Quelles fonctionnalités dois-je rechercher dans une solution de gestion d’impression ?

D'un point de vue commercial, la pire chose à faire est de se tourner vers la première solution de gestion d'impression qui vous offre un café. Il existe des dizaines de plateformes de gestion d'impression, chacune présentant des forces et des faiblesses, des avantages et des inconvénients. Il est essentiel de poser de nombreuses questions, de comparer les devis et de prendre en compte divers besoins avant de prendre un engagement sérieux.

Voici quelques fonctionnalités que vous devriez explorer avant de choisir un fournisseur de gestion d’impression.

Une interface conviviale

C'est un aspect sous-estimé de la gestion de l'impression. Si personne ne peut utiliser correctement votre plateforme performante, elle ne sert à rien (ni ne vous fait économiser de l'argent).

Une interface de gestion d'impression intuitive simplifie votre configuration et vos opérations quotidiennes, réduisant ainsi la phase d'apprentissage du personnel informatique et des utilisateurs finaux. Elle doit proposer des tableaux de bord et des commandes faciles à utiliser pour simplifier l'administration, garantissant un déploiement fluide et une maintenance continue de l'environnement d'impression sans formation approfondie.

Alors, comment savoir si quelque chose est convivial ? Il faut l'essayer et le tester. Nous avons créé toute une série de démos pour que votre équipe puisse tester notre interface avant de dépenser une fortune. Astucieux, non ?

Gestion centralisée de l'impression

Une gestion d'impression sans contrôle centralisé est comparable à un logiciel de comptabilité incapable de gérer les impôts. L'intérêt d'une plateforme de gestion d'impression est de permettre aux administrateurs système de gérer toutes les activités d'impression depuis un seul et même endroit.

Que vous gériez des imprimantes entre différents services ou bureaux internationaux, une approche unifiée améliore la visibilité, simplifie l'application des politiques et permet une allocation efficace des ressources au sein de l'organisation. Des tâches telles que le déploiement des pilotes, le dépannage, l'automatisation des files d'attente d'impression, les mises à jour du firmware et le suivi des consommables doivent être intégrées à votre tableau de bord de gestion des impressions.

Fonctionnalités de sécurité pour protéger les données sensibles

Une sécurité d'impression robuste est un critère incontournable lors de vos achats. Si le vendeur ne sait pas parler de sécurité, excusez-le poliment et partez. Pour les plateformes de gestion d'impression, privilégiez des solutions offrant au minimum le chiffrement des données, l'authentification des utilisateurs et la publication sécurisée des impressions.

Ces fonctionnalités permettent d'empêcher les accès non autorisés, de protéger les documents confidentiels et de garantir la conformité aux réglementations sur la protection des données telles que le RGPD et/ou la loi HIPAA. Vous pouvez également vous renseigner sur des outils de sécurité plus avancés, comme le filigrane numérique , l'audit d'impression et la prise en charge du matériel biométrique .

Suivi et rapports des travaux d'impression

Les outils de reporting détaillés sont votre pilier de la gestion de l'impression. Ils vous fournissent des informations sur les personnes qui impriment, les documents imprimés et le moment où chaque tâche est exécutée. Cette visibilité permet d'identifier les pratiques inutiles, de détecter les anomalies et de responsabiliser les équipes informatiques, tout en permettant au service informatique d'affiner les politiques d'impression et d'optimiser l'utilisation des ressources. C'est également pratique en cas d'intervention des auditeurs, car vous pouvez consulter instantanément des journaux détaillés de l'ensemble de votre historique d'impression.
Voici une courte liste de quelques éléments qui méritent d’être suivis.

Outils de gestion et de réduction des coûts

Encore une fois, si votre solution de gestion d’impression ne vous permet pas d’économiser de l’argent de manière mesurable, est-ce toujours une solution ou simplement un autre logiciel inutile ?

Une gestion efficace de l'impression offre des outils pratiques de contrôle des coûts, tels que les quotas d'utilisateurs, les règles d'impression et les analyses d'utilisation . En limitant les impressions inutiles et en encourageant un comportement responsable, les entreprises peuvent réduire considérablement leurs dépenses d'impression au fil du temps.
À titre d'exemple, nous avons aidé certaines entreprises à économiser jusqu'à 70 % sur leurs coûts d'impression. Quel est le retour sur investissement ?

