Impresión universitaria: Impresión segura en un entorno BYOD

La impresión universitaria conlleva sus desafíos. Si alguna vez has gestionado una red de impresión en el campus, sabrás de qué hablamos: problemas de seguridad, grupos de usuarios diversos, impresión en la nube descontrolada, sobrecarga estacional del servidor, impresoras antiguas dispersas por un campus enorme.

Es por eso que las plataformas de gestión de impresión y Bring Your Own Device (BYOD), donde los estudiantes y el personal pueden usar sus propias computadoras portátiles, tabletas y teléfonos para conectarse a las impresoras, se han vuelto tan populares entre los equipos de TI de las universidades: desenredan el lío que es la seguridad de impresión del campus.

Implementar un sistema de gestión de impresión basado en la nube

Comience con lo básico: un sistema de gestión de impresión en la nube. Esto brindará a los administradores de sistemas un control centralizado de toda la red, incluyendo todos los dispositivos BYOD. Un único panel de control, un único punto de referencia, funciones de impresión totalmente remotas e híbridas.

Hemos escrito sobre la impresión en la nube anteriormente (mucho), pero hay dos cosas que se destacan en la impresión universitaria.

Primero, desea habilitar la autenticación a través de sus servicios de directorio existentes (AD, LDAP o Azure AD, según su infraestructura y sistemas operativos). En segundo lugar, puede configurar servicios como la impresión Find-Me. , para que los usuarios puedan enviar sus trabajos a una única cola de impresión, ya sea que estén en el campus o no, y liberarlos desde la impresora más cercana.

Integrar con los Servicios de Directorio Universitario para la autenticación

Ya lo mencionamos anteriormente, pero es el estándar de oro en seguridad de impresión en campus. La integración de directorios garantiza que solo los usuarios autorizados puedan acceder a la red de impresión. También rastrea el uso, para que pueda empezar a mapear la actividad de impresión entre usuarios, departamentos y dispositivos (que es donde se establecen las cuotas de impresión) . entran en juego).

Utilice LDAP o SSO para integrarse con sistemas como Microsoft Azure AD o Google Workspace. Configure sus impresoras para que requieran autenticación mediante credenciales universitarias (por ejemplo, números de estudiante, contraseñas o credenciales de identificación) y aproveche las políticas de grupo para definir permisos específicos para cada usuario, como cuotas de impresión o acceso a la impresión a color.

Configurar la segmentación segura de WIFI y VLAN

La mejor práctica para la seguridad del campus suele ser aislar el tráfico de impresión en su propia red. Esto limita las consecuencias de una posible brecha de seguridad. ¿Cómo funciona esto en la práctica?

Bueno, puedes empezar exigiendo que los dispositivos BYOD se conecten a través de una red wifi dedicada al campus, ya sean de estudiantes, profesores o invitados. Segmenta la red mediante VLAN independientes, cada una asignada a un tipo específico de tráfico, como dispositivos de estudiantes, profesores, impresoras y dispositivos IoT.

Esto aísla sus servicios de impresión del tráfico general de datos. Finalmente, puede usar firewalls y listas de control de acceso (ACL) para restringir el acceso a los servidores de impresión, de modo que solo puedan ser utilizados por dispositivos autenticados. Esto le ayudará a cumplir con cualquier legislación de privacidad de datos, como el RGPD o la FERPA.

Habilite la impresión móvil con aplicaciones seguras

Con BYOD, siempre se busca un equilibrio entre la facilidad de uso y la seguridad. Al usar aplicaciones de impresión móvil, como PaperCut Mobility Print... , permite a los usuarios acceder fácilmente a la red de impresión, cargar documentos y ajustar la configuración de impresión sobre la marcha.

Combine esto con la liberación segura de impresión Para que solo los usuarios autorizados puedan imprimir en el dispositivo multifunción, dispondrá de un sistema de impresión remoto fácil de usar, cifrado de extremo a extremo y con gestión centralizada. Incorporar a nuevos usuarios es tan sencillo como obtener sus credenciales universitarias y permitirles instalar la aplicación en su dispositivo BYOD. ¡Listo!

Aproveche la tecnología IoT

En un mundo ideal, es mejor pensar en las impresoras multifunción (MFD) como dispositivos de borde de IoT. , lo que implica priorizar la protección de endpoints y la monitorización en tiempo real. Con los nuevos modelos de impresora, puede usar lectores de tarjetas compatibles con IoT. como RFID o NFC para autenticar las identificaciones de estudiantes y personal.

