¿Cuáles son las ventajas y desventajas de un servidor de impresión?
En cuanto a la gestión de la impresión en una organización, existen básicamente dos opciones: un servidor de impresión centralizado o la conexión directa de cada estación de trabajo a una impresora (usando la dirección IP única de cada impresora).
Ninguna de estas opciones es correcta, aunque hoy en día se ven muchos más servidores de impresión que entornos IP directos. Como en todo, todo se reduce a los objetivos de su negocio y las capacidades que valora. ¿Le interesa más la eficiencia o la fiabilidad? ¿La seguridad o la simplicidad?
Repasemos los pros y contras de tener un servidor de impresión.
Servidores de impresión
¿Qué es un servidor de impresión?
Un servidor de impresión es una aplicación informática centralizada o un dispositivo físico que gestiona los trabajos de impresión desde varios ordenadores. Registra todas las solicitudes de impresión y las envía a la impresora correspondiente. Es como una versión moderna de la antigua centralita telefónica, que conectaba a los usuarios con la red.
Ventajas de un servidor de impresión
Administración centralizada . Este es el argumento más sólido para tener un servidor de impresión. Ofrece a su equipo de TI una ubicación única para administrar, actualizar y configurar todas las impresoras de la red.
Funciones más avanzadas . Los servidores de impresión permiten configuraciones de impresión más avanzadas, como el equilibrio de carga. Cuotas de impresión y priorización de trabajos de impresión. Todo lo que hace que su entorno de impresión sea más eficiente.
Instalación simplificada . Con un servidor de impresión, los usuarios pueden acceder automáticamente a cualquier impresora de la red, sin necesidad de configurar manualmente cada dispositivo. Ideal para entornos de impresión de gran tamaño.
Seguridad mejorada . Los servidores de impresión suelen contar con funciones de seguridad mucho más robustas, como autenticación multifactor, auditorías de impresión y liberación segura de impresiones. Para algunas empresas, este será el final del debate.
Desventajas de un servidor de impresión
Punto único de fallo . Si el servidor de impresión falla, se interrumpe la impresión. Por supuesto, existen copias de seguridad y medidas de recuperación ante desastres que puede implementar. Para más información, consulte nuestros consejos de alta disponibilidad. .
Cuellos de botella en el rendimiento . En entornos de impresión de alta demanda, los servidores de impresión pueden verse sobrecargados por las solicitudes de impresión, lo que reduce el rendimiento y afecta la producción. Escalado de servidores. Hay una solución fácil.
Altos costos operativos de TI . Menos relevante para entornos de impresión en la nube. Sin embargo, los servidores de impresión físicos suelen requerir bastante mantenimiento y resolución de problemas de TI. Esta es una de las razones por las que muchas empresas han migrado a la nube en los últimos años.
Configuración inicial y costo . Nuevamente, esto varía según el servidor de impresión en la nube o local, pero es necesario considerar el costo de configuración de los servidores de impresión, especialmente para empresas pequeñas con recursos de TI limitados.
Impresión IP directa
¿Qué es la impresión IP directa?
La impresión IP directa simplemente significa que cada estación de trabajo se conecta a una impresora mediante su dirección IP única. En estos entornos, todos los ordenadores pueden comunicarse con una impresora sin depender de un servidor centralizado.
Ventajas de la impresión IP directa
Fiabilidad . Aquí es donde la impresión IP directa aún ofrece una pequeña ventaja. Al no existir un único punto de fallo, es muy improbable que toda su red de impresión se desconecte, lo que podría ser útil en entornos que requieren alta disponibilidad.
Gestión de TI reducida . No es tan sencillo como parece. Si bien la IP directa requiere menos supervisión centralizada, también implica que el departamento de TI no puede supervisar el uso ni configurar los dispositivos fácilmente. Hay pros y contras.
Procesamiento más rápido . Por lo general, la impresión IP directa suele ser ligeramente más rápida que la de los servidores (sobre todo los servidores con mucha carga), ya que los trabajos de impresión solo tienen que viajar del ordenador a la impresora. Sin retrasos ni colas en el servidor.
Rentable . Traducción: económica. La impresión IP directa no requiere licencias ni mantenimiento de hardware adicionales, lo que la hace ideal para pequeñas empresas que simplemente buscan reducir costos.
Desventajas de la impresión IP directa
Control limitado. Y mucho. Sin un servidor de impresión centralizado, el departamento de TI no puede supervisar el uso, aplicar políticas de impresión, rastrear y registrar trabajos de impresión ni aplicar presupuestos. Básicamente, estás limitando tu propio rendimiento.
Configuración manual. Otro gran inconveniente. Con la impresión IP directa, los usuarios o el personal deben configurar manualmente las impresoras en cada dispositivo. Esto, obviamente, requiere mucho tiempo y es prácticamente imposible de gestionar en organizaciones grandes.
Funciones de seguridad limitadas. La impresión IP directa carece de las herramientas de seguridad más sofisticadas de la mayoría de los servidores de impresión, como la liberación segura de impresiones y el seguimiento de trabajos. Los empleados tienen más o menos libertad para establecer sus propias políticas de impresión. Lo cual… sí, no es ideal.
Tensión de red. Dado que cada estación de trabajo sigue conectada a una impresora a través de la red, la impresión IP directa puede generar congestión en la red y afectar el rendimiento, especialmente en configuraciones grandes.
¿Cuál elegir?
La gran mayoría de las organizaciones valorarán las funciones de control, supervisión y seguridad de la impresión basada en servidor. Son demasiado valiosas como para dejarlas pasar.
La impresión IP directa aún tiene un lugar, pero generalmente solo la recomendamos para empresas muy pequeñas, quizás con un solo MFD, que desean mantener los costos mínimos y no están interesadas en adornos innecesarios.
Sin embargo, al final, debe evaluar qué es importante para su negocio. ¿Control centralizado? ¿Funciones de seguridad? ¿Fiabilidad? ¿Funciones básicas? Elija la configuración de impresión ideal para usted.