Sorgen Sie mit den Druckern Ihrer Schule für die Sicherheit von Lehrern und Schülern
Sorgen Sie mit den Druckern Ihrer Schule für die Sicherheit von Lehrern und Schülern
Sicherheit war für Schulen schon immer wichtig. Dazu gehören Dinge wie Datensicherheit (die wir hier ausführlicher behandelt haben), aber auch das körperliche Wohlbefinden von Schülern, Lehrern und Mitarbeitern.
Da COVID größtenteils überstanden ist, müssen wir über das Drucken und seinen Zusammenhang mit der öffentlichen Gesundheit nachdenken. Schließlich ist das Drucken einer der letzten physischen Berührungspunkte in einer digitalen Welt. Wir brauchen es weiterhin, und wir müssen es weiterhin sicher tun.
Beim Drucken gibt es drei Schwerpunktbereiche zum Schutz Ihrer Schule:
Berührungsloses Drucken
Staus am Drucker vermeiden
Einfache Aktivierung für den Druck von zu Hause
Egal wo Sie sind und wo Sie arbeiten, Systemadministratoren benötigen Tools, um Sicherheitsmaßnahmen je nach den individuellen Anforderungen ihrer Schule schnell und flexibel umzusetzen.
PaperCut-Funktionen wie „Find-Me -Druck“ und Tools wie PaperCut Mobility Print erfüllen alle drei Sicherheitsanforderungen. Doch sehen wir uns einige weitere Maßnahmen an, mit denen Sie die Druckumgebung Ihrer Schule sicherer gestalten können.
Die Risiken der Drucksicherheit verstehen
Die beiden größten Risiken beim Drucken in Schulen sind Datenlecks und die Übertragung von Krankheitserregern am Multifunktionsdrucker. Beides stellt ein Risiko für Schüler und Lehrkräfte dar und erfordert jeweils leicht unterschiedliche Lösungsansätze. Verfügt Ihre Schule über einen 3D-Drucker, besteht möglicherweise auch die Gefahr von Verbrennungen, Emissionen und ultrafeinen Partikeln. ( 3D-Druck ist ein ganz eigenes Thema, das mit Harzen und anderen Materialien zu tun hat.)
Wichtig ist, sich darüber im Klaren zu sein, dass Druckräume und Multifunktionsgeräte in Schulen Risiken bergen können. Der Trick besteht darin, die Risiken vorherzusehen und Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.
Implementierung sicherer Druckpraktiken in Schulen
IT-Sicherheit in Schulen ist Standard, und wir gehen davon aus, dass bereits ein IT-Team den Netzwerkzugriff überwacht. Vernachlässigen Sie jedoch nicht Ihre Druckumgebung, insbesondere wenn Sie Cloud-Druck über das Internet nutzen. Sie ist ein offensichtlicher Angriffspunkt für Hacker und eine häufige Schwachstelle in Schulsystemen, insbesondere bei Hunderten von Benutzern, verschiedenen Geräten, die überall verteilt sind, und Schülern, die von zu Hause über ihren WLAN-Router drucken.
Hier sind einige Tipps zur Implementierung sicherer Druckpraktiken in Schulen:
1. Implementieren Sie Zugriffskontrollen. Zunächst müssen Sie den Druckzugriff durch die Implementierung von Benutzerauthentifizierungssystemen einschränken. Idealerweise bei jedem Schritt – bei der Erstellung von Druckaufträgen und der Druckfreigabe. So stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Studierende und Mitarbeiter auf die Druckressourcen zugreifen können.
2. Vermitteln Sie die Grundlagen. Das ist in einer Schule sinnvoll, oder? Eine Druckumgebung ist nur so sicher wie ihre Benutzer. Stellen Sie daher sicher, dass Schüler und Mitarbeiter in sicheren Druckpraktiken geschult sind. Dazu gehören Datensicherheit und physische Sicherheit. Erstellen Sie Poster für Ihren Druckraum mit einfachen Hinweisen, die den Schülern leicht verständlich sind.
3. Nutzen Sie Druckkontingente. Das ist aus mehreren Gründen (nicht zuletzt wegen der Kosten!) sinnvoll, aber auch eine praktische Sicherheitsmaßnahme. Druckkontingente helfen, übermäßiges Drucken zu vermeiden und verringern so das Risiko, dass vertrauliche Informationen am Multifunktionsgerät unbeachtet bleiben. Sie können auch Studierende und Mitarbeiter schulen, unnötige Druckaufträge zu minimieren.
4. Digital denken. Es ist sinnvoll, die Nutzung digitaler Dokumente zu fördern, wo immer es möglich ist. Das kann die Investition in digitale Kollaborationstools wie Slack oder Google Classroom bedeuten. Manchmal ist Ausdrucken notwendig, aber für alles andere lässt sich meist einfach eine App nutzen.
Verbesserung der Drucksicherheit durch Druckverwaltungssoftware
Wie trägt Druckmanagement-Software zur Drucksicherheit bei? Auf verschiedene Weise. Mit Druckmanagement-Software erhalten Sie die Kontrolle über Ihren Druck-Workflow. Und je mehr Kontrolle Sie haben, desto besser können Sie die Risiken des Schuldrucks minimieren – sowohl digital als auch physisch.
So kann das Druckmanagement das Drucken in der Schule sicherer machen:
1. Berührungslose Druckfreigabe. In der Zeit nach der COVID-Pandemie ist eine berührungslose und sichere Druckfreigabe wichtiger denn je. Touchpads von Multifunktionsdruckern sind ein idealer Übertragungsweg für Keime – denken Sie nur daran, wie viele Finger sie täglich berühren. Suchen wir also nach einer besseren Lösung. Mit einer Druckmanagement-Software können Sie Druckaufträge sicher per Chipkarte, mobiler Druckfreigabe oder Schnellfreigabeterminals freigeben. Deutlich hygienischer.
2. Vermeiden Sie Engpässe am Multifunktionsdrucker. Mit Druckmanagement-Software wie PaperCut können Sie die Druckaufträge gleichmäßig verteilen. So verhindern Sie, dass ein einzelner Drucker überlastet wird oder sich mehrere Benutzer am selben Multifunktionsdrucker drängen. Die Druckerlastverteilung kann entweder manuell erfolgen, indem jeder Benutzer einen freien Drucker auswählt, oder automatisch über die Funktion „Drucken suchen“ .
3. Drucken Sie, wenn möglich, von zu Hause aus . Sie können PaperCut, Pocket oder PaperCut und Hive verwenden, um Druckaufträge am Arbeitsplatz UND zu Hause zu erfassen. Die Einrichtung ist einfach und Sie benötigen lediglich die mobile App, um Ausdrucke von zu Hause freizugeben.
Die Drucksicherheit in Schulen ist ein dynamischer Prozess. Sie sollte sich an die Bedürfnisse der Schule und die neuesten Trends in der Drucktechnologie anpassen. Daher ist es ratsam, regelmäßige Überprüfungen durchzuführen. Jährliche Audits sind sinnvoll, vierteljährliche oder monatliche Kontrollen jedoch noch besser. Weitere Informationen zur Druckprüfung finden Sie hier . Im Wesentlichen sollten Sie folgende Punkte prüfen: Wie viel drucken Ihre Nutzer? Drucken sie effizient? Welche Kosten entstehen? Und was können Sie gegebenenfalls tun, um Ihre Druckumgebung sicherer zu gestalten? Kontaktieren Sie uns noch heute!