10 Möglichkeiten, mit Druckmanagement Ihren CO2-Fußabdruck beim Drucken zu reduzieren

Um den CO2-Fußabdruck Ihres Unternehmens zu verringern, geht es nicht nur um die Senkung des Energieverbrauchs. Es geht auch um intelligentes Ressourcenmanagement (und vielleicht auch darum, unterm Strich ein paar Dollar einzusparen).

Kaum ein Bereich bietet so viel Optimierungspotenzial wie der Drucksektor . Vor allem, wenn man bedenkt, dass Tintenstrahldrucker etwa 5 g CO₂ pro gedruckter Seite produzieren (Laserdrucker 6 g). Das klingt wenig, aber da ein durchschnittlicher Mitarbeiter 10.000 Seiten pro Jahr druckt, summieren sich diese Gramm schnell. Eine 96-seitige, im Offsetdruckverfahren gedruckte A4-Farbbroschüre mit einer Auflage von 20.000 Exemplaren verursacht beispielsweise rund 20 Tonnen CO₂ .

Wie kann Ihnen Druckmanagement-Software dabei helfen, den CO2-Fußabdruck beim Drucken zu verringern? Werfen wir einen Blick darauf.

Druckkontingente und benutzerbasierte Rollen

Eine der einfachsten Möglichkeiten, unnötiges Drucken einzudämmen, besteht darin, rollenspezifische Kontingente und Beschränkungen festzulegen. Anders ausgedrückt: Man sollte nicht einfach jedem erlauben, alles auszudrucken, was er möchte. Marketingabteilungen benötigen beispielsweise möglicherweise ein höheres Kontingent an Farbdrucken, während Verwaltungsteams mit Schwarzweiß auskommen. Indem Berechtigungen an den tatsächlichen Bedarf angepasst werden, anstatt einem unkontrollierten Papierverbrauch zuzustimmen, können Unternehmen übermäßiges Drucken reduzieren, ohne wichtige Arbeitsabläufe zu blockieren. Druckregeln und -kontingente haben wir hier ausführlicher behandelt.

Schwarzweißdruck als Standard festlegen

Standardmäßige Druckrichtlinien sind wichtig. Bleiben sie unverändert, drucken Benutzer Dokumente immer einseitig in voller Farbe. Warum? Ganz einfach: Weil sie es können. Wenn Sie Schwarzweiß- und Duplexdruck als Standardeinstellung über Ihre Druckverwaltungssoftware (oder beispielsweise Active Directory-Gruppenrichtlinien oder MDM-Profile) erzwingen, können Sie den Papier- und Tonerverbrauch drastisch reduzieren. Schwarzweißdruck verbraucht in der Regel deutlich weniger Energie und Tinte als Farbdruck – Sie sparen also mit jeder einzelnen Seite.

Verfolgen und melden Sie die Drucknutzung für Nachhaltigkeitskennzahlen

Was gemessen wird, wird optimiert, oder? Druckmanagement-Tools bieten Dashboards und Berichte, die zeigen, wer was, wann und wie viel druckt. Diese Erkenntnisse helfen Unternehmen, ihre Umweltauswirkungen zu überwachen und die Einhaltung interner und externer Nachhaltigkeitsverpflichtungen nachzuweisen. Auf einen Blick sehen Sie, wie viel Toner Sie verbrauchen, wie viele Seiten in diesem Quartal gedruckt wurden und welche Benutzer die meisten Ressourcen verbrauchen.

Profi-Tipp: Erstellen Sie monatliche Nachhaltigkeitsberichte, die Trends, CO2e-Reduktionen und Team-für-Team-Aufschlüsselungen hervorheben. Transparenz und Verantwortlichkeit sind alles!

Leiten Sie Aufträge an energieeffiziente Drucker um

Nicht alle Drucker sind gleich. Insbesondere wenn man hohe Druckvolumen und kommerziellen Druck auf Unternehmensebene berücksichtigt. Manche Drucker sind auf niedrigen Energieverbrauch und hohe Effizienz ausgelegt, während andere energiehungrige Monster sind, die immer mehr Leistung benötigen. Ein intelligentes Druckmanagementsystem kann Aufträge je nach aktueller Verfügbarkeit und Auslastung auf umweltfreundlichere Geräte umleiten und so Geschwindigkeit und Nachhaltigkeit optimieren. Es empfiehlt sich, energieeffiziente Drucker in Ihrem Druckerbestand zu identifizieren und zu kennzeichnen und dann Regeln festzulegen, um große Aufträge während der Spitzenzeiten an diese Geräte umzuleiten.

