Mantenere insegnanti e studenti al sicuro con la stampa delle tue scuole
Mantenere insegnanti e studenti al sicuro con la stampa delle tue scuole
La sicurezza è sempre stata importante per le scuole. Ciò coinvolge aspetti come la sicurezza dei dati (che abbiamo trattato più in dettaglio qua qua ), ma anche il benessere fisico degli studenti, degli insegnanti e del personale.
Con il COVID ormai ormai alle spalle, dobbiamo riflettere sulla stampa e sul suo rapporto con la salute pubblica. Dopotutto, la stampa è uno degli ultimi punti di contatto fisici in un mondo digitale. Ne abbiamo ancora bisogno e dobbiamo farlo in sicurezza.
Quando si tratta di stampa, ci sono tre aree di interesse per proteggere la tua scuola:
Stampa senza contatto
Evitare la congestione della stampante
Abilitazione semplice per la stampa da casa
Ovunque ti trovi e ovunque lavori, gli amministratori di sistema hanno bisogno di strumenti per implementare misure di sicurezza in modo rapido e flessibile, a seconda delle esigenze individuali della loro scuola.
Caratteristiche di PaperCut come Trovami stampa e strumenti come Stampa sulla mobilità PaperCut spunterà tutti e tre questi requisiti di sicurezza. Ma diamo un'occhiata ad altre cose che puoi fare per rendere più sicuro l'ambiente di stampa della tua scuola.
Comprendere i rischi della sicurezza di stampa
I due grandi rischi legati alla stampa scolastica sono le violazioni dei dati e la trasmissione di germi presso l’MFD. Entrambi rappresentano un rischio per gli studenti e il personale ed entrambi richiedono soluzioni leggermente diverse. Se la tua scuola dispone di una stampante 3D, potrebbe esserci anche il rischio di ustioni, emissioni e particelle ultrafini. ( Stampa 3D è la sua particolare lattina di vermi a base di resina.)
L’importante è riconoscere che le sale stampa scolastiche e le MFD possono essere rischiose – il trucco è anticipare i rischi e mettere in atto misure di controllo.
Implementare pratiche di stampa sicure nelle scuole
La sicurezza informatica nelle scuole è piuttosto standard e immaginiamo che tu abbia già un team IT che monitora l'accesso alla rete. Ma non trascurare il tuo ambiente di stampa, soprattutto se utilizzi la stampa abilitata al cloud tramite Internet. È un ovvio vettore di attacco per gli hacker ed è una vulnerabilità comune nei sistemi scolastici, in particolare con centinaia di utenti, diversi dispositivi che volano ovunque e studenti che stampano da casa tramite il loro router WIFI.
Ecco alcuni suggerimenti per implementare pratiche di stampa sicure nelle scuole:
1. Implementare controlli di accesso. Per iniziare, è necessario limitare l'accesso alla stampa implementando sistemi di autenticazione utente. Preferibilmente ad ogni passaggio – creazione di lavori di stampa E comunicato stampa. Ciò garantisce che solo gli studenti e il personale autorizzati possano accedere alle risorse di stampa.
2. Insegna le basi. Ha senso in una scuola, vero? Un ambiente di stampa è sempre sicuro quanto i suoi utenti, quindi assicurati che studenti e personale siano tutti formati su pratiche di stampa sicure. Ciò include la sicurezza dei dati E sicurezza fisica. Realizza poster per la tua sala stampa con semplici puntini che gli studenti possono seguire.
3. Utilizzare quote di stampa. Questo è un buon consiglio per diversi motivi (non ultimo il costo!) ma è anche una pratica misura di sicurezza. Le quote di stampa aiutano a prevenire la stampa eccessiva, riducendo il rischio che informazioni sensibili vengano lasciate incustodite presso l'MFD. È inoltre possibile istruire studenti e personale per ridurre al minimo i lavori di stampa non necessari.
4. Pensa al digitale. È una buona idea promuovere l'uso dei documenti digitali ovunque sia possibile. Ciò potrebbe significare investire in alcuni strumenti di collaborazione digitale, come Slack o Google Classroom. A volte sarà necessaria la stampa, ma per tutto il resto è probabile che tu possa semplicemente utilizzare un'app.
Migliorare la sicurezza della stampa tramite software di gestione della stampa
In che modo il software di gestione della stampa contribuisce alla sicurezza della stampa? Alcuni modi. Il software di gestione della stampa consiste nell'ottenere il controllo sul flusso di lavoro di stampa. E più controllo hai, più puoi alleviare i rischi della stampa scolastica – sia quella digitale E il fisico.
Ecco come la gestione della stampa può rendere più sicura la stampa scolastica:
1. Rilascio di stampa senza tocco. In un mondo post-COVID, rilascio di stampa sicuro senza tocco è più importante che mai. I touchpad MFD sono un enorme vettore per la trasmissione dei germi – basta pensare a quante dita li toccano ogni giorno – quindi troviamo un modo migliore. Con il software di gestione della stampa, è possibile rilasciare i lavori in modo sicuro utilizzando una scheda di scorrimento, un rilascio di stampa mobile o terminali di rilascio rapido. Molto più pulito.
2. Evitare la congestione presso l'MFD. Con un software di gestione della stampa, come PaperCut, puoi implementare bilanciamento del carico per distribuire i tuoi lavori di stampa. Ciò aiuta a evitare che i lavori di stampa intasino una singola macchina o gruppi che si riuniscono attorno allo stesso MFD. Il bilanciamento del carico della stampante può essere eseguito manualmente, con ogni utente che sceglie una stampante gratuita, oppure automaticamente tramite Stampa Find-Me .
3. Stampa da casa dove puoi. È possibile utilizzare PaperCut Pocket o PaperCut Hive per tenere traccia della stampa sul posto di lavoro E a casa. È facile da configurare e richiede solo che l'app mobile rilasci le stampe domestiche.
La sicurezza della stampa nelle scuole non è una cosa statica. Dovrebbe cambiare in base alle esigenze dell'organizzazione e alle ultime tendenze nella tecnologia di stampa. Pertanto è bene prendere l'abitudine alla valutazione continua. Gli audit annuali sono buoni, ma i controlli trimestrali o mensili sono ancora migliori. Puoi leggere di più sull'audit di stampa qua qua, ma in sostanza dovresti controllare: quanto stampano i tuoi utenti, se stampano in modo efficiente o meno, quanto ti costa e cosa (se possibile) puoi fare per rendere più sicuro il tuo ambiente di stampa. Contattaci oggi stesso!