Impression universitaire : Impression sécurisée dans un environnement BYOD

L'impression universitaire comporte son lot de défis. Si vous avez déjà géré un réseau d'impression sur un campus, vous savez de quoi nous parlons : problèmes de sécurité, groupes d'utilisateurs divers, impression cloud incontrôlable, stress saisonnier des serveurs, imprimantes traditionnelles dispersées sur un immense campus.

C'est pourquoi les plateformes de gestion d'impression et Bring Your Own Device (BYOD), où les étudiants et le personnel peuvent utiliser leurs propres ordinateurs portables, tablettes et téléphones pour se connecter aux imprimantes, sont devenues si populaires auprès des équipes informatiques des universités : elles démêlent le désordre qu'est la sécurité d'impression sur le campus.

Déployer un système de gestion d'impression basé sur le cloud

Commencez par l'essentiel : un système de gestion d'impression basé sur le cloud. Il offrira aux administrateurs système un contrôle centralisé sur l'ensemble du réseau, y compris tous les appareils BYOD. Un tableau de bord unique, une interface unique, une gestion entièrement à distance et des fonctionnalités d'impression hybrides.

Nous avons déjà écrit sur l'impression dans le cloud (à plusieurs reprises), mais deux choses ressortent en ce qui concerne l'impression universitaire.

Tout d’abord, vous souhaitez activer l’authentification via vos services d’annuaire existants (AD, LDAP ou Azure AD selon votre infrastructure et vos systèmes d’exploitation existants). Ensuite, vous pouvez configurer des services comme Find-Me Printing , afin que les utilisateurs puissent envoyer leurs tâches à une seule file d’impression, qu’elles soient sur le campus ou non, et les publier depuis l’imprimante la plus proche.

Intégration aux services d'annuaire universitaire pour l'authentification

Nous en avons parlé plus haut, mais c’est la référence en matière de sécurité imprimée sur le campus. L’intégration par annuaire garantit que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder au réseau d’impression. Il suit aussi l’utilisation, ce qui permet de commencer à cartographier l’activité d’impression entre utilisateurs, départements et appareils (c’est là que les quotas d’impression entrent en jeu).

Utilisez LDAP ou SSO pour intégrer des systèmes comme Microsoft Azure AD ou Google Workspace. Configurez vos imprimantes pour qu'elles exigent une authentification via des identifiants universitaires (par exemple, numéros d'étudiant, mots de passe ou badges) et utilisez les stratégies de groupe pour définir des autorisations spécifiques à chaque utilisateur, comme des quotas d'impression ou l'accès à l'impression couleur.

Configurer une segmentation WIFI et VLAN sécurisée

La meilleure pratique en matière de sécurité sur un campus consiste généralement à isoler le trafic d'impression sur son propre réseau. Cela limite les conséquences d'une éventuelle violation. Comment cela fonctionne-t-il concrètement ?

Vous pouvez commencer par exiger que les appareils BYOD se connectent via un réseau Wi-Fi dédié au campus, qu'ils appartiennent aux étudiants, aux enseignants ou aux invités. Segmentez le réseau à l'aide de VLAN distincts, chacun affecté à un type de trafic spécifique, comme les appareils des étudiants, les appareils des enseignants, les imprimantes et les objets connectés.

Cela isole vos services d'impression du trafic de données général. Enfin, vous pouvez utiliser des pare-feu et des listes de contrôle d'accès (ACL) pour restreindre l'accès aux serveurs d'impression, afin qu'ils ne soient utilisés que par des appareils authentifiés. Cela vous permettra de rester en conformité avec les lois sur la confidentialité des données, comme le RGPD ou la FERPA.

Activez l'impression mobile avec des applications sécurisées

Avec BYOD, on essaie toujours de trouver un équilibre entre facilité d’utilisation et sécurité. L’utilisation d’applications d’impression mobiles, comme PaperCut Mobility Print, permet aux utilisateurs d’accéder facilement au réseau d’impression, de charger des documents et d’ajuster les paramètres d’impression à la volée.

Ajoutez cela à la publication sécurisée en impression , de sorte que seuls les utilisateurs autorisés peuvent publier les travaux d’impression au MFD, et vous obtenez un système d’impression à distance, chiffré de bout en bout et géré centralement. L’intégration de nouveaux utilisateurs est aussi simple que d’établir leurs diplômes universitaires, puis de les laisser installer l’application sur leur appareil BYOD. Mission accomplie !

