¿Qué características debo buscar en una solución de gestión de impresión?
Lo peor que puedes hacer, desde una perspectiva empresarial, es casarte con la primera solución de gestión de impresión que te invite a un café. Existen docenas de plataformas de gestión de impresión, y todas tienen sus fortalezas y debilidades, ventajas y desventajas. Necesitas hacer preguntas ( muchas preguntas ), comparar presupuestos y considerar diversos requisitos antes de tomar una decisión seria.
Estas son algunas de las características que debe explorar antes de contratar a un proveedor de gestión de impresión.
Una interfaz fácil de usar
Este es un aspecto poco valorado de la gestión de impresión. Si nadie puede usar correctamente su plataforma innovadora, no le servirá de nada (ni le ahorrará dinero).
Una interfaz intuitiva de gestión de impresión simplifica la configuración y las operaciones diarias, reduciendo la curva de aprendizaje del personal de TI y los usuarios finales. Ofrece paneles de control fáciles de navegar y controles que optimizan la administración, garantizando una implementación fluida y un mantenimiento continuo del entorno de impresión sin necesidad de una capacitación exhaustiva.
¿Cómo sabes si algo es fácil de usar? Tienes que probarlo y ponerlo en práctica. Hemos creado un conjunto completo de demos para que tu equipo pueda probar nuestra interfaz antes de gastar una fortuna. ¡Inteligente, no?!
Gestión de impresión centralizada
La gestión de impresión sin control centralizado es como un software de contabilidad que no ayuda con los impuestos. El objetivo de una plataforma de gestión de impresión es permitir que los administradores de sistemas gestionen todas las actividades de impresión desde una única ubicación.
Ya sea que gestione impresoras en distintos departamentos o en oficinas globales, un enfoque unificado mejora la visibilidad, simplifica la aplicación de políticas y permite una asignación eficiente de recursos en toda la organización. Tareas como la implementación de controladores, la resolución de problemas, la automatización de colas de impresión, las actualizaciones de firmware y el seguimiento de consumibles: todo debería estar en su panel de control de gestión de impresión.
Funciones de seguridad para proteger datos confidenciales
Una seguridad de impresión robusta es fundamental al comparar precios. Si el vendedor no sabe hablar de seguridad, inventa una excusa educada y márchate. Para las plataformas de gestión de impresión, busca soluciones que ofrezcan, como mínimo, cifrado de datos, autenticación de usuarios y autorización de impresión segura.
Estas funciones ayudan a prevenir el acceso no autorizado, proteger documentos confidenciales y garantizar el cumplimiento de las normativas de protección de datos, como el RGPD o la HIPAA. También puede consultar sobre herramientas de seguridad más avanzadas, como la marca de agua digital , la auditoría de impresión y la compatibilidad con hardware biométrico .
Seguimiento y generación de informes de trabajos de impresión
Las herramientas de informes detallados son la base de su gestión de impresión. Proporcionan información sobre quién imprime, qué se imprime y cuándo se realiza cada trabajo. Esta visibilidad ayuda a identificar prácticas derrochadoras, detectar anomalías y generar responsabilidades, a la vez que permite al departamento de TI ajustar las políticas de impresión y optimizar el uso de recursos. También son útiles cuando los auditores llaman, ya que le permiten obtener al instante registros detallados de todo su historial de impresión.
He aquí una breve lista de algunas de las cosas que vale la pena seguir.
Herramientas de gestión y reducción de costes
Nuevamente, si su solución de gestión de impresión no le permite ahorrar dinero de manera apreciable, ¿sigue siendo una solución o simplemente otro software inútil?
Una gestión de impresión eficaz ofrece herramientas prácticas de control de costes, como cuotas de usuario, reglas de impresión y análisis de uso . Al limitar las impresiones innecesarias y promover un comportamiento responsable, las empresas pueden reducir significativamente sus gastos de impresión con el tiempo.
A modo de anécdota, hemos ayudado a algunas empresas a ahorrar hasta un 70 % en sus costes de impresión. ¿Qué tal el retorno de la inversión?
A modo de anécdota, hemos ayudado a algunas empresas a ahorrar hasta un 70 % en sus costes de impresión. ¿Qué tal el retorno de la inversión? Cítalo aquí.