À titre d'exemple, nous avons aidé certaines entreprises à économiser jusqu'à 70 % sur leurs coûts d'impression. Quel est le retour sur investissement ? Citation ici.

Compatibilité avec une gamme d'appareils

Il n'y a rien de pire que de signer un contrat avec un fournisseur de gestion d'impression et de découvrir – surprise ! – que la plateforme n'est même pas compatible avec la moitié de votre parc. Une compatibilité étendue garantit que la solution choisie fonctionnera parfaitement avec les MFD, les appareils et les différents systèmes d'exploitation existants.

Cette flexibilité compatible évite le redoutable enfermement chez un fournisseur, prend en charge divers environnements et réduit le besoin de remplacements matériels coûteux. Sans oublier la compatibilité avec des outils comme Active Directory (AD) et les API d'intégration tierces.

Vous pouvez parcourir les appareils pris en charge par PaperCut ici .

Intégration Cloud pour la gestion de l'impression à distance

Nous avons déjà largement évoqué les avantages de l'impression cloud . En résumé, ils sont nombreux . La gestion de l'impression cloud prend en charge les équipes hybrides et à distance en permettant aux utilisateurs et aux équipes informatiques de gérer et de surveiller les travaux d'impression depuis n'importe quel endroit et (idéalement) depuis n'importe quel appareil.

Cette flexibilité améliore la productivité et garantit des services d'impression cohérents, quelle que soit la présence physique de l'utilisateur. Pour plus de conseils sur les environnements de travail à distance et hybrides, consultez cet article .

Gestion automatisée des pilotes pour faciliter la maintenance

C'est l'un de ces avantages cachés dont les utilisateurs se moquent, mais dont vos administrateurs système s'en soucient assurément . L'époque du déploiement manuel des pilotes est révolue, et personne n'en a beaucoup pleuré.

Le déploiement et la mise à jour automatisés des pilotes d'imprimante permettent au service informatique de gagner du temps et de garantir que les appareils utilisent toujours les dernières versions. Un avantage considérable. Cela réduit les erreurs, minimise les temps d'arrêt et élimine les tracas des installations manuelles sur les machines des utilisateurs. On en revient au contrôle centralisé évoqué précédemment : en automatisant le déploiement des pilotes, vous créez simultanément un environnement d'impression cohérent et à jour sur tous les appareils.

C'est bien mieux que d'éteindre des incendies de billets comme un fou.

Évolutivité et potentiel de croissance

Une autre question importante à poser à un fournisseur de gestion d'impression est : cette plateforme peut-elle évoluer et comment ? Les systèmes de gestion d'impression évolutifs s'adaptent facilement à l'expansion de l'entreprise. Qu'il s'agisse d'ajouter de nouveaux utilisateurs, de nouvelles imprimantes ou de nouveaux sites, recherchez une solution capable de s'adapter instantanément sans modification majeure de l'infrastructure, et de soutenir une croissance à long terme avec un minimum de perturbations.

C'est techniquement possible avec une infrastructure d'impression physique, comme des serveurs d'impression sur site, mais cela devient beaucoup plus facile (et moins cher) une fois que nous commençons à parler de cloud .

Caractéristiques de durabilité

La durabilité peut sembler être une option intéressante ou quelque chose à évoquer après coup, mais étant donné que l'employé de bureau moyen traite 10 000 pages par an , tout ce que vous pouvez faire pour réduire ce nombre vous fera économiser beaucoup d'argent.

À elles seules, les imprimantes écoénergétiques peuvent vous faire économiser 30 % sur vos factures d'énergie dès le départ. Les entreprises soucieuses de l'environnement devraient privilégier des outils qui encouragent l'impression recto verso, surveillent la consommation de papier et fournissent des rapports d'utilisation éco-responsables. Ces fonctionnalités contribuent à réduire les déchets, à diminuer la consommation d'énergie et à aligner les pratiques d'impression sur les objectifs de développement durable – un atout majeur pour les rapports ESG annuels !

Comme vous pouvez le constater, choisir la bonne solution de gestion d'impression ne se résume pas à cocher des cases, mais à trouver une plateforme parfaitement adaptée à votre entreprise (sans compromettre votre budget). Posez les questions difficiles, testez l'interface et ne vous contentez pas de fonctionnalités inutiles.

Choisir les bonnes fonctionnalités peut vous faire gagner du temps, de l'argent et vous éviter bien des soucis. Choisissez judicieusement, et votre futur vous (et votre équipe informatique) vous en remerciera.