Quelles fonctionnalités dois-je rechercher dans une solution de gestion d’impression ?

D'un point de vue commercial, la pire erreur serait d'opter pour la première solution de gestion d'impression qui vous offre un café. Il existe des dizaines de plateformes de gestion d'impression, chacune avec ses points forts et ses points faibles. Il est essentiel de poser des questions – beaucoup de questions –, de comparer les devis et de prendre en compte un large éventail de besoins avant de s'engager sérieusement.

Voici quelques fonctionnalités que vous devriez explorer avant de choisir un fournisseur de gestion d’impression.

Une interface conviviale

C'est un aspect sous-estimé de la gestion de l'impression. Si personne ne peut utiliser correctement votre plateforme performante, elle ne sert à rien (ni ne vous fait économiser de l'argent).

Une interface de gestion d'impression intuitive simplifie la configuration et les opérations quotidiennes, réduisant ainsi le temps d'apprentissage pour le personnel informatique et les utilisateurs finaux. Elle doit proposer des tableaux de bord et des commandes faciles à utiliser pour une administration simplifiée, garantissant un déploiement et une maintenance continus fluides de l'environnement d'impression sans formation approfondie.

Alors, comment savoir si un produit est convivial ? Il faut l'essayer et le tester. Nous avons créé toute une série de démos pour que votre équipe puisse découvrir notre interface avant de dépenser une fortune. Malin, non ?

Gestion centralisée de l'impression

Une gestion d'impression sans contrôle centralisé est comparable à un logiciel de comptabilité incapable de gérer les impôts. L'intérêt d'une plateforme de gestion d'impression est de permettre aux administrateurs système de gérer toutes les activités d'impression depuis un seul et même endroit.

Que vous gériez des imprimantes entre différents services ou bureaux internationaux, une approche unifiée améliore la visibilité, simplifie l'application des politiques et permet une allocation efficace des ressources au sein de l'organisation. Des tâches telles que le déploiement des pilotes, le dépannage, l'automatisation des files d'attente d'impression, les mises à jour du firmware et le suivi des consommables doivent être intégrées à votre tableau de bord de gestion des impressions.

Fonctionnalités de sécurité pour protéger les données sensibles

Une sécurité d'impression robuste est un critère incontournable lors de vos achats. Si le vendeur ne sait pas parler de sécurité, excusez-le poliment et partez. Pour les plateformes de gestion d'impression, privilégiez des solutions offrant au minimum le chiffrement des données, l'authentification des utilisateurs et la publication sécurisée des impressions.

Ces fonctionnalités contribuent à prévenir les accès non autorisés, à protéger les documents confidentiels et à garantir la conformité aux réglementations en matière de protection des données telles que le RGPD et/ou la loi HIPAA. Vous pouvez également vous renseigner sur des outils de sécurité plus avancés, comme le marquage numérique , l'audit d'impression et la prise en charge des solutions biométriques .

Suivi et rapports des travaux d'impression

Les outils de reporting détaillés sont essentiels à la gestion de vos impressions. Ils vous permettent de savoir qui imprime, quoi et quand chaque tâche est effectuée. Cette visibilité aide à identifier les gaspillages, à détecter les anomalies et à responsabiliser chacun, tout en permettant au service informatique d'optimiser les politiques d'impression et d'améliorer l'utilisation des ressources. C'est également très pratique lors des audits, car vous pouvez ainsi obtenir instantanément des journaux détaillés de l'historique complet de vos impressions.
Voici une courte liste de quelques éléments qu'il est intéressant de suivre.

Outils de gestion et de réduction des coûts

Encore une fois, si votre solution de gestion d’impression ne vous permet pas d’économiser de l’argent de manière mesurable, est-ce toujours une solution ou simplement un autre logiciel inutile ?

Une gestion efficace des impressions offre des outils de contrôle des coûts pratiques, tels que les quotas d'utilisateurs, les règles d'impression et l'analyse de l'utilisation . En limitant les impressions inutiles et en encourageant des pratiques responsables, les entreprises peuvent réduire considérablement leurs dépenses liées à l'impression sur le long terme.
À titre d'exemple, nous avons aidé certaines entreprises à économiser jusqu'à 70 % sur leurs coûts d'impression. Pas mal comme retour sur investissement !

À titre d'exemple, nous avons aidé certaines entreprises à économiser jusqu'à 70 % sur leurs coûts d'impression. Quel est le retour sur investissement ? Citation ici.