Estos se pueden integrar mediante aplicaciones de gestión de impresión, como PaperCut, para la autenticación sin contacto. Incluso existe la creciente posibilidad de utilizar escáneres biométricos donde se requiere impresión de alta seguridad.

Por último, considere la monitorización en tiempo real habilitada para IoT, que constituye una excelente medida de seguridad proactiva. Las impresoras pueden equiparse con sensores IoT para monitorizar patrones de uso y detectar actividad de impresión inusual. Combine esto con la generación de informes de errores automatizados. y podrá detectar rápidamente los problemas a medida que surjan.

Este tipo de detección proactiva de amenazas es crucial. Las impresoras conectadas al IoT transmiten continuamente datos operativos y de seguridad a sistemas de monitorización centralizados. Las alertas se activan en tiempo real, para que los administradores de sistemas puedan actuar de inmediato. Es fundamental proteger los endpoints del IoT para reducir el riesgo de acceso no autorizado o manipulación de dispositivos.

Manténgase en cumplimiento

Las leyes de protección de datos y privacidad a las que esté sujeto dependerán de la región en la que opere. Sin embargo, la mayoría de los sistemas regulatorios tienen algunos aspectos en común: el procesamiento seguro de datos personales, el almacenamiento seguro y la transmisión segura.

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de Europa, por ejemplo, exige a las universidades ser muy cuidadosas con aspectos como los expedientes de los estudiantes, la información del profesorado y los datos de investigación. Y cuando se imprime en diferentes campus con miles de dispositivos BYOD, cumplir con la normativa no siempre es fácil.

Por eso es tan crucial contar con un software de gestión de impresión compatible con BYOD. Facilita el cumplimiento normativo.

Autenticación de usuario : las soluciones de impresión BYOD aplican una autenticación de usuario segura (generalmente con tarjetas de identificación o códigos PIN) para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan imprimir documentos confidenciales.

Cifrado de datos : los trabajos de impresión desde dispositivos BYOD deben cifrarse durante la transmisión para evitar la interceptación o el acceso no autorizado.

Registros de auditoría : el registro y los informes completos de la actividad de impresión proporcionan un registro de auditoría claro, lo que demuestra la responsabilidad del manejo de datos.

Políticas de retención : La eliminación automática de trabajos de impresión completados del servidor de impresión garantiza el cumplimiento de los principios de minimización de datos.

Cifrado de extremo a extremo

Las universidades realizan una gran cantidad de impresiones confidenciales (calificaciones de estudiantes, tareas, información financiera, registros, etc.), por lo que el cifrado de extremo a extremo es fundamental, especialmente si se desea garantizar el cumplimiento de los datos con normativas como el RGPD. Los trabajos de impresión deben cifrarse en tránsito y en reposo mediante protocolos seguros como HTTPS, IPPS o SSL/TLS, siempre que sean compatibles con cualquier dispositivo antiguo.

Puede leer más sobre el cifrado integrado de PaperCut aquí , pero en general, especialmente en entornos mixtos, recomendamos implementar IPPS con PaperCut Mobility Print.

Aprovechar el análisis

Los análisis de impresión son la herramienta clave de su departamento de TI, especialmente en entornos BYOD complejos. Le ofrecen visibilidad y control total sobre todo, desde los patrones de cada usuario hasta el uso de tóner por departamento. Las herramientas de análisis de impresión pueden monitorizar métricas como el número de trabajos de impresión en el campus, las páginas impresas por usuario o departamento, las tasas de utilización de la impresora y los tipos de documentos impresos (por ejemplo, a una cara o a doble cara).

Esto permite al departamento de TI detectar rápidamente las impresoras infrautilizadas (o sobreutilizadas), lo que facilita un mejor equilibrio de carga y una mejor redistribución. Lo mismo aplica a los departamentos con un uso intensivo, que podrían necesitar cuotas de impresión o políticas de cumplimiento, o incluso capacitación en sostenibilidad y gestión de residuos.

Al identificar estas ineficiencias (demasiada impresión a una cara, demasiada impresión a color, demasiados trabajos de impresión sin recoger y la impresión de material no esencial), puede ahorrar dinero y hacer que su entorno de impresión sea mucho más sostenible. .

Es un beneficio para todos.