Auf welche Funktionen sollte ich bei einer Druckverwaltungslösung achten?

Aus geschäftlicher Sicht ist es das Schlimmste, die erste Druckmanagement-Lösung zu wählen, die Ihnen einen Kaffee spendiert. Es gibt Dutzende von Druckmanagement-Plattformen, und jede hat ihre Stärken und Schwächen, Vor- und Nachteile. Stellen Sie viele Fragen, vergleichen Sie Angebote und berücksichtigen Sie verschiedene Anforderungen, bevor Sie sich ernsthaft festlegen.

Hier sind einige Funktionen, die Sie prüfen sollten, bevor Sie sich für einen Druckmanagement-Anbieter entscheiden.

Eine benutzerfreundliche Oberfläche

Dies ist ein unterschätzter Aspekt des Druckmanagements. Wenn niemand Ihre leistungsstarke Plattform richtig nutzen kann, nützt sie Ihnen nichts (und spart Ihnen auch kein Geld).

Eine intuitive Druckverwaltungsoberfläche vereinfacht die Einrichtung und den täglichen Betrieb und reduziert den Lernaufwand für IT-Mitarbeiter und Endbenutzer. Sie sollte leicht navigierbare Dashboards und Bedienelemente bieten, die die Verwaltung vereinfachen und eine reibungslose Bereitstellung und kontinuierliche Wartung der Druckumgebung ohne umfangreiche Schulung gewährleisten.

Wie erkennt man also, ob etwas benutzerfreundlich ist? Man muss es selbst ausprobieren und selbst Hand anlegen. Wir haben eine ganze Reihe von Demos entwickelt, damit Ihr Team unsere Benutzeroberfläche testen kann, bevor es einen Haufen Geld ausgibt. Clever, oder?

Zentralisiertes Druckmanagement

Druckmanagement ohne zentrale Steuerung ist wie eine Buchhaltungssoftware, die bei der Steuererklärung nicht hilft. Der Sinn einer Druckmanagementplattform besteht darin, Systemadministratoren die Verwaltung aller Druckaktivitäten von einem Ort aus zu ermöglichen.

Ob abteilungsübergreifende Druckerverwaltung oder die Verwaltung globaler Niederlassungen – ein einheitlicher Ansatz verbessert die Transparenz, vereinfacht die Richtliniendurchsetzung und ermöglicht eine effiziente Ressourcenzuweisung im gesamten Unternehmen. Aufgaben wie Treiberbereitstellung, Fehlerbehebung, Automatisierung von Druckwarteschlangen, Firmware-Updates und Nachverfolgung von Verbrauchsmaterialien – alles sollte in Ihrem Druckmanagement-Dashboard zusammengefasst werden.

Sicherheitsfunktionen zum Schutz sensibler Daten

Robuste Drucksicherheit ist beim Preisvergleich unerlässlich. Wenn der Verkäufer nicht über Sicherheit sprechen kann, entschuldigen Sie sich höflich und gehen Sie. Achten Sie bei Druckmanagementplattformen auf Lösungen, die mindestens Datenverschlüsselung, Benutzerauthentifizierung und sichere Druckfreigabe bieten.

Diese Funktionen verhindern unbefugten Zugriff, schützen vertrauliche Dokumente und gewährleisten die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie DSGVO und/oder HIPAA. Sie können auch nach erweiterten Sicherheitstools wie digitalen Wasserzeichen , Druckprüfung und biometrischer Hardwareunterstützung fragen.

Druckauftragsverfolgung und Berichterstellung

Detaillierte Berichtstools sind das A und O im Druckmanagement. Sie geben Einblicke darüber, wer druckt, was gedruckt wird und wann welcher Auftrag ausgeführt wird. Diese Transparenz hilft, verschwenderische Praktiken zu erkennen, Anomalien zu erkennen und Verantwortlichkeiten zu schaffen. Gleichzeitig ermöglicht sie der IT-Abteilung, Druckrichtlinien zu optimieren und die Ressourcennutzung zu optimieren. Auch im Fall der Revision ist dies praktisch, da Sie sofort detaillierte Protokolle Ihres gesamten Druckverlaufs abrufen können.
Hier ist eine kurze Liste einiger Dinge, die es wert sind, verfolgt zu werden.

Kostenmanagement und Kostensenkungstools

Und noch einmal: Wenn Ihre Druckverwaltungslösung Ihnen keine messbaren Kosteneinsparungen bringt, ist sie dann immer noch eine Lösung oder nur ein weiteres Stück nutzloser Software?

Effektives Druckmanagement bietet praktische Tools zur Kostenkontrolle wie Benutzerkontingente , Druckregeln und Nutzungsanalysen . Durch die Einschränkung unnötiger Druckvorgänge und die Förderung verantwortungsvollen Verhaltens können Unternehmen ihre Druckausgaben im Laufe der Zeit deutlich senken.
Wir konnten einigen Unternehmen dabei helfen, bis zu 70 % ihrer Druckkosten einzusparen. Wie sieht das für den ROI aus?

