Auf welche Funktionen sollte ich bei einer Druckverwaltungslösung achten?

Das Schlimmste, was Sie aus geschäftlicher Sicht tun können, ist, sich für die erstbeste Druckmanagement-Lösung zu entscheiden, die Ihnen einen Kaffee spendiert. Es gibt Dutzende von Druckmanagement-Plattformen auf dem Markt, und jede hat ihre Stärken und Schwächen, Vor- und Nachteile. Sie müssen viele Fragen stellen, Angebote vergleichen und verschiedene Anforderungen berücksichtigen, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.

Hier sind einige Funktionen, die Sie prüfen sollten, bevor Sie sich für einen Druckmanagement-Anbieter entscheiden.

Eine benutzerfreundliche Oberfläche

Dies ist ein unterschätzter Aspekt des Druckmanagements. Wenn niemand Ihre leistungsstarke Plattform richtig nutzen kann, nützt sie Ihnen nichts (und spart Ihnen auch kein Geld).

Eine intuitive Benutzeroberfläche für das Druckmanagement vereinfacht die Einrichtung und den täglichen Betrieb und reduziert den Einarbeitungsaufwand für IT-Mitarbeiter und Endbenutzer. Sie sollte übersichtliche Dashboards und Steuerelemente bieten, die die Administration optimieren und eine reibungslose Bereitstellung sowie die laufende Wartung der Druckumgebung ohne umfangreiche Schulungen gewährleisten.

Woran erkennt man also, ob etwas benutzerfreundlich ist? Man muss es einfach ausprobieren. Wir haben eine ganze Reihe von Demos entwickelt, damit Ihr Team unsere Benutzeroberfläche testen kann, bevor Sie viel Geld ausgeben. Clever, oder?

Zentralisiertes Druckmanagement

Druckmanagement ohne zentrale Steuerung ist wie eine Buchhaltungssoftware, die bei der Steuererklärung nicht hilft. Der Sinn einer Druckmanagementplattform besteht darin, Systemadministratoren die Verwaltung aller Druckaktivitäten von einem Ort aus zu ermöglichen.

Ob abteilungsübergreifende Druckerverwaltung oder die Verwaltung globaler Niederlassungen – ein einheitlicher Ansatz verbessert die Transparenz, vereinfacht die Richtliniendurchsetzung und ermöglicht eine effiziente Ressourcenzuweisung im gesamten Unternehmen. Aufgaben wie Treiberbereitstellung, Fehlerbehebung, Automatisierung von Druckwarteschlangen, Firmware-Updates und Nachverfolgung von Verbrauchsmaterialien – alles sollte in Ihrem Druckmanagement-Dashboard zusammengefasst werden.

Sicherheitsfunktionen zum Schutz sensibler Daten

Robuste Drucksicherheit ist beim Preisvergleich unerlässlich. Wenn der Verkäufer nicht über Sicherheit sprechen kann, entschuldigen Sie sich höflich und gehen Sie. Achten Sie bei Druckmanagementplattformen auf Lösungen, die mindestens Datenverschlüsselung, Benutzerauthentifizierung und sichere Druckfreigabe bieten.

Diese Funktionen helfen, unbefugten Zugriff zu verhindern, vertrauliche Dokumente zu schützen und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie DSGVO und/oder HIPAA sicherzustellen. Sie können sich auch nach erweiterten Sicherheitstools wie digitalem Wasserzeichen , Druckprüfung und Unterstützung für biometrische Hardware erkundigen.

Druckauftragsverfolgung und Berichterstellung

Detaillierte Reporting-Tools sind für Ihr Druckmanagement unerlässlich. Sie liefern Ihnen Einblicke, wer was wann druckt. Diese Transparenz hilft, Verschwendung zu erkennen, Anomalien aufzudecken und Verantwortlichkeiten festzulegen. Gleichzeitig kann die IT Druckrichtlinien optimieren und die Ressourcennutzung verbessern. Auch bei Audits sind diese Tools äußerst hilfreich, da Sie so jederzeit detaillierte Protokolle Ihrer gesamten Druckhistorie abrufen können.
Hier ist eine kurze Liste einiger Dinge, die es wert sind, verfolgt zu werden.

Kostenmanagement und Kostensenkungstools

Und noch einmal: Wenn Ihre Druckverwaltungslösung Ihnen keine messbaren Kosteneinsparungen bringt, ist sie dann immer noch eine Lösung oder nur ein weiteres Stück nutzloser Software?

Effektives Druckmanagement bietet praktische Kostenkontrollinstrumente wie Benutzerkontingente , Druckregeln und Nutzungsanalysen . Durch die Reduzierung unnötiger Druckaufträge und die Förderung eines verantwortungsvollen Umgangs mit Druckmaterialien können Unternehmen ihre druckbezogenen Ausgaben langfristig deutlich senken.
Um es mal anekdotisch auszudrücken: Wir haben einigen Unternehmen geholfen , bis zu 70 % ihrer Druckkosten einzusparen. Ist das nicht ein hervorragender ROI?