Compatibilidad con una variedad de dispositivos
No hay nada peor que firmar un contrato con un proveedor de gestión de impresión y descubrir, ¡sorpresa!, que la plataforma ni siquiera es compatible con la mitad de tu flota. La amplia compatibilidad garantiza que la solución que elijas funcione a la perfección con los equipos multifunción, dispositivos y diversos sistemas operativos existentes.
Esta flexibilidad de compatibilidad evita la temida dependencia de un proveedor, admite diversos entornos y reduce la necesidad de costosos reemplazos de hardware. Y no olvide la compatibilidad con herramientas como Active Directory (AD) y API de integración de terceros.
Puede ejecutar los dispositivos compatibles con PaperCut aquí.
Integración en la nube para la gestión de impresión remota
Ya hemos hablado extensamente de las ventajas de la impresión en la nube . En resumen, son muchas . La gestión de impresión en la nube facilita el trabajo en remoto, permitiendo a los usuarios y equipos de TI gestionar y supervisar los trabajos de impresión desde cualquier lugar e (idealmente) desde cualquier dispositivo.
Esta flexibilidad mejora la productividad y garantiza servicios de impresión consistentes, independientemente de la presencia física del usuario. Para más consejos sobre entornos de trabajo remotos e híbridos, consulte este artículo .
Gestión automatizada de controladores para facilitar el mantenimiento
Este es uno de esos beneficios ocultos que a los usuarios no les importa, pero a los administradores de sistemas sí . La implementación manual de controladores ya no es la mejor opción, y nadie llora mucho.
La implementación y actualización automatizadas de los controladores de impresora ahorra tiempo al departamento de TI y garantiza que los dispositivos siempre ejecuten las versiones más recientes. Una gran ventaja. Esto, a su vez, reduce errores, minimiza el tiempo de inactividad y elimina las complicaciones de las instalaciones manuales en los equipos de los usuarios. Volvemos al aspecto del control centralizado que mencionamos anteriormente: al automatizar la implementación de controladores, se crea simultáneamente un entorno de impresión consistente y actualizado en todos los dispositivos.
Mucho mejor que apagar incendios de billetes como un loco.
Escalabilidad y potencial de crecimiento
Otra pregunta importante que debe hacerle a un proveedor de gestión de impresión es: ¿Es escalable esta plataforma y cómo? Los sistemas de gestión de impresión escalables se adaptan fácilmente a la expansión empresarial. Ya sea que añada nuevos usuarios, impresoras o ubicaciones, busque una solución que se adapte sobre la marcha sin grandes cambios en la infraestructura, lo que favorece el crecimiento a largo plazo con mínimas interrupciones.
Esto es técnicamente posible con una infraestructura de impresión física, como servidores de impresión locales, pero se vuelve mucho más fácil (y más barato) una vez que empezamos a hablar de la nube .
Características de sostenibilidad
La sustentabilidad puede parecer algo agradable o algo para mencionar a último momento, pero si consideramos que un empleado de oficina promedio produce 10 000 páginas por año , cualquier cosa que pueda hacer para reducir esa cifra le permitirá ahorrar mucho dinero.
Las impresoras de bajo consumo pueden ahorrarte un 30 % en costes energéticos desde el primer momento. Las empresas con conciencia ambiental deberían buscar herramientas que fomenten la impresión dúplex, monitoreen el consumo de papel y generen informes de uso ecológico. Estas funciones ayudan a reducir los residuos, el consumo de energía y alinear las prácticas de impresión con los objetivos de sostenibilidad. ¡Ideal para los informes anuales ESG!
Como puede ver, elegir la solución de gestión de impresión adecuada no se trata solo de cumplir con todos los requisitos, sino de encontrar una plataforma que se adapte a su negocio como anillo al dedo (sin afectar su presupuesto). Haga las preguntas difíciles, pruebe la interfaz y no se conforme con funciones adicionales que nunca usará.
Las funciones adecuadas pueden ahorrarte tiempo, dinero y muchos dolores de cabeza. Elige con cuidado y tu futuro (y tu equipo de TI) te lo agradecerán.