Exploitez la technologie IoT

Dans un monde idéal, il vaut mieux considérer les imprimantes multifonctions (MFD) comme des dispositifs IoT en borde, ce qui signifie mettre l’accent sur la protection des terminaux et la surveillance en temps réel. Avec les nouveaux modèles d’imprimantes, vous pouvez utiliser des lecteurs de cartes compatibles IoT comme RFID ou NFC pour authentifier les cartes d’identité des étudiants et du personnel.

Ces solutions peuvent être intégrées via des applications de gestion d'impression, comme PaperCut, pour l'authentification sans contact. L'utilisation de scanners biométriques est également de plus en plus envisageable lorsque l'impression haute sécurité est requise.

Enfin, regardez la surveillance en temps réel compatible IoT, qui est une excellente mesure de sécurité proactive. Les imprimantes peuvent être équipées de capteurs IoT pour surveiller les habitudes d’utilisation et détecter une activité d’impression inhabituelle. Ajoutez à cela un rapport automatisé d’erreurs, et vous pouvez rapidement repérer les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent.

Ce type de détection proactive des menaces est crucial. Les imprimantes connectées à l'IoT transmettent en continu des données opérationnelles et de sécurité aux systèmes de surveillance centralisés. Des alertes sont alors déclenchées en temps réel, permettant à vos administrateurs système d'agir immédiatement. Vous devrez prendre en compte la sécurisation des terminaux IoT pour réduire les risques d'accès non autorisé ou de falsification des appareils.

Restez conforme

Les lois sur la protection des données et la confidentialité auxquelles vous êtes soumis dépendent de la région dans laquelle vous opérez. Cependant, la plupart des systèmes réglementaires ont quelques points communs : le traitement sécurisé des données personnelles, leur stockage sécurisé et leur transmission sécurisée.

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) européen, par exemple, exige des universités une grande vigilance concernant les dossiers des étudiants, les informations sur les professeurs et les données de recherche. Et lorsque l'on imprime sur plusieurs campus sur des milliers d'appareils BYOD, il n'est pas toujours facile de se conformer.

C'est pourquoi un logiciel de gestion d'impression compatible BYOD est essentiel. Il élimine les incertitudes liées à la conformité réglementaire.

Authentification utilisateur : les solutions d'impression BYOD imposent une authentification utilisateur sécurisée (généralement avec des cartes d'identité ou des codes PIN) pour garantir que seuls les utilisateurs autorisés peuvent imprimer des documents sensibles.

Cryptage des données : les travaux d'impression provenant d'appareils BYOD doivent être cryptés pendant la transmission pour empêcher toute interception ou tout accès non autorisé.

Pistes d'audit : la journalisation et la création de rapports complets sur l'activité d'impression fournissent une piste d'audit claire, démontrant la responsabilité du traitement des données.

Politiques de conservation : la suppression automatique des travaux d'impression terminés du serveur d'impression garantit la conformité avec les principes de minimisation des données.

Chiffrement de bout en bout

Les universités réalisent de nombreuses impressions confidentielles (notes des étudiants, devoirs, informations financières, dossiers, etc.). Le chiffrement de bout en bout est donc indispensable, surtout si vous souhaitez garantir la conformité des données avec des réglementations comme le RGPD. Les travaux d'impression doivent être chiffrés en transit et au repos à l'aide de protocoles sécurisés tels que HTTPS, IPPS ou SSL/TLS, à condition qu'ils soient compatibles avec vos anciens appareils.

Vous pouvez en savoir plus sur le chiffrement intégré de PaperCut ici. , mais en général, en particulier dans des environnements mixtes, nous recommandons de déployer IPPS avec PaperCut Mobility Print.

Tirer parti de l'analyse

L’analyse d’impression est le super-pouvoir de votre service informatique, surtout dans des environnements BYOD complexes. Ils vous offrent une visibilité et un contrôle complets sur tout, des habitudes individuelles des utilisateurs à l’utilisation du toner selon le service. Les outils d’analyse d’impression peuvent suivre des indicateurs tels que le nombre de travaux d’impression sur le campus, les pages imprimées par utilisateur ou service, les taux d’utilisation des imprimantes et les types de documents imprimés (simple face ou double verso, par exemple).

Cela permet au service informatique de repérer rapidement les imprimantes sous-utilisées (ou surutilisées), ce qui permet un meilleur équilibrage de la charge et un meilleur redéploiement. Il en va de même pour les services à forte utilisation, qui peuvent avoir besoin de quotas ou de politiques d'impression, voire de formations en développement durable et en gestion des déchets.

En identifiant ces inefficacités – trop d’impression en face, trop d’impression couleur, trop de travaux d’impression non collectés, et l’impression de produits non essentiels – vous pouvez économiser de l’argent et rendre votre environnement d’impression beaucoup plus durable.

C'est gagnant-gagnant pour tous.