10 formas de utilizar la gestión de impresión para reducir su huella de carbono

Reducir la huella de carbono de su organización no se trata solo de reducir el consumo de energía. También implica una gestión inteligente de los recursos (y quizás también de ahorrar algunos dólares en sus ganancias).

Y pocas áreas son tan propicias para la optimización como la impresión . Sobre todo si tenemos en cuenta que las impresoras de inyección de tinta producen unos 5 g de CO2 por página impresa (6 g las impresoras láser). Parece poco, pero el empleado promedio imprime 10 000 páginas al año, así que esos gramos se acumulan rápidamente. Un folleto a color A4 de 96 páginas, impreso en litografía, con una tirada de 20 000 ejemplares, por ejemplo, genera unas 20 toneladas de CO2 .

Entonces, ¿cómo puede el software de gestión de impresión ayudarle a reducir la huella de carbono de la impresión? Veamos.

Cuotas de impresión y roles basados en usuarios

Una de las maneras más fáciles de reducir la impresión innecesaria es establecer cuotas y restricciones adaptadas a los roles de usuario. En otras palabras, no permita que los usuarios impriman lo que quieran. Por ejemplo, los departamentos de marketing pueden necesitar más permisos de impresión a color, mientras que los equipos administrativos pueden arreglárselas con blanco y negro. Al alinear los permisos con las necesidades reales, en lugar de una situación descontrolada con el uso del papel, las organizaciones pueden reducir el exceso de impresión sin bloquear los flujos de trabajo esenciales. Hemos explicado las reglas y cuotas de impresión con más detalle aquí .

Establecer la impresión en blanco y negro como predeterminada

Las políticas de impresión predeterminadas son importantes. Si no se modifican, los usuarios siempre imprimirán documentos a una sola cara con un color espectacular. ¿Por qué? Pues porque pueden. Implementar la impresión en blanco y negro y dúplex como predeterminada mediante el software de gestión de impresión (o mediante políticas de grupo de Active Directory o perfiles MDM) puede reducir drásticamente el consumo de papel y tóner. La impresión en blanco y negro suele consumir mucha menos energía y tinta que la impresión a color, por lo que se obtienen pequeñas mejoras en cada página.

Seguimiento e informes sobre el uso de la impresión para métricas de sostenibilidad

Lo que se mide se optimiza, ¿verdad? Las herramientas de gestión de impresión ofrecen paneles e informes que muestran quién imprime qué, cuándo y cuánto. Esta información ayuda a las organizaciones a supervisar su impacto ambiental y a demostrar el cumplimiento de sus compromisos de sostenibilidad, tanto internos como externos. De un vistazo, puede ver cuánto tóner está utilizando, cuántas páginas se imprimieron este trimestre y qué usuarios consumen más recursos.

Consejo profesional: crea informes mensuales de sostenibilidad que destaquen tendencias, reducciones de CO2e y desgloses por equipo. ¡Se trata de transparencia y rendición de cuentas!

Redirigir trabajos a impresoras energéticamente eficientes

No todas las impresoras son iguales, especialmente si consideramos los grandes volúmenes y la impresión comercial a nivel empresarial. Algunas están diseñadas para un bajo consumo energético y una alta eficiencia, mientras que otras consumen mucha energía, siempre con la necesidad de más. Un sistema de gestión de impresión inteligente puede redirigir los trabajos a dispositivos más ecológicos según la disponibilidad y la carga de uso actuales, optimizando la velocidad y la sostenibilidad. Es recomendable identificar y etiquetar las impresoras de bajo consumo de su flota y, a continuación, establecer reglas para dirigir los trabajos grandes a estos dispositivos durante las horas punta.

Implementar la liberación segura de impresiones

¿Sabe cuál es el peor trabajo de impresión? El que nunca se recoge. Los trabajos de impresión no recogidos son una fuente silenciosa de desperdicio en la oficina. Se estima que entre el 14 % y el 30 % de los trabajos ni siquiera se recogen. La liberación segura de impresiones requiere que los usuarios se autentiquen con una credencial, un PIN o un inicio de sesión biométrico en el dispositivo antes de imprimir el trabajo, lo que garantiza que no se imprima nada a menos que sea realmente necesario. También puede combinar la liberación segura de impresiones con tiempos de espera de sesión , de modo que los trabajos no impresos se eliminen de la cola después de un tiempo determinado.

Automatizar los modos de suspensión y la gestión de energía

Seamos realistas, su parque de impresoras no necesita estar conectado y activo a las 3 de la madrugada. Los dispositivos de impresión que se dejan encendidos durante la noche o durante periodos de inactividad consumen mucha energía. Y se desperdicia. Con una configuración de gestión de energía centralizada, los administradores de sistemas pueden garantizar que los dispositivos entren en modo de bajo consumo o de suspensión durante las horas de menor actividad. Obviamente, conviene programarlos para las tardes y los fines de semana, con protocolos para reactivar las impresoras de forma remota si algún trabajo se pone en cola durante esos horarios. Consulte también la configuración del tiempo de espera de la plataforma .

Promover alternativas digitales

Todos hemos oído: "Esta reunión podría haber sido un correo electrónico". Bueno, a veces ocurre lo mismo con la impresión. No todos los documentos tienen que existir en formato físico. Y a veces la mejor manera de imprimir de forma sostenible es no imprimir. Los sistemas modernos de gestión de impresión pueden interceptar trabajos y sugerir alternativas digitales como vistas previas en PDF, firma digital o carpetas compartidas (cuando corresponda). Incluso puedes añadir mensajes emergentes a tu flujo de impresión que pregunten a los usuarios: "¿De verdad necesitas imprimir esto?".

Consolide impresoras en concentradores compartidos

Demasiadas oficinas aún utilizan el modelo de una impresora por escritorio, lo que resulta en dispositivos infrautilizados y de bajo consumo. Atrás quedaron los tiempos en que cada persona necesitaba su propia impresora. Consolidar en centros de impresión compartidos (dispositivos en red que dan servicio a departamentos o plantas enteras) reduce el tiempo de inactividad, reduce las necesidades de mantenimiento y mejora la eficiencia general de los dispositivos. Entonces, ¿cómo saber qué máquinas son necesarias y cuáles se pueden retirar de forma segura? Aquí es donde entran en juego el análisis de impresión y la retirada gradual , que consiste en retirar gradualmente los dispositivos infrautilizados con el tiempo.

Habilitar BYOD y la impresión móvil

El sistema BYOD (traiga su propio dispositivo) y la impresión móvil pueden reducir los costos de hardware, pero si no se gestionan adecuadamente, suelen resultar en la instalación de múltiples controladores y colas de impresión redundantes. Esto es algo que los equipos de TI deberían evitar activamente. Las soluciones de impresión en la nube o sin controladores permiten a los empleados imprimir de forma segura sin sobrecargar su infraestructura (ni su huella de carbono). Pruebe a adoptar protocolos de impresión universales, como IPP Everywhere, o a implementar un servidor de impresión en la nube que pueda gestionar el enrutamiento inteligente de trabajos.

Pruebe los widgets de seguimiento de carbono

De la misma manera que solemos reducir la velocidad en la carretera cuando una señal indica nuestra velocidad real, los usuarios tienden a imprimir menos cuando son conscientes de su huella de carbono real. Mostrar a los usuarios el coste ambiental de sus acciones puede impulsar un cambio de comportamiento. Las plataformas de gestión de impresión pueden integrar widgets o ventanas emergentes que muestran el impacto de carbono estimado, el uso de papel e incluso la cantidad estimada de árboles quemados en función de un trabajo de impresión. Pruébelo y monitoree los resultados.