Das Druckerdilemma in Coworking Spaces lösen
Das Druckerdilemma in Coworking Spaces lösen
Überall auf der Welt schießen Coworking Spaces aus dem Boden. Es wird erwartet, dass die Coworking Space-Branche weiterhin schnell wächst , da die Nachfrage nach flexiblen Arbeitsräumen wie den beliebten Coworking Spaces WeWork, The Wing und Industrious steigt.
Es gibt jedoch eine klitzekleine Sache, die die Benutzer frustriert – das Drucken.
Heute werde ich dieses klitzekleine Problem ein für alle Mal lösen. Aber zuerst ein paar Hintergrundinformationen …
Coworking Spaces gibt es überall
Laut coworker.com gibt es in den USA 1.794 verschiedene Coworking Spaces zur Auswahl. Im Vereinigten Königreich sind es über 500 und in Australien 300. Es gibt eine große Vielfalt an Spaces, von zwanglosen Drop-Ins über langfristige und entspannte bis hin zu supergroßen Firmenspaces. Gitnux berichtet , dass es weltweit etwa 18.700 Coworking Spaces gibt und dass diese Zahl bis Ende 2024 auf bis zu 41.975 ansteigen könnte.
Ich habe ein paar Mal in einem Coworking Space in Neuseeland gearbeitet und es hat mir sehr gefallen! Es war ein Traum von Zusammenarbeit, Lernen und Nachhaltigkeit. Coworking Spaces bieten nicht nur einen Arbeitsplatz, sondern oft auch Vergünstigungen. Es herrschte ein echtes Gemeinschaftsgefühl. Ich habe an der Kaffeemaschine ein paar interessante Leute kennengelernt und es gab einen süßen Hund, Roxy.
Ich habe im Coworking Space nie einen Drucker benutzt. Es war einfach zu beängstigend. Ich war oft mit den Druckereinstellungen nicht vertraut. Dies führte zu Druckfehlern wie beidseitigem Drucken, falscher Seitenausrichtung oder falschen Druckeinstellungen. Etwas so Einfaches wie das Ausdrucken von Besprechungsprotokollen konnte sich sowohl für mich, die Person, die druckte, als auch für die Leute, die das Drucksystem verwalteten, in einen Albtraum verwandeln. Und wenn ich als Endbenutzer schon so große Probleme hatte, kann ich mir nur vorstellen, wie frustrierend das Drucken für diese armen IT-Abteilungen/Systemadministratoren sein konnte!
Problem des Druckens in Coworking-Bereichen lösen
Womit genau haben Benutzer beim Drucken in Coworking Spaces zu kämpfen? Zu den häufigsten Druckproblemen gehören:
Verbindungsprobleme: Manchmal ist der Drucker nicht richtig mit dem Netzwerk verbunden, was zu Druckfehlern führt.
Treiberbereitstellung: Wenn die Druckertreiber nicht richtig installiert oder veraltet sind, kann es zu Druckproblemen kommen.
Wenig Tinte oder Toner: In Coworking-Bereichen ist die Druckernutzung häufig hoch, was zu niedrigen Tinten- oder Tonerständen führen kann. Dies kann zu Ausdrucken von schlechter Qualität führen oder das Drucken ganz verhindern.
Druckerkompatibilität: In Coworking-Spaces können Drucker verschiedener Hersteller vorhanden sein und beim Drucken von unterschiedlichen Geräten aus können Kompatibilitätsprobleme auftreten.
Luckily PaperCut just works in coworking environments. Here’s how PaperCut can make everyone in a coworking spaces life easier.
Kostendeckung
In diesen Umgebungen ist die Verwaltung des Drucks ein Muss, um die Kosten wieder hereinzuholen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Personen/Unternehmen die von ihnen geleisteten Druckvorgänge in Rechnung zu stellen.
Ein Beispiel: Sie können jedem Benutzer/Unternehmen ein Kontingent zuweisen und die Kosten mit den monatlichen Gebühren verrechnen. Wenn das Limit erreicht ist, können Sie zusätzliche Druckaufträge abrechnen. Mit über 50 Berichten mit nur einem Klick haben Sie vollständige Übersicht über alle Druckvorgänge in Ihrer Umgebung.
There’s also the option to integrate PaperCut with coworking space management software, to make billing users and receiving money even easier, which leads me to…
Integrationen
Integrate PaperCut with third party billing systems or payment gateways, such as PayPal.
For example, you may have heard of Nexudus, a common platform to manage coworking spaces. They’ve done the heavy lifting for their customers and built an integration to PaperCut software. You can allow users to go into a negative balance on their PaperCut account and it’ll pull that data to automate invoicing customers, not only printing but also renting the space. So no need to manually work out print costs via PaperCut.
Officially, there are more than 50 PaperCut integrations available (unofficially it’s hundreds).
Mobiles Drucken und BYOD-Drucken (Bring Your Own Device)
Mobility Print - our BYOD solution - is an absolute lifesaver in a coworking environment. You can literally print from whatever device you bring to the coworking space. Smartphones, tablets, laptops, Chromebooks you name it.
Mit ein paar einfachen Schritten können Benutzer schnell jeden Drucker finden und darauf drucken, ohne die Hilfe eines Technikers zu benötigen. Sie müssen keine Treiber suchen, keine Domänen beitreten und das Beste daran ist, dass jeder Benutzer seine Identität bestätigen muss, bevor er drucken kann. So wird sichergestellt, dass alle Druckvorgänge genau verfolgt und abgerechnet werden, was die Berichterstellung und Kostenerstattung zu einem Kinderspiel macht. So einfach ist das.
Benutzer, die häufig einen Coworking-Space nutzen und von zu Hause aus drucken und die Dokumente vor Ort abholen müssen, können mit der Cloud Print-Funktion remote drucken. Drucken Sie von außerhalb des Netzwerks auf Windows-, Chromebook- und Mac-Geräten. Drücken Sie auf Ihrem Gerät zu Hause auf „Drucken“, kommen Sie auf einen Kaffee im Café vorbei und holen Sie Ihr Dokument ab, wenn Sie im Coworking-Space ankommen. Cloud Print-Aktivierung für unterwegs.
Eingebettete Lösung und sichere Druckfreigabe
Ever hit CRL+P and sprint to the printer so no one sees what you’re printing? Those days are long gone with PaperCut MF and secure print release. You can securely release your print job when you’re standing at the printer via password, pin, or swipe card. This is key when sharing a building with other businesses and hiding secret start up ideas.
Die eingebettete Lösung verfolgt außerdem das Kopieren von Jobs und eröffnet die Welt des Scannens. Einfaches Scannen auf E-Mail, Ordner oder Cloud-Speicher und die Umwandlung von Dokumentenscans in textdurchsuchbare und editierbare intelligente Dokumente, um Informationen einfacher denn je abzurufen.
PaperCut for coworking spaces just makes sense. Less time worrying about printing, more time working.
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Blog geschrieben von
Jess Graves: PaperCut Software