Quali funzionalità dovrei cercare in una soluzione di gestione della stampa?

La cosa peggiore che puoi fare, dal punto di vista aziendale, è sposare la prima soluzione di gestione della stampa che ti offre un caffè. Esistono decine di piattaforme di gestione della stampa, tutte dotate di punti di forza e di debolezza, pro e contro. Devi fare domande – un molto di domande – confronta le quotazioni e tieni conto di una serie di requisiti prima di assumere un impegno serio.

Ecco alcune funzionalità che dovresti esplorare prima di affidarti a un fornitore di servizi di gestione della stampa.

Un'interfaccia intuitiva

Questo è un aspetto sottovalutato della gestione della stampa. Se nessuno può farlo correttamente utilizzo la tua piattaforma geniale, non sta facendo alcun bene (né ti fa risparmiare denaro).

Un'interfaccia intuitiva per la gestione della stampa semplifica la configurazione e le operazioni quotidiane, riducendo la curva di apprendimento per il personale IT e gli utenti finali. Dovrebbe offrire dashboard e controlli facili da navigare, semplificare l'amministrazione, garantendo un'implementazione fluida e una manutenzione continua dell'ambiente di stampa senza una formazione approfondita.

Quindi, come fai a sapere se qualcosa è facile da usare? Bisogna provarlo davvero e metterci all'opera. Abbiamo costruito un intera suite di demo , così il tuo team può controllare la nostra interfaccia Prima lasciando cadere un mucchio di soldi. Intelligente, eh?

Gestione centralizzata della stampa

La gestione della stampa senza controllo centralizzato è come un software di contabilità che non può aiutare con le tasse. Lo scopo principale di una piattaforma di gestione della stampa è consentire agli amministratori di sistema di gestire tutte le attività di stampa da uno posizione.

Che si tratti di gestire stampanti tra dipartimenti o uffici globali, un approccio unificato migliora la visibilità, semplifica l’applicazione delle politiche e consente un’allocazione efficiente delle risorse in tutta l’organizzazione. Attività come: distribuzione dei driver, risoluzione dei problemi, automazione delle code di stampa, aggiornamenti del firmware, monitoraggio dei materiali di consumo – tutto dovrebbe tornare alla dashboard di gestione della stampa.

Funzionalità di sicurezza per proteggere i dati sensibili

Una solida sicurezza di stampa non è negoziabile quando si fa un giro per negozi. Se il venditore non riesce a parlare di sicurezza, inventa una scusa educata e vattene via. Per le piattaforme di gestione della stampa, cercate soluzioni che offrano almeno la crittografia dei dati, l'autenticazione degli utenti e un rilascio sicuro della stampa.

Queste funzionalità aiutano a prevenire accessi non autorizzati, proteggere documenti riservati e garantire la conformità alle normative sulla protezione dei dati come GDPR e/o HIPAA. Puoi anche chiedere informazioni su strumenti di sicurezza più avanzati, come filigrana digitale , revisione della stampa , e supporto hardware biometrico .

Stampa il monitoraggio e la rendicontazione dei lavori

Gli strumenti di reporting dettagliati sono il pane quotidiano per la gestione della stampa. Forniscono approfondimenti su Chi sta stampando, Che cosa è in fase di stampa e Quando ogni lavoro avviene. Questa visibilità aiuta a identificare pratiche dispendiose, rilevare anomalie e creare responsabilità, consentendo al contempo all'IT di perfezionare le policy di stampa e migliorare l'utilizzo delle risorse. È utile anche quando i revisori chiamano, consentendoti di estrarre istantaneamente registri dettagliati dell'intera cronologia di stampa.
Ecco un lista ristretta solo di alcune delle cose che vale la pena monitorare.

Strumenti di gestione e riduzione dei costi

Ancora una volta, se la tua soluzione di gestione della stampa non ti fa risparmiare denaro in modo misurabile, è ancora una soluzione o solo un altro software inutile?

Una gestione efficace della stampa offre strumenti pratici di controllo dei costi come l'utente quote , regole di stampa , e analisi dell'utilizzo . Limitando le stampe non necessarie e promuovendo comportamenti responsabili, le aziende possono ridurre significativamente nel tempo le spese relative alla stampa.
Parlando aneddoticamente, abbiamo aiutato alcune aziende a risparmiare fino al 70% sui costi di stampa. Come va per il ROI?

