétique excessive. L'époque où chacun avait besoin de sa propre imprimante est révolue . Le regroupement des impressions sur des plateformes partagées – des appareils en réseau desservant des services ou des étages entiers – réduit les temps d'inactivité, les besoins de maintenance et améliore l'efficacité globale du parc d'imprimantes. Comment identifier les machines indispensables et celles qui peuvent être retirées sans risque ? C'est là que l'analyse des impressions et la mise hors service progressive entrent en jeu : les appareils sous-utilisés sont progressivement désactivés.

Activer le BYOD et l'impression mobile

L'utilisation des appareils personnels (BYOD) et l'impression mobile peuvent réduire les coûts matériels, mais mal gérées, elles entraînent souvent de multiples installations de pilotes et des files d'attente d'impression redondantes. Les équipes informatiques doivent absolument éviter ce problème. Les solutions d'impression dans le cloud ou sans pilote permettent aux employés d'imprimer en toute sécurité sans alourdir l'infrastructure (ni réduire l'empreinte carbone). Privilégiez les protocoles d'impression universels, comme IPP Everywhere, ou mettez en place un serveur d'impression cloud capable de gérer intelligemment le routage des tâches.

Essayez les widgets de suivi du carbone

De la même manière que nous avons tendance à ralentir sur la route lorsqu'un panneau affiche notre vitesse réelle, les utilisateurs impriment moins lorsqu'ils sont conscients de leur empreinte carbone réelle. Montrer aux utilisateurs le coût environnemental de leurs actions peut les inciter à modifier leurs comportements. Les plateformes de gestion d'impression peuvent intégrer des widgets ou des fenêtres contextuelles affichant l'impact carbone estimé, la consommation de papier et même le nombre estimé d'arbres utilisés pour une impression donnée. Essayez et suivez les résultats.