„Wir haben einigen Unternehmen geholfen, bis zu 70 % ihrer Druckkosten einzusparen. Wie sieht das für den ROI aus? Zitat hier.“

Kompatibilität mit einer Reihe von Geräten

Es gibt nichts Schlimmeres, als einen Vertrag mit einem Druckmanagement-Anbieter abzuschließen und dann – Überraschung! – festzustellen, dass die Plattform nicht einmal mit der Hälfte Ihrer Flotte kompatibel ist. Umfassende Kompatibilität stellt sicher, dass die von Ihnen gewählte Lösung reibungslos mit vorhandenen Multifunktionsgeräten, Geräten und verschiedenen Betriebssystemen funktioniert.

Diese kompatible Flexibilität vermeidet die gefürchtete Abhängigkeit von einem bestimmten Anbieter, unterstützt unterschiedliche Umgebungen und reduziert den Bedarf an kostspieligem Hardwareaustausch. Nicht zu vergessen ist die Kompatibilität mit Systemen wie Active Directory (AD) und Integrations-APIs von Drittanbietern.

Sie können die von PaperCut unterstützten Geräte hier durchgehen.

Cloud-Integration für Remote-Druckverwaltung

Wir haben die Vorteile des Cloud-Druckens bereits ausführlich erläutert. Kurz gesagt: Es gibt viele . Cloudbasiertes Druckmanagement unterstützt hybride und Remote-Arbeitsplätze, indem es Benutzern und IT-Teams ermöglicht, Druckaufträge von jedem Ort und (idealerweise) jedem Gerät aus zu verwalten und zu überwachen.

Diese Flexibilität steigert die Produktivität und gewährleistet konsistente Druckdienste, unabhängig von der physischen Anwesenheit eines Benutzers. Weitere Tipps zu Remote- und Hybrid-Arbeitsumgebungen finden Sie in diesem Artikel .

Automatisiertes Treibermanagement für einfache Wartung

Dies ist einer der versteckten Vorteile, die den Benutzern egal sind, Ihren Systemadministratoren aber definitiv . Die Zeiten der manuellen Treiberbereitstellung sind vorbei, und niemand hat viel darüber geweint.

Die automatisierte Bereitstellung und Aktualisierung von Druckertreibern spart IT-Zeit und stellt sicher, dass die Geräte stets mit der neuesten Version laufen. Ein großer Vorteil. Dies wiederum reduziert Fehler, minimiert Ausfallzeiten und erspart Ihnen den Aufwand manueller Installationen auf allen Benutzerrechnern. Dies führt uns zurück zum bereits erwähnten zentralen Kontrollaspekt: Durch die Automatisierung der Treiberbereitstellung schaffen Sie gleichzeitig eine konsistente, aktuelle Druckumgebung auf allen Geräten.

Viel besser, als wie ein Verrückter Ticketbrände zu löschen.

Skalierbarkeit und Wachstumspotenzial

Eine weitere wichtige Frage, die Sie einem Druckmanagement-Anbieter stellen sollten, lautet: Ist diese Plattform skalierbar und wie? Skalierbare Druckmanagementsysteme ermöglichen mühelos Unternehmenserweiterungen. Ob Sie neue Benutzer, Drucker oder Standorte hinzufügen – achten Sie auf eine Lösung, die sich ohne größere Infrastrukturänderungen flexibel anpassen lässt und langfristiges Wachstum mit minimalen Unterbrechungen unterstützt.

Dies ist technisch mit einer physischen Druckinfrastruktur wie Druckservern vor Ort möglich, wird aber viel einfacher (und billiger), sobald wir über die Cloud sprechen .

Nachhaltigkeitsmerkmale

Nachhaltigkeit scheint vielleicht nur ein nettes Extra zu sein oder etwas, das man nebenbei erwähnt, aber wenn man bedenkt, dass der durchschnittliche Büroangestellte 10.000 Seiten pro Jahr verarbeitet, können Sie mit jeder Maßnahme zur Reduzierung dieser Zahl eine Menge Geld sparen.

Allein energieeffiziente Drucker können sofort 30 % Energiekosten einsparen. Umweltbewusste Unternehmen sollten auf Tools zurückgreifen, die Duplexdruck ermöglichen, den Papierverbrauch überwachen und umweltfreundliche Verbrauchsberichte erstellen. Diese Funktionen tragen dazu bei, Abfall zu reduzieren, den Energieverbrauch zu senken und Druckpraktiken mit Nachhaltigkeitszielen in Einklang zu bringen – ideal für die jährlichen ESG-Berichte!

Wie Sie sehen, geht es bei der Auswahl der richtigen Druckmanagementlösung nicht nur darum, bestimmte Kästchen anzukreuzen, sondern eine Plattform zu finden, die perfekt zu Ihrem Unternehmen passt (ohne Ihr Budget zu belasten). Stellen Sie die wichtigen Fragen, testen Sie die Benutzeroberfläche und geben Sie sich nicht mit Schnickschnack zufrieden, den Sie nie nutzen werden.

Die richtigen Funktionen sparen Zeit, Geld und jede Menge Ärger. Treffen Sie eine kluge Wahl, und Ihr zukünftiges Ich (und Ihr IT-Team) werden es Ihnen danken.