Sichere Druckfreigabe implementieren

Kennen Sie das Schlimmste am Drucken? Die Druckaufträge, die nie abgeholt werden. Nicht abgeholte Druckaufträge sind eine stille Quelle von Büromüll. Schätzungen zufolge werden 14 bis 30 % aller Aufträge gar nicht erst abgeholt. Die sichere Druckfreigabe erfordert, dass sich Benutzer vor dem Drucken am Gerät per Ausweis, PIN oder biometrischer Anmeldung authentifizieren. So wird sichergestellt, dass nur wirklich benötigte Dokumente gedruckt werden. Sie können die sichere Druckfreigabe auch mit Sitzungs-Timeouts kombinieren, sodass nicht gedruckte Aufträge nach einer festgelegten Zeit aus der Warteschlange entfernt werden.

Automatisieren Sie Ruhemodi und Energieverwaltung

Seien wir ehrlich: Ihre Druckerflotte muss nicht um 3 Uhr nachts online und aktiv sein. Drucker, die über Nacht oder im Leerlauf eingeschaltet bleiben, verbrauchen viel Energie – und die wird verschwendet. Mit zentralen Energieverwaltungseinstellungen können Systemadministratoren sicherstellen, dass Geräte außerhalb der Spitzenzeiten in Energiespar- oder Ruhemodi wechseln. Diese sollten idealerweise für Abende und Wochenenden geplant werden, inklusive Protokollen zum Fernaufwecken der Drucker, falls in diesen Zeiten Druckaufträge in der Warteschlange stehen. Siehe auch: Plattform-Timeout-Einstellungen .

Digitale Alternativen fördern

Wir alle kennen den Spruch: „Dieses Meeting hätte man auch per E-Mail erledigen können.“ Nun, manchmal gilt das Gleiche auch fürs Drucken. Nicht jedes Dokument muss physisch vorliegen. Und manchmal ist der nachhaltigste Weg zu drucken, gar nicht zu drucken. Moderne Druckmanagementsysteme können Druckaufträge abfangen und digitale Alternativen wie PDF-Vorschauen, digitale Signaturen oder freigegebene Ordner vorschlagen (sofern sinnvoll). Sie können sogar Pop-up-Meldungen in Ihren Druckprozess einbinden, die die Benutzer fragen: „Müssen Sie das wirklich ausdrucken?“

Konsolidieren Sie Drucker in gemeinsam genutzten Hubs

Zu viele Büros nutzen immer noch das Modell „ein Drucker pro Arbeitsplatz“, was zu ungenutzten und energieineffizienten Geräten führt. Die Zeiten, in denen jeder einen eigenen Drucker brauchte, sind längst vorbei. Die Konsolidierung auf gemeinsame Druckzentralen – vernetzte Geräte, die ganze Abteilungen oder Etagen bedienen – reduziert Leerlaufzeiten, senkt den Wartungsaufwand und verbessert die Gesamteffizienz der Geräte. Doch wie findet man heraus, welche Geräte notwendig sind und welche bedenkenlos entfernt werden können? Hier kommen Druckanalysen und die schrittweise Außerbetriebnahme ins Spiel: Unterausgelastete Geräte werden nach und nach außer Betrieb genommen.

Aktivieren Sie BYOD und mobiles Drucken

BYOD (Bring Your Own Device) und mobiles Drucken können Hardwarekosten senken, führen aber bei unsachgemäßer Verwaltung häufig zu mehrfachen Treiberinstallationen und redundanten Druckwarteschlangen. Dies sollte IT-Teams unbedingt vermeiden. Cloudbasierte oder treiberlose Drucklösungen ermöglichen Mitarbeitern sicheres Drucken, ohne die IT-Infrastruktur (und damit die CO₂-Bilanz) zu belasten. Versuchen Sie, universelle Druckprotokolle wie IPP Everywhere einzuführen oder einen Cloud-basierten Druckserver mit intelligenter Auftragsweiterleitung zu implementieren.

Probieren Sie Widgets zur CO2-Verfolgung aus

So wie wir im Straßenverkehr tendenziell langsamer fahren, wenn ein Schild unsere tatsächliche Geschwindigkeit anzeigt, drucken Nutzer tendenziell weniger, wenn sie sich ihres tatsächlichen CO₂-Fußabdrucks bewusst sind. Nutzern die Umweltkosten ihres Handelns aufzuzeigen, kann Verhaltensänderungen bewirken. Druckmanagement-Plattformen können Widgets oder Pop-ups integrieren, die die geschätzten CO₂-Emissionen, den Papierverbrauch und sogar die geschätzte Anzahl der für einen Druckauftrag verbrauchten Bäume anzeigen. Probieren Sie es aus und beobachten Sie die Ergebnisse.