Gestione completa della stampa cloud-native per le aziende

Sfruttare la gestione della stampa cloud per ambienti di lavoro remoti

Il lavoro a distanza significa che possiamo lavorare da qualsiasi luogo. Ma per molto tempo, anche con l'avvento del Wi-Fi domestico e delle reti sicure basate sul cloud, stampare un documento fisico di solito significava che dovevi stare davanti a una stampante vera e propria.

Questa è stata una seccatura. Non solo per le persone costrette a spostarsi semplicemente per stampare, ma anche dal punto di vista dell’efficienza aziendale. Non esisteva un modo semplice e centralizzato per gestire la mobilità di stampa e la stampa remota, non c'era modo di implementare rapidamente driver e aggiornamenti di sicurezza su una rete di grandi dimensioni, non c'era modo di gestire la collaborazione BYOD o di abbandonare i vecchi server di stampa.

Beh, quei giorni sono ufficialmente finiti. La gestione della stampa cloud e le soluzioni di lavoro remoto hanno cambiato radicalmente il modo in cui le organizzazioni gestiscono i documenti – e le persone. Questa tecnologia è in crescita. Oggi, 70% delle aziende eseguire più della metà del loro flusso di lavoro tramite il cloud e si prevede che l'adozione della stampa nel cloud colpirà 55% entro il 2025.

Quindi, esploriamo la gestione della stampa cloud e come puoi utilizzarla per velocizzare la tua organizzazione.

La mobilità della stampa è arrivata

Per anni, mobilità della stampa era il pezzo mancante nel puzzle della soluzione del lavoro a distanza. I dipendenti dovevano ancora gestire documenti fisici e non esisteva un modo semplice o sicuro per registrare i lavori da remoto, soprattutto sui dispositivi BYO. Ora è tutto cambiato. In un mondo post-COVID, le piattaforme di lavoro a distanza sono all’ordine del giorno e le organizzazioni sono alla ricerca di tecnologia che consenta agli utenti di fare tutto ciò che possono fare in loco – inclusa la stampa.

Vantaggi della gestione della stampa cloud per il lavoro da remoto

Le soluzioni di lavoro a distanza riguardano due cose: flessibilità e sicurezza. Se li fai bene, tutto il resto andrà a posto. Fortunatamente, la gestione della stampa nel cloud aiuta a facilitare sia la stampa sicura che la flessibilità dell'ufficio. Quindi ottieni il meglio da entrambi i mondi.

Stampa da ovunque. Se disponi di una connessione Internet e di una stampante compatibile, il mondo è nelle tue mani. Questa è la bellezza della stampa su nuvole. Diverse organizzazioni possono ora stampare i propri documenti da casa, dagli spazi di coworking o da qualsiasi luogo con accesso a Internet. Ciò offre alle aziende un’enorme flessibilità.

Dispositivo agnostico. La gestione della stampa nel cloud è solitamente indipendente dal dispositivo (in caso contrario, è consigliabile trovare un nuovo provider). Ciò significa che funziona praticamente con qualsiasi dispositivo, inclusi telefoni cellulari, tablet, laptop e desktop. Tutto ciò di cui hai bisogno è una connessione Internet.

Abbandona la VPN. Le configurazioni di stampa tradizionali avevano alcune funzionalità remote, ma di solito erano costruite attorno a goffe reti private virtuali (VPN). La stampa su cloud non necessita di una VPN, il che semplifica l'intero processo per i dipendenti remoti.

Integrazione con l'archiviazione cloud. La stampa cloud si integra perfettamente anche con servizi di archiviazione cloud come Google Drive, Dropbox e Microsoft OneDrive. I lavoratori remoti possono ora accedere, correggere e stampare i propri documenti, senza mai lasciare il cloud. Niente più trasferimenti di file locali!

Gestione centralizzata della stampa. La gestione della stampa su cloud è incentrata sulla centralizzazione del controllo. Se eseguito correttamente, offre ai responsabili IT un unico posto in cui tenere traccia delle tendenze, dell'utilizzo della stampante, dei livelli dei materiali di consumo, dei dati della stampante, dei controlli di accesso e delle impostazioni del dispositivo. Questo, a sua volta, riduce il carico sull'IT. Sempre una buona cosa.

Sicurezza. Il tuo primo pensiero quando senti ‘stampa cloud’ potrebbe essere ‘rischio per la sicurezza’. Ma questo è vero solo se implementato male. La gestione della stampa basata su cloud, come PaperCut, è dotata di crittografia WebRTC end-to-end , quindi i tuoi metadati di stampa sono sicuri e validi.

Sfide di stampa remota

La stampa remota ha aperto una nuova era di lavoro, ma presenta alcuni inconvenienti. Non si tratta necessariamente di fattori decisivi e la maggior parte di essi può essere alleviata adottando i sistemi giusti. Ma vale comunque la pena menzionarli:

Dipendenza da Internet. Non c'è modo di evitarlo. Internet è il più grande punto di forza della stampa cloud e il suo tallone d'Achille. Se Internet non funziona, non funziona nemmeno la tua capacità di stampa remota.

Problemi di sicurezza. Trasmettere lavori di stampa sensibili sul cloud è un'attività seria, motivo per cui la maggior parte delle soluzioni di gestione della stampa nel cloud utilizza una combinazione di crittografia end-to-end, autenticazione dell'utente, rilascio sicuro della stampa e credenziali biometriche.

Privacy e conformità dei dati. Se lavori in un settore regolamentato, come quello sanitario o finanziario, probabilmente ci saranno leggi severe su come utilizzi il cloud. Le organizzazioni devono essere al corrente di queste cose e scegliere soluzioni di stampa cloud che rispettare qualsiasi legislazione pertinente .

Formazione degli utenti. Trasferire una grande organizzazione al cloud è sempre una sfida, soprattutto se le persone utilizzano sistemi legacy da molto tempo. La stampa non è diversa. La maggior parte delle persone concorda sul fatto che le soluzioni basate sul cloud siano più semplici a tutto tondo, ma probabilmente dovrai investire tempo ed energie nella formazione per facilitare un aggiornamento senza intoppi.

Personalizza le tue impostazioni

Uno dei veri vantaggi di una solida soluzione di gestione della stampa nel cloud è la possibilità di personalizzare le impostazioni di stampa dei singoli utenti’. In altre parole, controllo granulare totale per i tuoi responsabili IT. Agli utenti possono essere assegnati limiti di stampa, budget di stampa o diversi livelli di autorizzazione di sicurezza, a seconda delle esigenze dell'organizzazione.

Lavoro da remoto e produttività

Ah, l'elefante pigro e indisciplinato nella stanza. Non importa quanti studi (e ce ne sono molti) dimostrare che il lavoro da remoto migliora la produttività dei dipendenti, L'85% dei leader aziendali credere il contrario. Sembra una differenza inconciliabile che dovrà essere conciliata se si vuole che il lavoro a distanza/ibrido abbia qualche possibilità di sopravvivenza.

Per ora, vale la pena notare che la stampa remota sicuramente aumenta la produttività dei lavoratori, se non altro perché ora le persone possono svolgere più lavoro in meno tempo. Solo un altro motivo per fare il salto sulla nuvola. Contattaci oggi!