Cómo implementar la impresión en la nube en tu mediana empresa
Cómo implementar la impresión en la nube en tu mediana empresa
La impresión en la nube, como cualquier otro tipo de transformación digital, requiere una planificación minuciosa; de lo contrario, se estaría cambiando un tipo de caos organizado por otro. Para las empresas medianas, esto generalmente implica garantizar tres aspectos: escalabilidad, seguridad e integración con los sistemas existentes. Estos son los puntos donde muchos proyectos de migración a la nube fracasan.
¿Y qué entendemos por «medio»? Bueno, según Gartner Una «empresa mediana» es cualquier compañía con ingresos de entre 50 y 1000 millones de dólares, y/o entre 100 y 1000 empleados. En otras palabras, has superado la fase de startup, pero aún no has conquistado el mundo. ¿Te suena?
En este artículo, veremos algunos consejos para implementar la impresión en la nube en su negocio.
1. Elija la solución de impresión en la nube adecuada
El problema es que las medianas empresas suelen enfrentarse a una compleja combinación de trabajo presencial y remoto, una posible configuración multinube, además de múltiples sistemas operativos y dispositivos heredados. Sí, una auténtica pesadilla. Por lo tanto, el primer paso para la impresión en la nube es elegir el proveedor adecuado . Necesita una plataforma independiente del dispositivo que funcione con una amplia gama de dispositivos y se integre con su infraestructura existente. Puntos extra si se trata de una plataforma nativa de la nube. ¡Así que investiga! Haz preguntas, solicita presupuestos y descubre cuáles son las características importantes para tu negocio.
Configurar una autenticación de usuario robusta
La gente piensa que la nube es insegura, pero no es del todo cierto. Solo es insegura si no se consigue protegerla. Y en el caso de las medianas empresas, con múltiples oficinas y teletrabajadores que entran y salen constantemente, lo primero que deben preocupar es el control de acceso de los usuarios. Cualquier migración de impresión a la nube que se precie necesita métodos de autenticación robustos, como el inicio de sesión único. (SSO) a través de Active Directory o Microsoft Azure AD. También recomendamos un enfoque multifactorial sólido. usando alguna combinación de tarjetas magnéticas , contraseñas, inicios de sesión biométricos y códigos PIN.
Configurar controles de acceso basados en roles (RBAC)
A medida que su negocio crece, y especialmente al migrar infraestructura de impresión crítica a la nube, es vital que sus administradores de sistemas gestionen quién puede imprimir qué . Aquí es donde entran en juego los controles de acceso basados en roles (RBAC). La mejor práctica para la impresión en la nube es establecer permisos según el rol o departamento del usuario. Por ejemplo, el personal de marketing puede necesitar impresión a color, pero el de finanzas probablemente no; así que simplemente configure los permisos pertinentes con su software de gestión de impresión. También puede limitar el acceso a ciertos equipos multifunción y dispositivos, lo que ayuda a mantener la seguridad de los documentos. No es necesario que toda la empresa tenga acceso a las impresoras que gestionan la nómina, ¿verdad?
Plan para una implementación de impresión escalable
El crecimiento es, sin duda, positivo, pero puede sobrecargar su entorno de impresión, especialmente para las medianas empresas, que siempre están a pocas semanas de una fusión o reestructuración. Por eso es importante elegir una solución de impresión en la nube que pueda escalar con su negocio. Los aspectos a tener en cuenta son: ¿qué tan fácil es incorporar nuevos usuarios? ¿Qué hay de añadir o eliminar impresoras? ¿Tiene un proceso de instalación BYOD fluido? ¿Puede escalar los servidores en la nube sin cambios complejos en la infraestructura? ¿Qué hay de la velocidad de la red y los problemas de rendimiento? Una de las ventajas de la impresión en la nube es su escalabilidad inherente, por lo que la mayoría de los proveedores deberían ser bastante buenos en este aspecto. Pero aun así, es algo que debe tener en cuenta.
Integración con la gestión de dispositivos móviles (MDM) existente
Los empleados remotos e híbridos necesitan acceso seguro a la impresión desde sus dispositivos móviles, pero esto no siempre es fácil en una gran empresa con múltiples oficinas y cientos de empleados. Cualquiera que sea la solución de impresión en la nube que elija, debe integrarse con su solución MDM existente. Busque plataformas que permitan a los administradores enviar las políticas de impresión directamente a los smartphones, tablets y portátiles de los usuarios, o implementar controladores de impresión desde una ubicación central. Esto garantiza controles de acceso a la impresión seguros y consistentes en todos los dispositivos, incluso cuando el personal está fuera de la red de la oficina.
Optimice sus costes con análisis de impresión
Facilitar la impresión al personal es genial, pero ¿sabes a qué conduce? A más impresiones. Es un arma de doble filo. Por un lado, genial, tu entorno de impresión en la nube funciona a la perfección y los empleados se involucran. Por otro lado, los costes de la impresión en la nube tienden a dispararse, al menos si no se supervisan. Como siempre, aquí es donde entra en juego tu solución de gestión de impresión. Asegúrate de ejecutar análisis de impresión en tiempo real para monitorizar el uso en todos los departamentos, establecer cuotas de impresión y optimizar los comportamientos de impresión (la impresión a doble cara automática es un buen comienzo). Genera informes periódicos para monitorizar el rendimiento de tu sistema a lo largo del tiempo y mantener esos costes bajo control.