Gestión completa de impresión nativa en la nube para empresas

Aprovechar la gestión de impresión en la nube para entornos de trabajo remotos

El teletrabajo significa que podemos trabajar desde cualquier lugar. Pero durante mucho tiempo, incluso con la llegada del wifi doméstico y las redes seguras en la nube, imprimir un documento físico solía implicar estar frente a una impresora.

Esto era un fastidio. No solo para quienes se veían obligados a desplazarse simplemente para imprimir, sino también desde la perspectiva de la eficiencia empresarial. No existía una forma centralizada y sencilla de gestionar la movilidad de la impresión y la impresión remota, ni de implementar rápidamente controladores y actualizaciones de seguridad en una red extensa, ni de gestionar la colaboración BYOD ni de deshacerse de los servidores de impresión tradicionales.

Bueno, esos días se acabaron oficialmente. La gestión de impresión en la nube y las soluciones de teletrabajo han transformado radicalmente la forma en que las organizaciones gestionan documentos y personas. Esta tecnología está en auge. Hoy en día, el 70 % de las empresas gestionan más de la mitad de su flujo de trabajo a través de la nube, y se prevé que la adopción de la impresión en la nube alcance el 55 % para 2025 .

Ahora, exploremos la gestión de la impresión en la nube y cómo puede usarla para agilizar su organización.

La movilidad de la impresión ha llegado

Durante años, la movilidad de impresión fue la pieza clave en la solución del teletrabajo. Los empleados aún necesitaban gestionar documentos físicos, y no existía una forma sencilla ni segura de registrar los trabajos de forma remota, especialmente en dispositivos personales. Todo esto ha cambiado. En el mundo pos-COVID, las plataformas de teletrabajo son habituales, y las organizaciones buscan tecnología que permita a los usuarios hacer todo lo que pueden hacer in situ, incluida la impresión.

Beneficios de la gestión de impresión en la nube para el trabajo remoto

Las soluciones de teletrabajo se basan en dos aspectos: flexibilidad y seguridad. Con estas dos opciones, todo lo demás se soluciona. Por suerte, la gestión de impresión en la nube facilita tanto la impresión segura como la flexibilidad en la oficina. Así, obtienes lo mejor de ambos mundos.

Imprima desde cualquier lugar . Si tiene conexión a internet y una impresora compatible, el mundo es suyo. Esa es la ventaja de la impresión en la nube. Diversas organizaciones ahora pueden imprimir sus documentos desde casa, espacios de coworking o cualquier lugar con acceso a internet. Esto ofrece a las empresas una enorme flexibilidad.

Independiente del dispositivo . La gestión de impresión en la nube suele ser independiente del dispositivo (y si no lo es, busque un nuevo proveedor). Esto significa que funciona con prácticamente cualquier dispositivo, incluyendo celulares, tabletas, laptops y computadoras de escritorio. Solo necesita una conexión a internet.

Olvídate de la VPN . Las configuraciones de impresión tradicionales ofrecían algunas funciones remotas, pero solían estar basadas en redes privadas virtuales (VPN) complejas. La impresión en la nube no necesita una VPN, lo que simplifica el proceso para los empleados remotos.

Integración con el almacenamiento en la nube . La impresión en la nube también se integra a la perfección con servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive, Dropbox y Microsoft OneDrive. Los teletrabajadores ahora pueden acceder, revisar e imprimir sus documentos sin salir de la nube. ¡Se acabaron las transferencias locales de archivos!

Gestión de impresión centralizada . La gestión de impresión en la nube se centra en centralizar el control. Si se realiza correctamente, ofrece a los administradores de TI un único lugar donde pueden supervisar las tendencias, el uso de la impresora, los niveles de consumibles, los datos de la impresora, los controles de acceso y la configuración de los dispositivos. Esto, a su vez, reduce la carga de TI. Siempre es positivo.

Seguridad. Al oír "impresión en la nube", lo primero que piensas es "riesgo de seguridad". Pero eso solo es cierto si la implementación es deficiente. La gestión de impresión en la nube, como PaperCut, incluye cifrado WebRTC de extremo a extremo, por lo que tus metadatos de impresión están protegidos.

Desafíos de la impresión remota

La impresión remota ha abierto una nueva era laboral, pero conlleva ciertas desventajas. Estas no son necesariamente un impedimento, y la mayoría se pueden solucionar con los sistemas adecuados. Aun así, vale la pena mencionarlas:

Dependencia de internet . Es inevitable. Internet es la mayor fortaleza de la impresión en la nube, y también su talón de Aquiles. Si falla internet, también falla tu capacidad de impresión remota.

Preocupaciones de seguridad . La transmisión de trabajos de impresión confidenciales a través de la nube es un asunto serio, por lo que la mayoría de las soluciones de gestión de impresión en la nube utilizan una combinación de cifrado de extremo a extremo, autenticación de usuarios, autorización de impresión segura y credenciales biométricas.

Privacidad y cumplimiento normativo de datos . Si trabaja en un sector regulado, como el sanitario o el financiero, probablemente existan leyes estrictas sobre el uso de la nube. Las organizaciones deben estar al tanto de estos aspectos y elegir soluciones de impresión en la nube que cumplan con la legislación pertinente .

Capacitación de usuarios . La transición de una gran organización a la nube siempre es un desafío, especialmente si se han utilizado sistemas heredados durante mucho tiempo. La impresión no es la excepción. La mayoría coincide en que las soluciones basadas en la nube son más sencillas en general, pero probablemente se requiera invertir tiempo y esfuerzo en capacitación para facilitar una actualización sin problemas.

Personaliza tu configuración

Una de las ventajas de una solución robusta de gestión de impresión en la nube es la posibilidad de personalizar la configuración de impresión de cada usuario. En otras palabras, ofrece un control total y granular para los responsables de TI. Los usuarios pueden tener límites de impresión asignados, presupuestos de impresión o diferentes niveles de autorización de seguridad, según las necesidades de la organización.

Trabajo remoto y productividad

Ah, el elefante en la habitación, la pereza y la indisciplina. Por mucho que los estudios (y hay muchos ) demuestren que el teletrabajo mejora la productividad de los empleados, el 85 % de los líderes empresariales cree lo contrario. Parece una diferencia irreconciliable que habrá que conciliar si se quiere que el teletrabajo/híbrido tenga alguna posibilidad de sobrevivir.

Por ahora, cabe destacar que la impresión remota sin duda aumenta la productividad de los trabajadores , ya que ahora se puede realizar más trabajo en menos tiempo. Una razón más para dar el salto a la nube. ¡ Contáctanos hoy mismo !