10 façons d'utiliser la gestion de l'impression pour réduire votre empreinte carbone d'impression
Réduire l'empreinte carbone de votre organisation ne se limite pas à réduire sa consommation d'énergie. Il s'agit également d'une gestion intelligente des ressources (et peut-être aussi de réaliser quelques économies sur ses résultats).
Et peu de domaines sont aussi propices à l'optimisation que l'impression . Surtout si l'on considère que les imprimantes à jet d'encre produisent environ 5 g de CO2 par page imprimée (6 g pour les imprimantes laser). Cela peut paraître peu, mais un employé moyen imprime 10 000 pages par an ; ces grammes s'accumulent donc rapidement. Une brochure couleur A4 de 96 pages, imprimée en lithographie et tirée à 20 000 exemplaires, par exemple, produit environ 20 tonnes de CO2 .
Alors, comment un logiciel de gestion d'impression peut-il vous aider à réduire votre empreinte carbone ? Voyons cela de plus près.
Quotas d'impression et rôles basés sur les utilisateurs
L'un des moyens les plus simples de limiter les impressions inutiles est de définir des quotas et des restrictions adaptés aux rôles des utilisateurs. Autrement dit, ne laissez pas les utilisateurs imprimer ce qu'ils veulent. Par exemple, les services marketing peuvent avoir besoin de plus d'impressions couleur, tandis que les équipes administratives peuvent se contenter d'impressions en noir et blanc. En alignant les autorisations sur les besoins réels, au lieu d'une gestion du papier à outrance, les organisations peuvent réduire les impressions inutiles sans bloquer les flux de travail essentiels. Nous avons abordé plus en détail les règles et les quotas d'impression ici .
Définir l'impression en noir et blanc par défaut
Les politiques d'impression par défaut sont importantes. Si elles sont inchangées, les utilisateurs imprimeront toujours leurs documents recto en couleurs éclatantes. Pourquoi ? Parce que c'est possible. Définir l'impression noir et blanc et recto verso par défaut via votre logiciel de gestion d'impression (ou un outil comme les stratégies de groupe Active Directory ou les profils MDM) peut réduire considérablement la consommation de papier et de toner. L'impression noir et blanc consomme généralement beaucoup moins d'énergie et d'encre que l'impression couleur, ce qui vous permet de réaliser de petits gains à chaque page.
Suivre et générer des rapports sur l'utilisation de l'impression pour les indicateurs de durabilité
Ce qui est mesuré est optimisé, n'est-ce pas ? Les outils de gestion de l'impression fournissent des tableaux de bord et des rapports indiquant qui imprime quoi, quand et en quelle quantité. Ces informations aident les organisations à surveiller leur impact environnemental et à démontrer leur conformité aux engagements internes et externes en matière de développement durable. D'un seul coup d'œil, vous pouvez voir votre consommation de toner, le nombre de pages imprimées ce trimestre et les utilisateurs qui consomment le plus de ressources.
Conseil de pro : créez des rapports mensuels sur le développement durable mettant en avant les tendances, les réductions d'émissions de CO2 et les analyses par équipe. Tout est question de transparence et de responsabilité !
Rediriger les tâches vers des imprimantes économes en énergie
Toutes les imprimantes ne se valent pas, surtout lorsqu'on tient compte des volumes importants et de l'impression commerciale en entreprise. Certaines sont conçues pour une faible consommation d'énergie et une efficacité énergétique élevée, tandis que d'autres sont des monstres énergivores, exigeant toujours plus. Un système de gestion d'impression intelligent peut rediriger les travaux vers des appareils plus écologiques en fonction de la disponibilité et de la charge d'utilisation, optimisant ainsi la vitesse et la durabilité. Il est judicieux d'identifier et d'étiqueter les imprimantes économes en énergie de votre parc, puis de définir des règles pour acheminer les gros travaux vers ces appareils aux heures de pointe.
