Gestion d'impression cloud native complète pour les entreprises

Exploiter la gestion de l'impression dans le cloud pour les environnements de travail à distance

Le télétravail nous permet de travailler de n'importe où. Mais pendant longtemps, même avec l'avènement du Wi-Fi domestique et des réseaux cloud sécurisés, imprimer un document physique nécessitait généralement d'être devant une imprimante.

C'était un véritable casse-tête. Non seulement pour les personnes contraintes de se déplacer pour imprimer, mais aussi pour l'efficacité de l'entreprise. Il n'existait aucun moyen centralisé et simple de gérer la mobilité et l'impression à distance, aucun moyen de déployer rapidement les pilotes et les mises à jour de sécurité sur un vaste réseau, aucun moyen de gérer la collaboration BYOD, ni d'abandonner les serveurs d'impression traditionnels.

Eh bien, cette époque est officiellement révolue. La gestion de l'impression dans le cloud et les solutions de télétravail ont fondamentalement transformé la façon dont les organisations gèrent les documents – et les personnes. Cette technologie est en plein essor. Aujourd'hui, 70 % des entreprises gèrent plus de la moitié de leurs flux de travail via le cloud, et l'adoption de l'impression dans le cloud devrait atteindre 55 % d'ici 2025 .

Alors, explorons la gestion de l’impression dans le cloud et comment vous pouvez l’utiliser pour accélérer votre organisation.

La mobilité de l'impression est arrivée

Pendant des années, la mobilité d'impression était la pièce manquante du puzzle du télétravail. Les employés devaient encore manipuler des documents physiques, et il n'existait aucun moyen simple et sécurisé d'enregistrer les tâches à distance, surtout sur les appareils personnels. Tout cela a changé. Dans le monde post-COVID, les plateformes de télétravail sont monnaie courante, et les organisations recherchent des technologies permettant aux utilisateurs de faire tout ce qu'ils peuvent faire sur site, y compris imprimer.

Avantages de la gestion de l'impression dans le cloud pour le travail à distance

Les solutions de télétravail reposent sur deux éléments : flexibilité et sécurité. Maîtrisez ces deux aspects et tout le reste se mettra en place. Heureusement, la gestion de l'impression dans le cloud facilite à la fois l'impression sécurisée et la flexibilité du bureau. Vous bénéficiez ainsi du meilleur des deux mondes.

Imprimez où que vous soyez. Avec une connexion internet et une imprimante compatible, le monde vous appartient. C'est là tout l'intérêt de l'impression cloud. Des organisations diverses peuvent désormais imprimer leurs documents depuis leur domicile, leurs espaces de coworking ou tout autre lieu disposant d'un accès internet. Cela offre aux entreprises une grande flexibilité.

Indépendant du type d'appareil . La gestion de l'impression dans le cloud est généralement indépendante du type d'appareil (et si ce n'est pas le cas, il faut changer de fournisseur). Cela signifie qu'elle fonctionne avec pratiquement tous les appareils, y compris les téléphones portables, les tablettes, les ordinateurs portables et les ordinateurs de bureau. Une simple connexion internet suffit.

Oubliez le VPN . Les configurations d'impression traditionnelles offraient des fonctionnalités à distance, mais elles étaient généralement basées sur des réseaux privés virtuels (VPN) peu pratiques. L'impression cloud ne nécessite pas de VPN, ce qui simplifie le processus pour les employés à distance.

Intégration au stockage cloud . L'impression cloud s'intègre parfaitement aux services de stockage cloud comme Google Drive, Dropbox et Microsoft OneDrive. Les télétravailleurs peuvent désormais consulter, relire et imprimer leurs documents sans quitter le cloud. Finis les transferts de fichiers locaux !

Gestion centralisée des impressions . La gestion des impressions dans le cloud vise à centraliser le contrôle. Correctement réalisée, elle offre à vos responsables informatiques un point central où ils peuvent suivre les tendances, l'utilisation des imprimantes, les niveaux de consommables, les données des imprimantes, les contrôles d'accès et les paramètres des appareils. Cela allège la charge de travail du service informatique, ce qui est toujours un avantage.

Sécurité. Lorsque vous entendez parler d'impression dans le cloud, votre première réaction est probablement de penser à un risque de sécurité. Mais cela n'est vrai que si la mise en œuvre est mal effectuée. La gestion d'impression dans le cloud, comme PaperCut, est fournie avec un chiffrement WebRTC de bout en bout , garantissant ainsi la sécurité de vos métadonnées d'impression.

Les défis de l'impression à distance

L'impression à distance a ouvert une nouvelle ère de travail, mais elle présente certains inconvénients. Ceux-ci ne sont pas nécessairement rédhibitoires, et la plupart peuvent être atténués grâce à des systèmes adaptés. Il convient néanmoins de les mentionner :

Dépendance à Internet . Impossible d'y échapper. Internet est le principal atout de l'impression cloud, et son talon d'Achille. Si Internet tombe en panne, votre capacité d'impression à distance en pâtit également.

Problèmes de sécurité . La transmission de travaux d'impression sensibles via le cloud est une activité sérieuse. C'est pourquoi la plupart des solutions de gestion d'impression cloud utilisent une combinaison de chiffrement de bout en bout, d'authentification des utilisateurs, de libération sécurisée des impressions et d'identifications biométriques.

Confidentialité des données et conformité . Si vous travaillez dans un secteur réglementé, comme la santé ou la finance, il est probable que votre utilisation du cloud soit soumise à des lois strictes. Les organisations doivent maîtriser ces aspects et choisir des solutions d'impression cloud conformes à la législation en vigueur .

Formation des utilisateurs . La transition d'une grande organisation vers le cloud est toujours un défi, surtout si les utilisateurs utilisent des systèmes hérités depuis longtemps. L'impression n'échappe pas à la règle. La plupart des utilisateurs s'accordent à dire que les solutions cloud sont globalement plus simples, mais il faudra probablement investir du temps et de l'énergie dans la formation pour faciliter une mise à niveau.

Personnalisez vos paramètres

L'un des véritables avantages d'une solution de gestion d'impression cloud robuste réside dans la possibilité de personnaliser les paramètres d'impression de chaque utilisateur. Autrement dit, vos responsables informatiques bénéficient d'un contrôle granulaire total. Des limites d'impression, des budgets d'impression ou différents niveaux d'habilitation de sécurité peuvent être attribués aux utilisateurs, selon les besoins de l'organisation.

Travail à distance et productivité

Ah, le problème de la paresse et de l'indiscipline. Malgré les nombreuses études démontrant que le télétravail améliore la productivité des employés, 85 % des chefs d'entreprise pensent le contraire. C'est une différence irréconciliable qu'il faudra surmonter si le télétravail/travail hybride veut avoir une chance de survie.

Pour l'instant, il est important de noter que l'impression à distance améliore indéniablement la productivité des employés , ne serait-ce que parce qu'ils peuvent désormais accomplir plus de travail en moins de temps. Une raison de plus pour passer au cloud. Contactez-nous dès aujourd'hui !