Stampa universitaria: stampa sicura in un panorama BYOD

La stampa universitaria comporta delle sfide. Se hai mai gestito una rete di stampa universitaria, saprai di cosa stiamo parlando. Problemi di sicurezza. Diversi gruppi di utenti. Stampa cloud fuori controllo. Stress stagionale del server. Stampanti tradizionali sparse in un enorme campus.

Ecco perché le piattaforme di gestione della stampa e Bring Your Own Device (BYOD), dove studenti e personale possono utilizzare i propri laptop, tablet e telefoni per connettersi alle stampanti, sono diventate così popolari tra i team IT delle università: risolvono il problema della sicurezza della stampa nei campus.

Distribuire un sistema di gestione della stampa basato su cloud

Iniziamo dalle basi: un sistema di gestione della stampa basato sul cloud. Ciò consentirà agli amministratori di sistema di avere un controllo centralizzato sull'intera rete, compresi tutti i dispositivi BYOD. Una dashboard, un punto di verità, funzionalità di stampa completamente remote e ibride.

Abbiamo già parlato (molto) della stampa cloud, ma due cose spiccano per la stampa universitaria.

Innanzitutto, desideri abilitare l'autenticazione tramite il tuo Servizi di directory esistenti (AD, LDAP o Azure AD a seconda dell'infrastruttura e dei sistemi operativi esistenti). In secondo luogo, è possibile configurare servizi come Stampa Find-Me , in modo che gli utenti possano inviare i propri lavori a un'unica coda di stampa, indipendentemente dal fatto che si trovino o meno nel campus, e rilasciarli dalla stampante più vicina.

Integrazione con University Directory Services per l'autenticazione

Ne abbiamo parlato sopra, ma è il gold standard della sicurezza delle stampe nei campus. L'integrazione delle directory garantisce che solo gli utenti autorizzati possano accedere alla rete di stampa. Tiene traccia anche dell'utilizzo, in modo da poter iniziare a mappare l'attività di stampa tra utenti, reparti e dispositivi (che è dove quote di stampa entrare in gioco).

Utilizza LDAP o SSO per integrarti con sistemi come Microsoft Azure AD o Google Workspace. Configura le tue stampanti in modo che richiedano l'autenticazione tramite credenziali universitarie (ad esempio numeri di studenti, password o badge identificativi) e sfrutta i criteri di gruppo per definire autorizzazioni specifiche dell'utente, come quote di stampa o accesso alla stampa a colori.

Imposta la segmentazione sicura di WIFI e VLAN

La migliore pratica per la sicurezza del campus è solitamente quella di isolare il traffico di stampa sulla propria rete. Ciò limita le conseguenze di qualsiasi potenziale violazione. Quindi, come funziona in pratica?

Bene, puoi iniziare richiedendo ai dispositivi BYOD di connettersi tramite una rete WIFI dedicata al campus, indipendentemente dal fatto che appartengano a studenti, docenti o ospiti. Segmentare la rete stessa utilizzando VLAN separate, ciascuna assegnata a un tipo specifico di traffico, come dispositivi degli studenti, dispositivi dei docenti, stampanti e dispositivi IoT.

In questo modo i tuoi servizi di stampa vengono isolati dal traffico dati generale. Infine, è possibile utilizzare firewall ed elenchi di controllo degli accessi (ACL) per limitare l'accesso ai server di stampa, in modo che possano essere utilizzati solo da dispositivi autenticati. In questo modo ti aiuterai a rimanere conforme a qualsiasi legislazione sulla privacy dei dati, come GDPR o FERPA.

Abilita la stampa mobile con app sicure

Con BYOD cerchi sempre di bilanciare facilità d'uso e sicurezza. Utilizzo di app di stampa per dispositivi mobili, come Stampa sulla mobilità PaperCut , consente agli utenti di accedere facilmente alla rete di stampa, caricare documenti e regolare le impostazioni di stampa al volo.

Combina questo con rilascio sicuro della stampa , in modo che solo gli utenti autorizzati possano rilasciare lavori di stampa presso l'MFD e si disponga di un sistema di stampa remoto crittografato end-to-end, gestito centralmente e facile da usare. L'inserimento di nuovi utenti è semplice come stabilire le loro credenziali universitarie e quindi consentire loro di installare l'app sul proprio dispositivo BYOD. Lavoro fatto!

Sfrutta la tecnologia IoT

In un mondo ideale, è meglio pensare alle stampanti multifunzione (MFD) come Dispositivi edge IoT , il che significa enfatizzare la protezione degli endpoint e il monitoraggio in tempo reale. Con i nuovi modelli di stampante, è possibile utilizzare Lettori di carte abilitati all'IoT come RFID o NFC per l'autenticazione degli ID degli studenti e del personale.

