El papel de la gestión de la impresión en la impresión sostenible
El papel de la gestión de la impresión en la impresión sostenible
Aquí tienes algunas estadísticas esclarecedoras . Se prevé que el consumo mundial de pulpa y papel se duplique entre 2010 y 2060. Actualmente, el papel representa alrededor del 26 % de todos los residuos en vertederos, y cerca del 42 % de la madera recolectada a nivel mundial se utiliza para fabricar papel.
En otras palabras, estamos imprimiendo demasiado.
Puede parecer extraño que una empresa de gestión de impresión diga eso, pero es cierto. Si queremos reducir nuestra huella de impresión (y nuestro presupuesto), deberíamos imprimir solo los documentos que realmente necesitamos.
La buena noticia es que la impresión ecológica y sostenible es sin duda posible. Con el software de gestión de impresión adecuado, puedes reducir costes, el consumo de papel, los residuos y las migrañas nocturnas con las hojas de cálculo. ¿Suena bien, verdad? Así es como el software de gestión de impresión fomenta la impresión sostenible.
¿Qué es la impresión sostenible?
La impresión sostenible es el término general que abarca las prácticas y tecnologías que minimizan el impacto ambiental de la impresión. Esto abarca desde la obtención de papel hasta el software de gestión de impresión y el reciclaje adecuado en la oficina. Generalmente implica un uso más eficiente de los materiales, la reducción de los residuos de oficina y la impresión solo cuando es absolutamente necesario.
Es mejor considerar la impresión sostenible como un principio fundamental, más que como un simple ejercicio de reducción de costes. Se trata de usar menos, pero también de trabajar de forma más inteligente y reflexiva. En cada paso de tu proceso de impresión, piensa: "¿Podría hacerse de forma más sostenible?".
El papel del software de gestión de impresión en la impresión sostenible
¿Cómo influye el software de gestión de impresión en la impresión sostenible? En resumen, si puede controlar mejor lo que imprime, es más fácil cambiar sus hábitos de impresión. Con el software de gestión de impresión, los responsables de TI y los administradores de oficina pueden monitorizar y analizar los hábitos de impresión , ver qué departamentos consumen más papel, seguir las tendencias de los usuarios e identificar oportunidades para eliminar impresiones innecesarias.
Se trata básicamente de una forma de hacer que la impresión ecológica sea más eficiente: la gestión de impresión permite implementar las estrategias con la mayor relación coste-beneficio. Se acabaron las conjeturas, solo datos fiables.
¿El software de gestión de impresión también reduce costes?
Respuesta corta: sí. Implementar un buen sistema de gestión de impresión puede reducir considerablemente los costos. Sin un sistema así, la impresión en la oficina puede convertirse rápidamente en una locura: el personal puede imprimir cualquier trabajo, en cualquier impresora, en cualquier momento.
No se supervisa el consumo ni los hábitos de impresión, por lo que controlar el gasto es prácticamente imposible. El personal no suele priorizar las soluciones de impresión ecológicas, como la impresión dúplex, así que se gasta el papel como si creciera en los árboles.
Según The World Counts , el 50 % de los residuos empresariales se compone de papel. Esto representa un enorme potencial de ahorro. Claro que esto es solo la punta del iceberg. La impresión ecológica es una práctica integral, y existen numerosas oportunidades para optimizar el presupuesto: usar papel reciclado de bajo peso molecular, cartuchos sostenibles, programas de reciclaje, capacitación del personal, políticas de gestión de la impresión, etc. La lista es interminable.
Consejos de impresión ecológica para una impresión más sostenible
Bien, veamos algunos consejos prácticos para la impresión ecológica. Son cosas que cualquier oficina puede hacer rápidamente para reducir costos y su presupuesto de impresión.
Mida su impresión : el primer paso para solucionar cualquier problema es identificarlo. En este caso, se trata de saber cuánto papel está utilizando. Utilice su software de gestión de impresión para controlar cuánto papel consume cada semana y cada mes. Genere informes sobre este uso y preséntelos a la gerencia.
Añadir la Autorización de Impresión Segura: esta es la función que creó una empresa (PaperCut, por si se lo preguntaba). La Autorización de Impresión Segura garantiza que los documentos solo se impriman cuando el usuario se identifica en la impresora mediante una tarjeta magnética, un PIN o similar. Esto evita que se impriman y descarten una gran cantidad de documentos no deseados.
Impresión dúplex : La impresión dúplex o a doble cara es la forma más rápida de reducir literalmente a la mitad el consumo de papel. Con el software de gestión de impresión, puede configurar rápidamente la impresión dúplex como predeterminada en todas las impresoras de su oficina o incluso enviar avisos a los usuarios al imprimir.
Limítate al blanco y negro : ¿Podría este documento a color haberse impreso en blanco y negro? En el 99 % de los casos, la respuesta es sí. La impresión a color utiliza tóneres y tintas más caros, por lo que imprimir en escala de grises o en blanco y negro te ayudará a reducir costos y a optimizar tu presupuesto de impresión.
Implementa cuotas de impresión : usa tu software de gestión de impresión para establecer cuotas de impresión individuales, asignadas a cada empleado. Si el personal necesita imprimir documentos en exceso, puedes incluso configurar un pequeño cargo. Tanto las cuotas como los cargos incentivan buenos hábitos de impresión y reducen el desperdicio.
Capacitación y contexto : Con un software de gestión de impresión que monitoriza cada trabajo, es fácil compartir el progreso de su impresión ecológica con todo el equipo. Cuanto más hable de impresión sostenible, más consejos y avances comparta, mayores serán sus posibilidades de cambiar hábitos.
¿Quiere reducir costes con la impresión sostenible? Nuestro amable equipo puede ayudarle a configurar una solución de gestión de impresión para optimizar su presupuesto y reducir su huella ecológica. ¡Contáctenos hoy mismo!