10 Möglichkeiten, mit Druckmanagement Ihren CO2-Fußabdruck beim Drucken zu reduzieren

Um den CO2-Fußabdruck Ihres Unternehmens zu verringern, geht es nicht nur um die Senkung des Energieverbrauchs. Es geht auch um intelligentes Ressourcenmanagement (und vielleicht auch darum, unterm Strich ein paar Dollar einzusparen).

Und nur wenige Bereiche bieten so viel Optimierungspotenzial wie der Druck . Insbesondere wenn man bedenkt, dass Tintenstrahldrucker pro gedruckter Seite etwa 5 g CO2 ausstoßen (Laserdrucker 6 g). Das klingt wenig, aber jeder Mitarbeiter druckt durchschnittlich 10.000 Seiten pro Jahr, sodass sich diese Grammzahl schnell summiert. Eine 96-seitige, im Offsetdruckverfahren hergestellte Farbbroschüre im A4-Format mit einer Auflage von 20.000 Exemplaren verursacht beispielsweise etwa 20 Tonnen CO2 .

Wie kann Ihnen Druckmanagement-Software dabei helfen, den CO2-Fußabdruck beim Drucken zu verringern? Werfen wir einen Blick darauf.

Druckkontingente und benutzerbasierte Rollen

Eine der einfachsten Möglichkeiten, unnötiges Drucken einzuschränken, besteht darin, auf die Benutzerrollen zugeschnittene Kontingente und Einschränkungen festzulegen. Mit anderen Worten: Lassen Sie die Mitarbeiter nicht einfach alles drucken, was sie wollen. Marketingabteilungen benötigen beispielsweise möglicherweise mehr Farbdruckkontingente, während Verwaltungsteams mit Schwarzweiß auskommen. Indem sie die Berechtigungen an den tatsächlichen Bedarf anpassen, anstatt papierlos zu drucken, können Unternehmen übermäßiges Drucken reduzieren, ohne wichtige Arbeitsabläufe zu blockieren. Wir haben Druckregeln und -kontingente hier ausführlicher behandelt.

Schwarzweißdruck als Standard festlegen

Standarddruckrichtlinien sind wichtig. Bleiben sie unverändert, drucken Benutzer einseitige Dokumente immer in satten Farben. Warum? Weil sie es können. Wenn Sie Schwarzweiß- und Duplexdruck als Standard über Ihre Druckverwaltungssoftware (oder über Active Directory-Gruppenrichtlinien oder MDM-Profile) festlegen, können Sie Papier- und Tonerverbrauch drastisch reduzieren. Schwarzweißdruck verbraucht in der Regel deutlich weniger Energie und Tinte als Farbdruck, sodass Sie mit jeder einzelnen Seite kleine Einsparungen erzielen.

Verfolgen und melden Sie die Drucknutzung für Nachhaltigkeitskennzahlen

Was gemessen wird, wird optimiert, oder? Druckmanagement-Tools bieten Dashboards und Berichte, die zeigen, wer was, wann und wie viel druckt. Diese Erkenntnisse helfen Unternehmen, ihre Umweltauswirkungen zu überwachen und die Einhaltung interner und externer Nachhaltigkeitsverpflichtungen nachzuweisen. Auf einen Blick sehen Sie, wie viel Toner Sie verbrauchen, wie viele Seiten in diesem Quartal gedruckt wurden und welche Benutzer die meisten Ressourcen verbrauchen.

Profi-Tipp: Erstellen Sie monatliche Nachhaltigkeitsberichte, die Trends, CO2e-Reduktionen und Team-für-Team-Aufschlüsselungen hervorheben. Transparenz und Verantwortlichkeit sind alles!

Leiten Sie Aufträge an energieeffiziente Drucker um

Nicht alle Drucker sind gleich. Insbesondere wenn man hohe Druckvolumen und kommerziellen Druck auf Unternehmensebene berücksichtigt. Manche Drucker sind auf niedrigen Energieverbrauch und hohe Effizienz ausgelegt, während andere energiehungrige Monster sind, die immer mehr Leistung benötigen. Ein intelligentes Druckmanagementsystem kann Aufträge je nach aktueller Verfügbarkeit und Auslastung auf umweltfreundlichere Geräte umleiten und so Geschwindigkeit und Nachhaltigkeit optimieren. Es empfiehlt sich, energieeffiziente Drucker in Ihrem Druckerbestand zu identifizieren und zu kennzeichnen und dann Regeln festzulegen, um große Aufträge während der Spitzenzeiten an diese Geräte umzuleiten.