Mettre en œuvre une version imprimée sécurisée
Connaissez-vous le pire type de tâche d'impression ? Celle qui n'est jamais récupérée. Les tâches d'impression non récupérées sont une source silencieuse de gaspillage au bureau. Selon certaines estimations, 14 à 30 % des tâches ne sont même pas récupérées. La libération sécurisée des impressions nécessite que les utilisateurs s'authentifient avec un badge, un code PIN ou une connexion biométrique sur l'appareil avant l'impression, garantissant ainsi que rien ne soit imprimé, sauf si c'est vraiment nécessaire. Vous pouvez également combiner la libération sécurisée des impressions avec des délais d'expiration de session , afin que les tâches non imprimées soient purgées de la file d'attente après un délai défini.
Automatiser les modes veille et la gestion de l'alimentation
Soyons réalistes : votre parc d'imprimantes n'a pas besoin d'être en ligne et actif à 3 h du matin. Les imprimantes laissées allumées toute la nuit ou pendant les périodes d'inactivité consomment beaucoup d'énergie. Et cette énergie est gaspillée. Grâce à des paramètres de gestion centralisée de l'alimentation, les administrateurs système peuvent s'assurer que les appareils passent en mode veille ou basse consommation pendant les heures creuses. Il est évidemment conseillé de programmer ces mises en veille le soir et le week-end, avec des protocoles permettant de réactiver les imprimantes à distance si des tâches sont mises en file d'attente pendant ces périodes. Consultez également : les paramètres de temporisation de la plateforme .
Promouvoir les alternatives numériques
Nous avons tous entendu : « Cette réunion aurait pu se résumer à un e-mail. » Eh bien, c'est parfois aussi vrai pour l'impression. Tous les documents n'ont pas besoin d'être physiques. Et parfois, la meilleure façon d'imprimer de manière durable est de ne pas imprimer du tout. Les systèmes de gestion d'impression modernes peuvent intercepter les tâches et suggérer des alternatives numériques comme des aperçus PDF, la signature numérique ou des dossiers partagés (le cas échéant). Vous pouvez même ajouter des messages contextuels à votre flux d'impression, demandant aux utilisateurs : « Avez-vous vraiment besoin d'imprimer ceci ? »
Consolider les imprimantes dans des hubs partagés
Trop de bureaux utilisent encore un modèle à une imprimante par bureau, ce qui entraîne une sous-utilisation et une consommation d'énergie réduite des appareils. L'époque où chacun avait besoin de sa propre imprimante est révolue . La consolidation vers des plateformes d'impression partagées (des périphériques en réseau desservant des services ou des étages entiers) réduit les temps d'inactivité, les besoins de maintenance et améliore l'efficacité globale des appareils. Alors, comment identifier les machines indispensables et celles qui peuvent être retirées en toute sécurité ? C'est là qu'interviennent l'analyse des impressions et le retrait progressif , qui permettent de mettre progressivement hors service les appareils sous-utilisés.
Activer le BYOD et l'impression mobile
Le BYOD (Bring Your Own Device) et l'impression mobile peuvent réduire les coûts matériels, mais mal gérés, ils entraînent souvent des installations multiples de pilotes et des files d'attente d'impression redondantes. Les équipes informatiques doivent absolument éviter ce problème. Les solutions d'impression cloud ou sans pilote permettent aux employés d'imprimer en toute sécurité sans surcharger votre infrastructure (et votre empreinte carbone). Essayez d'adopter des protocoles d'impression universels, comme IPP Everywhere, ou de mettre en place un serveur d'impression cloud capable de gérer un routage intelligent des tâches.
Essayez les widgets de suivi du carbone
De la même manière que nous avons tendance à ralentir sur la route lorsqu'un panneau indique notre vitesse réelle, les utilisateurs ont tendance à imprimer moins lorsqu'ils sont informés de leur empreinte carbone réelle. Montrer aux utilisateurs le coût environnemental de leurs actions peut les inciter à changer de comportement. Les plateformes de gestion d'impression peuvent intégrer des widgets ou des fenêtres contextuelles indiquant l'impact carbone estimé, la consommation de papier et même le nombre estimé d'arbres consommés pour une tâche d'impression donnée. Essayez-les et suivez les résultats.