„Wir haben einigen Unternehmen geholfen, bis zu 70 % ihrer Druckkosten einzusparen. Wie sieht das für den ROI aus? Zitat hier.“

Kompatibilität mit einer Reihe von Geräten

Es gibt nichts Schlimmeres, als einen Vertrag mit einem Druckmanagement-Anbieter abzuschließen und dann – Überraschung! – festzustellen, dass die Plattform nicht einmal mit der Hälfte Ihrer Flotte kompatibel ist. Umfassende Kompatibilität stellt sicher, dass die von Ihnen gewählte Lösung reibungslos mit vorhandenen Multifunktionsgeräten, Geräten und verschiedenen Betriebssystemen funktioniert.

Diese flexible Kompatibilität vermeidet die gefürchtete Herstellerabhängigkeit, unterstützt diverse Umgebungen und reduziert den Bedarf an kostspieligen Hardware-Ersatzteilen. Nicht zu vergessen ist auch die Kompatibilität mit Diensten wie Active Directory (AD) und Integrations-APIs von Drittanbietern.

Sie können hier die von PaperCut unterstützten Geräte durchgehen.

Cloud-Integration für Remote-Druckverwaltung

Die Vorteile des Cloud-Drucks haben wir bereits ausführlich behandelt. Kurz gesagt: Es gibt viele . Cloudbasiertes Druckmanagement unterstützt hybride und dezentrale Arbeitsmodelle, indem es Benutzern und IT-Teams ermöglicht, Druckaufträge von jedem Ort und (idealerweise) von jedem Gerät aus zu verwalten und zu überwachen.

Diese Flexibilität steigert die Produktivität und gewährleistet einen reibungslosen Druckservice, unabhängig vom physischen Standort des Nutzers. Weitere Tipps zu Remote- und Hybrid-Arbeitsumgebungen finden Sie in diesem Artikel .

Automatisiertes Treibermanagement für einfache Wartung

Dies ist einer der versteckten Vorteile, die den Benutzern egal sind, Ihren Systemadministratoren aber definitiv . Die Zeiten der manuellen Treiberbereitstellung sind vorbei, und niemand hat viel darüber geweint.

Die automatisierte Bereitstellung und Aktualisierung von Druckertreibern spart der IT-Abteilung Zeit und stellt sicher, dass alle Geräte stets mit den neuesten Versionen laufen. Ein klarer Vorteil! Dies wiederum reduziert Fehler, minimiert Ausfallzeiten und erspart die aufwendige manuelle Installation auf den einzelnen Benutzerrechnern. Es knüpft an die bereits erwähnte zentrale Steuerung an: Durch die automatisierte Treiberbereitstellung schaffen Sie gleichzeitig eine konsistente und stets aktuelle Druckumgebung auf allen Geräten.

Viel besser, als wie ein Verrückter Ticketbrände zu löschen.

Skalierbarkeit und Wachstumspotenzial

Eine weitere wichtige Frage an einen Anbieter von Druckmanagementsystemen lautet: Ist die Plattform skalierbar und wie? Skalierbare Druckmanagementsysteme ermöglichen eine mühelose Anpassung an Unternehmenserweiterungen. Ob neue Benutzer, Drucker oder Standorte hinzugefügt werden – suchen Sie nach einer Lösung, die sich flexibel und ohne größere Infrastrukturänderungen anpassen lässt und langfristiges Wachstum mit minimalen Unterbrechungen unterstützt.

Technisch ist dies mit einer physischen Druckinfrastruktur, wie z. B. lokalen Druckservern, möglich, wird aber wesentlich einfacher (und günstiger), sobald wir über Cloud-Lösungen sprechen .

Nachhaltigkeitsmerkmale

Nachhaltigkeit scheint vielleicht nur ein nettes Extra zu sein oder etwas, das man nebenbei erwähnt, aber wenn man bedenkt, dass der durchschnittliche Büroangestellte 10.000 Seiten pro Jahr verarbeitet, können Sie mit jeder Maßnahme zur Reduzierung dieser Zahl eine Menge Geld sparen.

Energieeffiziente Drucker allein können Ihre Energiekosten sofort um 30 % senken. Umweltbewusste Unternehmen sollten nach Tools suchen, die Duplexdruck ermöglichen, den Papierverbrauch überwachen und Berichte zur umweltfreundlichen Nutzung erstellen. Diese Funktionen tragen dazu bei, Abfall zu reduzieren, den Energieverbrauch zu senken und die Druckprozesse an Nachhaltigkeitszielen auszurichten – ideal für die jährlichen ESG-Berichte!

Wie Sie sehen, geht es bei der Auswahl der richtigen Druckmanagementlösung nicht nur darum, bestimmte Kästchen anzukreuzen, sondern eine Plattform zu finden, die perfekt zu Ihrem Unternehmen passt (ohne Ihr Budget zu belasten). Stellen Sie die wichtigen Fragen, testen Sie die Benutzeroberfläche und geben Sie sich nicht mit Schnickschnack zufrieden, den Sie nie nutzen werden.

Die richtigen Funktionen sparen Zeit, Geld und jede Menge Ärger. Treffen Sie eine kluge Wahl, und Ihr zukünftiges Ich (und Ihr IT-Team) werden es Ihnen danken.