Come implementare la stampa cloud nel tuo medium business
Come implementare la stampa cloud nel tuo medium business
La stampa su cloud, come qualsiasi altro tipo di trasformazione digitale, richiede un'attenta pianificazione, altrimenti si tratta semplicemente di barattare una forma di caos organizzato con un'altra. Per le medie imprese, ciò significa generalmente garantire tre cose: scalabilità, sicurezza e integrazione con i sistemi esistenti. Questi sono i punti in cui molti progetti di migrazione al cloud falliscono.
E cosa intendiamo qui per ‘medio’? Bene, secondo Gartner , a ‘impresa di medie dimensioni’ è qualsiasi azienda con un fatturato compreso tra 50 e 1 miliardo di dollari e/o da 100 a 1000 dipendenti. In altre parole, hai superato la fase di avvio, ma non hai ancora conquistato il mondo –. Ti suona familiare?
In questo articolo esamineremo alcuni suggerimenti per implementare la stampa cloud nella tua azienda.
1. Scegli il Giusto soluzione di stampa cloud
La parte difficile qui è che le medie imprese spesso si trovano ad affrontare un scoraggiante mix di lavoro in loco e remoto, una potenziale configurazione multi-cloud, oltre a più sistemi operativi e dispositivi legacy. Sì, un po' un incubo. Quindi il primo passo per la stampa cloud è scegliere il Giusto fornitore di stampa cloud. Hai bisogno di una piattaforma indipendente dal dispositivo che funzioni con un'ampia gamma di dispositivi e si integri con la tua infrastruttura esistente. Punti bonus se è un piattaforma cloud-native . Quindi esci e fai le tue ricerche! Fai domande, ottieni preventivi e scopri quali sono le caratteristiche importanti per tuo Attività commerciale.
Imposta un'autenticazione utente robusta
La gente pensa che il cloud non sia sicuro, ma non è proprio vero. Non è sicuro solo se tu non riuscire a fare è sicuro. E quando si tratta di imprese di medie dimensioni, con più uffici e lavoratori remoti che entrano ed escono, la prima cosa di cui dovresti preoccuparti sono i controlli di accesso degli utenti. Qualsiasi migrazione di cloud print degna di questo nome necessita di metodi di autenticazione robusti come accesso singolo (SSO) tramite Active Directory o Microsoft Azure AD. Consigliamo anche un forte approccio multifattoriale utilizzando una combinazione di scorrere le carte , password, accessi biometrici e codici PIN.
Impostare controlli di accesso basati sui ruoli (RBAC)
Man mano che la tua attività cresce, e soprattutto man mano che sposti l'infrastruttura di stampa critica sul cloud, è fondamentale che i tuoi amministratori di sistema gestiscano Chi può stampare Che cosa. È qui che entrano in gioco i controlli di accesso basati sui ruoli (RBAC). La procedura migliore per la stampa su cloud è quella di impostare le autorizzazioni in base al ruolo o al reparto dell'utente. Ad esempio, il personale addetto al marketing potrebbe aver bisogno di stampare a colori, ma quello addetto alle finanze probabilmente no – quindi imposta semplicemente le autorizzazioni appropriate utilizzando il tuo software di gestione della stampa. È anche possibile limitare l'accesso a determinati MFD e dispositivi, il che aiuta a mantenere la sicurezza dei documenti. Non è necessario che l'intera azienda abbia accesso alle stampanti che gestiscono le buste paga, giusto?
Piano per l'implementazione scalabile della stampa
La crescita è ovviamente una buona cosa, ma può mettere a dura prova il tuo ambiente di stampa. Soprattutto per le medie imprese, che sono sempre a poche settimane da una fusione o da una ristrutturazione. Ecco perché è importante scegliere una soluzione di stampa cloud che possa adattarsi alla tua attività. Le cose a cui fare attenzione sono: quanto è facile integrare nuovi utenti? Che dire dell'aggiunta o della rimozione di stampanti? Avete un processo di installazione BYOD senza interruzioni? È possibile ampliare i server cloud senza apportare modifiche complesse all'infrastruttura? E per quanto riguarda la velocità della rete e i problemi di prestazioni? Uno dei vantaggi della stampa cloud è la sua intrinseca scalabilità, quindi la maggior parte dei fornitori dovrebbe essere piuttosto brava su questo punto. Ma è comunque qualcosa da tenere a mente.
Integrazione con la gestione dei dispositivi mobili (MDM) esistente
I dipendenti remoti e ibridi hanno bisogno di un accesso sicuro alla stampa dai loro dispositivi mobili, ma non è sempre facile in una grande azienda con più uffici e centinaia di dipendenti. Qualunque sia la soluzione di stampa cloud scelta, dovrebbe integrarsi con la soluzione MDM esistente. Cerca piattaforme che consentano agli amministratori di inviare le policy di stampa direttamente agli utenti’ smartphone, tablet e laptop oppure di distribuire i driver di stampa da una posizione centrale. Ciò garantisce controlli di accesso alla stampa sicuri e coerenti su tutti i dispositivi, anche quando il personale si trova al di fuori della rete dell'ufficio.
Ottimizza i tuoi costi con l'analisi della stampa
Semplificare la stampa per il personale è fantastico, ma sai a cosa porta, vero? Altra stampa. Questa è un'arma a doppio taglio. Da un lato, fantastico, il tuo ambiente di stampa cloud funziona senza intoppi e i dipendenti stanno acquistando. D'altro canto, i costi di stampa nel cloud tendono a crescere in modo incontrollato, almeno se non vengono monitorati. Come sempre, è qui che entra in gioco la tua soluzione di gestione della stampa. Assicurati di eseguire analisi di stampa in tempo reale per monitorare l'utilizzo tra i reparti, impostare quote di stampa e ottimizzare i comportamenti di stampa (il duplex automatico è un buon inizio). Esegui report regolari per monitorare le prestazioni del tuo sistema nel tempo – e tenere sotto controllo tali costi.