Questi possono essere integrati tramite app di gestione della stampa, come PaperCut, per l'autenticazione senza contatto. C'è anche la crescente possibilità di scanner biometrici in cui è richiesta la stampa ad alta sicurezza.

Infine, esaminiamo il monitoraggio in tempo reale abilitato all’IoT, che rappresenta un’ottima misura di sicurezza proattiva. Le stampanti possono essere dotate di sensori IoT per monitorare i modelli di utilizzo e rilevare attività di stampa insolite. Combina questo con segnalazione automatizzata degli errori , e puoi individuare rapidamente i problemi non appena si presentano.

Questo tipo di rilevamento proattivo delle minacce è fondamentale. Le stampanti connesse all'IoT trasmettono continuamente dati operativi e di sicurezza a sistemi di monitoraggio centralizzati. Gli avvisi vengono quindi attivati in tempo reale, in modo che i tuoi amministratori di sistema possano agire immediatamente. Dovrai tenere conto della protezione degli endpoint IoT per ridurre i rischi di accesso non autorizzato o manomissione del dispositivo.

Rimani conforme

Le leggi sulla protezione dei dati e sulla privacy a cui sei soggetto dipenderanno dalla regione in cui operi. Ma la maggior parte dei sistemi normativi ha alcune cose in comune: trattamento sicuro dei dati personali, archiviazione sicura e trasmissione sicura.

Ad esempio, il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) europeo impone alle università di prestare molta attenzione a aspetti quali i registri degli studenti, le informazioni sui docenti e i dati di ricerca. E quando si stampa in tutti i campus su migliaia di dispositivi BYOD, non è sempre facile rispettare le normative.

Ecco perché un software di gestione della stampa compatibile con BYOD è così importante. Elimina ogni dubbio sulla conformità normativa.

Autenticazione utente: Le soluzioni di stampa BYOD impongono l'autenticazione sicura dell'utente (solitamente con carte d'identità o codici PIN) per garantire che solo gli utenti autorizzati possano stampare documenti sensibili.

Crittografia dei dati: I lavori di stampa dai dispositivi BYOD devono essere crittografati durante la trasmissione per impedire intercettazioni o accessi non autorizzati.

Percorsi di audit: La registrazione e la rendicontazione complete dell'attività di stampa forniscono una chiara traccia di controllo, dimostrando la responsabilità per la gestione dei dati.

Politiche di conservazione: L'eliminazione automatica dei lavori di stampa completati dal server di stampa garantisce il rispetto dei principi di minimizzazione dei dati.

Crittografia end-to-end

Le università effettuano molte stampe riservate – voti degli studenti, compiti, informazioni finanziarie, registri, ecc.–, quindi la crittografia end-to-end è una necessità fondamentale, soprattutto se si desidera mantenere la conformità dei dati a norme come il GDPR. I lavori di stampa dovrebbero essere crittografati durante il trasporto E a riposo utilizzando protocolli sicuri come HTTPS, IPPS o SSL/TLS, presupponendo che siano compatibili con tutti i dispositivi legacy di cui potresti disporre.

Puoi leggere di più sulla crittografia integrata di PaperCut’s qua qua , ma in generale, soprattutto in ambienti misti, consigliamo di distribuire IPPS con PaperCut Mobility Print.

Sfrutta l'analisi

Analisi di stampa sono il superpotere del tuo reparto IT, soprattutto in ambienti BYOD complessi. Ti offrono piena visibilità e controllo su tutto, dai modelli individuali degli utenti all'utilizzo del toner in base al reparto. Gli strumenti di analisi della stampa possono tenere traccia di parametri quali il numero di lavori di stampa nel campus, le pagine stampate per utente o dipartimento, i tassi di utilizzo delle stampanti e i tipi di documenti stampati (monofacciali o bifacciali, ad esempio).

Ciò consente all'IT di individuare rapidamente le stampanti sottoutilizzate (o sovrautilizzate), consentendo un migliore bilanciamento del carico e una migliore ridistribuzione. Lo stesso vale per i dipartimenti ad alto utilizzo, che potrebbero aver bisogno di quote di stampa o di politiche applicate, o addirittura di formazione sulla sostenibilità e sulla gestione dei rifiuti.

Identificando queste inefficienze – troppa stampa monofacciale, troppa stampa a colori, troppi lavori di stampa non ritirati e la stampa di cose non essenziali – puoi risparmiare denaro e creare il tuo ambiente di stampa molto più sostenibile .

È una situazione vantaggiosa per tutti.