Sichere Druckfreigabe implementieren

Kennen Sie die schlimmsten Druckaufträge? Die, die nie abgeholt werden. Nicht abgeholte Druckaufträge sind eine stille Quelle für Büromüll. Schätzungen zufolge werden 14 bis 30 % aller Aufträge nie abgeholt. Die sichere Druckfreigabe erfordert, dass sich Benutzer vor dem Drucken des Auftrags entweder mit einem Ausweis, einer PIN oder einem biometrischen Login am Gerät authentifizieren. So wird sichergestellt, dass nur gedruckt wird, wenn es wirklich benötigt wird. Sie können die sichere Druckfreigabe auch mit Sitzungs-Timeouts kombinieren, sodass nicht gedruckte Aufträge nach einer festgelegten Zeit aus der Warteschlange gelöscht werden.

Automatisieren Sie Ruhemodi und Energieverwaltung

Mal ehrlich: Ihre Druckerflotte muss nicht um 3 Uhr morgens online und aktiv sein. Drucker, die über Nacht oder in Ruhezeiten eingeschaltet bleiben, verbrauchen viel Energie. Und die wird verschwendet. Mit zentralisierten Energieverwaltungseinstellungen können Systemadministratoren dafür sorgen, dass Geräte außerhalb der Spitzenzeiten in den Energiespar- oder Ruhemodus wechseln. Planen Sie diese Einstellungen natürlich für Abende und Wochenenden ein und aktivieren Sie die Drucker per Fernzugriff, falls zu diesen Zeiten Aufträge in die Warteschlange gelangen. Weitere Informationen: Plattform-Timeout-Einstellungen .

Digitale Alternativen fördern

Wir alle kennen den Satz: „Dieses Meeting hätte auch per E-Mail stattfinden können.“ Dasselbe gilt manchmal auch für den Druck. Nicht jedes Dokument muss physisch vorliegen. Und manchmal ist der beste Weg für nachhaltiges Drucken, gar nicht erst zu drucken. Moderne Druckmanagementsysteme können Aufträge abfangen und digitale Alternativen wie PDF-Vorschauen, digitale Signaturen oder (gegebenenfalls) freigegebene Ordner vorschlagen. Sie können Ihrem Druckablauf sogar Popup-Nachrichten hinzufügen, die Benutzer fragen: „Müssen Sie das wirklich ausdrucken?“

Konsolidieren Sie Drucker in gemeinsam genutzten Hubs

In zu vielen Büros wird immer noch ein Drucker pro Schreibtisch eingesetzt, was zu unzureichender Auslastung und ineffizienter Energienutzung führt. Die Zeiten, in denen jeder einen eigenen Drucker benötigte, sind längst vorbei. Die Konsolidierung auf gemeinsam genutzte Druckzentren – vernetzte Geräte, die ganze Abteilungen oder Etagen bedienen – reduziert Leerlaufzeiten, verringert den Wartungsaufwand und verbessert die Gesamteffizienz der Geräte. Wie finden Sie also heraus, welche Geräte benötigt werden und welche sicher entsorgt werden können? Hier kommen Druckanalysen und die schrittweise Außerbetriebnahme ins Spiel, bei der wenig genutzte Geräte nach und nach außer Betrieb genommen werden.

Aktivieren Sie BYOD und mobiles Drucken

BYOD (Bring Your Own Device) und mobiles Drucken können die Hardwarekosten senken, führen aber bei unsachgemäßer Handhabung oft zu mehrfachen Treiberinstallationen und redundanten Druckwarteschlangen. IT-Teams sollten dies unbedingt vermeiden. Cloudbasierte oder treiberlose Drucklösungen ermöglichen Mitarbeitern sicheres Drucken, ohne Ihre Infrastruktur (und Ihren CO2-Fußabdruck) zu belasten. Versuchen Sie, universelle Druckprotokolle wie IPP Everywhere einzuführen oder einen cloudbasierten Druckserver mit intelligenter Auftragsweiterleitung zu implementieren.

Probieren Sie Widgets zur CO2-Verfolgung aus

So wie wir dazu neigen, langsamer zu fahren, wenn ein Schild unsere tatsächliche Geschwindigkeit anzeigt, drucken Nutzer weniger, wenn sie sich ihres tatsächlichen CO2-Fußabdrucks bewusst sind. Die Umweltkosten ihrer Handlungen aufzuzeigen, kann zu Verhaltensänderungen führen. Druckmanagementplattformen können Widgets oder Pop-ups integrieren, die die geschätzte CO2-Bilanz, den Papierverbrauch und sogar die geschätzte Anzahl der pro Druckauftrag verbrauchten Bäume anzeigen. Probieren Sie es aus und verfolgen Sie die Ergebnisse.