"A proposito di aneddoti, abbiamo aiutato alcune aziende a risparmiare fino al 70% sui costi di stampa. Come va per il ROI? citazione qui "

Compatibilità con una gamma di dispositivi

Non c'è niente di peggio che firmare un contratto con un fornitore di servizi di gestione della stampa e scoprire —sorpresa!— che la piattaforma non è compatibile nemmeno con metà della tua flotta. Un'ampia compatibilità garantisce che qualunque soluzione tu scelga funzioni perfettamente con gli MFD, i dispositivi e i vari sistemi operativi esistenti.

Questa flessibilità compatibile evita il temuto vincolo con il fornitore, supporta ambienti diversi e riduce la necessità di costose sostituzioni hardware. E non dimenticare la compatibilità con cose come Active Directory (AD) e terzi API di integrazione .

Puoi eseguire i dispositivi supportati da PaperCut’s qua qua .

Integrazione cloud per la gestione remota della stampa

Abbiamo ampiamente trattato il vantaggi della stampa cloud Prima. Per farla breve, ci sono molto. La gestione della stampa basata su cloud supporta la forza lavoro ibrida e remota consentendo agli utenti e ai team IT di gestire e monitorare i lavori di stampa da qualsiasi posizione e (idealmente) da qualsiasi dispositivo.

Questa flessibilità aumenta la produttività e garantisce servizi di stampa coerenti, indipendentemente dalla presenza fisica dell'utente. Per ulteriori suggerimenti sugli ambienti di lavoro remoti e ibridi, dai un'occhiata a questo articolo .

Gestione automatizzata del conducente per facilitare la manutenzione

Questo è uno di quei vantaggi nascosti che non interessano agli utenti, ma ai tuoi amministratori di sistema sicuramente Fare. I tempi dell'impiego dei conducenti manuali sono finiti e nessuno versa molte lacrime.

Distribuzione e aggiornamento automatizzati dei driver della stampante consente di risparmiare tempo IT e garantisce che i dispositivi eseguano sempre le versioni più recenti. Grande vittoria proprio lì. Ciò (a sua volta) riduce gli errori, riduce al minimo i tempi di inattività ed elimina il fastidio delle installazioni manuali sui computer degli utenti. Torniamo al controllo centralizzato di cui abbiamo parlato prima: automatizzando la distribuzione dei driver, si crea contemporaneamente un ambiente di stampa coerente e aggiornato su tutti i dispositivi.

Molto meglio che spegnere gli incendi dei biglietti come un pazzo.

Scalabilità e potenziale di crescita

Un'altra domanda importante che dovresti porre a un fornitore di servizi di gestione della stampa è: Questa piattaforma può scalare , e come? I sistemi di gestione della stampa scalabili consentono l'espansione aziendale senza sforzo. Che si tratti di aggiungere nuovi utenti, stampanti o sedi, cerca una soluzione in grado di adattarsi al volo senza grandi cambiamenti infrastrutturali, supportando la crescita a lungo termine con interruzioni minime.

Questo È tecnicamente possibile con infrastrutture di stampa fisiche, come server di stampa in loco, ma diventa molto più semplice (ed economico) una volta che inizia a parlare di cloud .

Caratteristiche di sostenibilità

La sostenibilità potrebbe sembrare una cosa piacevole da avere, o qualcosa da menzionare in un secondo momento, ma considerando che l'impiegato medio si arrende 10.000 pagine all'anno , qualsiasi cosa tu possa fare per ridurre quel numero ti farà risparmiare un sacco di soldi.

Le stampanti ad alta efficienza energetica da sole possono risparmiare il 30% sui costi energetici fin da subito. Le aziende attente all’ambiente dovrebbero cercare strumenti che incoraggino la stampa duplex, monitorino il consumo di carta e forniscano rapporti sull’utilizzo ecologici. Queste funzionalità aiutano a ridurre gli sprechi, a ridurre il consumo energetico e ad allineare le pratiche di stampa agli obiettivi di sostenibilità – ottime per i report ESG annuali!

Come puoi vedere, scegliere la giusta soluzione di gestione della stampa non significa solo spuntare delle caselle, ma trovare una piattaforma che si adatti perfettamente alla tua attività (senza tenere in ostaggio il tuo budget). Fai domande difficili, testa l'interfaccia e non accontentarti di campanelli e fischietti che non userai mai.

Le giuste funzionalità possono far risparmiare tempo, denaro e non pochi grattacapi. Scegli con saggezza e il tuo io futuro (e il tuo team IT) ti ringrazieranno.