Compatibilité avec une gamme d'appareils

Il n'y a rien de pire que de signer un contrat avec un fournisseur de gestion d'impression et de découvrir – surprise ! – que la plateforme n'est même pas compatible avec la moitié de votre parc. Une compatibilité étendue garantit que la solution choisie fonctionnera parfaitement avec les MFD, les appareils et les différents systèmes d'exploitation existants.

Cette flexibilité et compatibilité évite la dépendance vis-à-vis d'un fournisseur unique, prend en charge divers environnements et réduit le besoin de remplacements matériels coûteux. Sans oublier la compatibilité avec des outils comme Active Directory (AD) et les API d'intégration tierces.

Vous pouvez parcourir ici les appareils pris en charge par PaperCut .

Intégration Cloud pour la gestion de l'impression à distance

Nous avons déjà largement abordé les avantages de l'impression dans le cloud . En résumé, ils sont nombreux . La gestion des impressions dans le cloud facilite le travail hybride et à distance en permettant aux utilisateurs et aux équipes informatiques de gérer et de suivre les travaux d'impression depuis n'importe quel endroit et (idéalement) depuis n'importe quel appareil.

Cette flexibilité améliore la productivité et garantit des services d'impression constants, quelle que soit la présence physique de l'utilisateur. Pour plus de conseils sur les environnements de travail à distance et hybrides, consultez cet article .

Gestion automatisée des pilotes pour faciliter la maintenance

C'est l'un de ces avantages cachés dont les utilisateurs se moquent, mais dont vos administrateurs système s'en soucient assurément . L'époque du déploiement manuel des pilotes est révolue, et personne n'en a beaucoup pleuré.

Le déploiement et la mise à jour automatisés des pilotes d'imprimante permettent aux équipes informatiques de gagner du temps et garantissent que les appareils fonctionnent toujours avec les versions les plus récentes. Un avantage considérable. Cela réduit les erreurs, minimise les interruptions de service et élimine les contraintes liées aux installations manuelles sur les postes utilisateurs. On en revient à la centralisation du contrôle évoquée précédemment : en automatisant le déploiement des pilotes, vous créez simultanément un environnement d'impression cohérent et à jour sur tous les appareils.

C'est bien mieux que d'éteindre des incendies de billets comme un fou.

Évolutivité et potentiel de croissance

Une autre question importante à poser à un fournisseur de solutions d'impression est : cette plateforme est-elle évolutive , et comment ? Les systèmes de gestion d'impression évolutifs s'adaptent facilement à la croissance de l'entreprise. Qu'il s'agisse d'ajouter de nouveaux utilisateurs, imprimantes ou sites, recherchez une solution capable de s'adapter instantanément sans modifications majeures de l'infrastructure, favorisant ainsi une croissance durable avec un minimum de perturbations.

C’est techniquement possible avec une infrastructure d’impression physique, comme des serveurs d’impression sur site, mais cela devient beaucoup plus facile (et moins cher) une fois que l’on commence à parler de cloud .

Caractéristiques de durabilité

La durabilité peut sembler être une option intéressante ou quelque chose à évoquer après coup, mais étant donné que l'employé de bureau moyen traite 10 000 pages par an , tout ce que vous pouvez faire pour réduire ce nombre vous fera économiser beaucoup d'argent.

Les imprimantes à faible consommation d'énergie permettent à elles seules de réaliser jusqu'à 30 % d'économies sur les coûts énergétiques dès leur installation. Les entreprises soucieuses de l'environnement devraient privilégier les outils qui encouragent l'impression recto verso, suivent la consommation de papier et génèrent des rapports d'utilisation écoresponsables. Ces fonctionnalités contribuent à réduire les déchets, à diminuer la consommation d'énergie et à aligner les pratiques d'impression sur les objectifs de développement durable – un atout majeur pour les rapports ESG annuels !

Comme vous pouvez le constater, choisir la bonne solution de gestion d'impression ne se résume pas à cocher des cases, mais à trouver une plateforme parfaitement adaptée à votre entreprise (sans compromettre votre budget). Posez les questions difficiles, testez l'interface et ne vous contentez pas de fonctionnalités inutiles.

Choisir les bonnes fonctionnalités peut vous faire gagner du temps, de l'argent et vous éviter bien des soucis. Choisissez judicieusement, et votre futur vous (et votre équipe informatique) vous en remerciera.