10 manieren om printbeheer te gebruiken om uw CO2-voetafdruk te verkleinen

Het verkleinen van de CO2-voetafdruk van uw organisatie gaat niet alleen over het verminderen van energieverbruik. Het gaat ook over slim beheer van hulpbronnen (en misschien ook over het besparen van een paar euro op de winst).

En weinig gebieden zijn zo rijp voor optimalisatie als printen . Vooral als je bedenkt dat inkjetprinters ongeveer 5 gram CO2 per geprinte pagina produceren (6 gram voor laserprinters). Dat klinkt weinig, maar een gemiddelde werknemer print 10.000 pagina's per jaar, dus die grammen tellen snel op. Een A4-kleurenbrochure van 96 pagina's, gedrukt in lithodruk, met een oplage van 20.000 exemplaren, produceert bijvoorbeeld ongeveer 20 ton CO2 .

Dus, hoe kan printmanagementsoftware u helpen uw CO2-voetafdruk te verkleinen? Laten we eens kijken.

Afdrukquota's en gebruikersgebaseerde rollen

Een van de gemakkelijkste manieren om onnodig printen tegen te gaan, is door quota's en beperkingen in te stellen die zijn afgestemd op gebruikersrollen. Met andere woorden: laat mensen niet zomaar printen wat ze willen. Marketingafdelingen hebben bijvoorbeeld mogelijk hogere printlimieten voor kleurenprints nodig, terwijl administratieve teams met zwart-wit kunnen volstaan. Door de rechten af te stemmen op de werkelijke behoeften , in plaats van een papierarme vrije markt, kunnen organisaties overmatig printen verminderen zonder essentiële workflows te blokkeren. We hebben printregels en quota's hier uitgebreider besproken.

Stel zwart-witafdrukken in als standaard

Standaard afdrukbeleid is belangrijk. Onveranderd zullen gebruikers altijd enkelzijdige documenten in volledige, schitterende kleur afdrukken. Waarom? Nou, omdat het kan. Door zwart-wit en dubbelzijdig afdrukken als standaard in te stellen via uw afdrukbeheersoftware (of iets zoals Active Directory Group Policies of MDM-profielen) kunt u het papier- en tonerverbruik aanzienlijk verminderen. Zwart-wit afdrukken verbruikt over het algemeen aanzienlijk minder energie en inkt dan kleurenafdrukken, dus u boekt kleine winst met elke pagina.

Volg en rapporteer over printgebruik voor duurzaamheidsstatistieken

Wat gemeten wordt, wordt geoptimaliseerd, toch? Printmanagementtools bieden dashboards en rapporten die laten zien wie wat, wanneer en hoeveel print. Deze inzichten helpen organisaties hun milieu-impact te monitoren en aan te tonen dat ze voldoen aan interne of externe duurzaamheidsafspraken. In één oogopslag ziet u hoeveel toner u verbruikt, hoeveel pagina's er dit kwartaal zijn geprint en welke gebruikers de meeste resources verbruiken.

Professionele tip: maak maandelijkse duurzaamheidsrapporten met trends, CO2-reducties en team-tot-teamanalyses. Transparantie en verantwoording staan hierbij centraal!

Taken omleiden naar energiezuinige printers

Niet alle printers zijn gelijk. Zeker niet als je rekening houdt met hoge volumes en commercieel printen op ondernemingsniveau. Sommige zijn ontworpen voor een laag energieverbruik en hoge efficiëntie, terwijl andere energieverslindende monsters zijn die altijd meer, meer, meer willen. Een slim printbeheersysteem kan taken omleiden naar groenere apparaten op basis van de huidige beschikbaarheid en gebruiksbelasting, en zo zowel snelheid als duurzaamheid optimaliseren. Het is een goed idee om energiezuinige printers in je printerpark te identificeren en te labelen, en vervolgens regels in te stellen om grote taken tijdens piekuren naar deze apparaten te routeren.

Implementeer beveiligde afdrukvrijgave

Kent u de ergste soort printopdracht? De opdracht die nooit wordt opgehaald. Niet-opgehaalde printopdrachten zijn een stille bron van kantoorverspilling. Volgens sommige schattingen wordt 14% tot 30% van alle opdrachten nooit opgehaald. Veilige printopdrachten vereisen dat gebruikers zich authenticeren met een badge, pincode of biometrische login op het apparaat voordat de opdracht wordt afgedrukt, zodat er niets wordt afgedrukt tenzij het echt nodig is. U kunt veilige printopdrachten ook combineren met sessietime-outs , zodat niet-afgedrukte opdrachten na een bepaalde tijd uit de wachtrij worden verwijderd.

Automatische slaapstanden en energiebeheer

Laten we eerlijk zijn: uw printerpark hoeft niet om 3 uur 's nachts online en actief te zijn. Printapparaten die 's nachts of tijdens inactieve periodes aan blijven staan, verbruiken veel energie. En dat is allemaal verspilde energie. Met gecentraliseerde energiebeheerinstellingen kunnen systeembeheerders ervoor zorgen dat apparaten tijdens daluren in de spaarstand of slaapstand gaan. U wilt deze uiteraard 's avonds en in het weekend plannen, met protocollen om printers op afstand te activeren als er tijdens deze tijden taken in de wachtrij komen te staan. Bekijk ook: platform time-outinstellingen .

Promoot digitale alternatieven

We hebben allemaal wel eens gehoord: "Deze vergadering had een e-mail kunnen zijn." Nou, soms geldt hetzelfde voor printen. Niet elk document hoeft fysiek te bestaan. En soms is de beste manier om duurzaam te printen, helemaal niet te printen. Moderne printmanagementsystemen kunnen taken onderscheppen en digitale alternatieven voorstellen, zoals PDF-voorbeelden, digitale ondertekening of gedeelde mappen (indien van toepassing). Je kunt zelfs pop-upberichten aan je printstroom toevoegen met de vraag: "Moet je dit echt printen?"

Consolideer printers in gedeelde hubs

Te veel kantoren gebruiken nog steeds een model met één printer per bureau, wat leidt tot onderbenutte, energie-inefficiënte apparaten. De tijd dat iedereen een eigen printer nodig had, is allang voorbij. Consolidatie naar gedeelde printhubs – netwerkapparaten die hele afdelingen of verdiepingen bedienen – vermindert de inactieve tijd, vermindert de onderhoudsbehoefte en verbetert de algehele efficiëntie van apparaten. Dus hoe kom je erachter welke apparaten nodig zijn en welke veilig verwijderd kunnen worden? Daar komen printanalyse en gefaseerde uitfasering om de hoek kijken, waarbij apparaten die te weinig worden gebruikt geleidelijk worden afgedankt.

BYOD en mobiel printen mogelijk maken

BYOD (Bring Your Own Device) en mobiel printen kunnen hardwarekosten verlagen, maar wanneer ze niet goed worden beheerd, leiden ze vaak tot meerdere driverinstallaties en redundante printwachtrijen. Dat is iets wat IT-teams actief moeten vermijden. Cloudgebaseerde of driverloze printoplossingen stellen medewerkers in staat om veilig te printen zonder uw infrastructuur (en uw CO2-voetafdruk) te belasten. Probeer universele printprotocollen te implementeren, zoals IPP Everywhere, of implementeer een cloudgebaseerde printserver die intelligente taakroutering aankan.

Probeer widgets voor koolstoftracking

Net zoals we geneigd zijn om langzamer te rijden op de weg wanneer een verkeersbord onze werkelijke snelheid aangeeft, printen gebruikers minder wanneer ze zich bewust zijn van hun werkelijke CO2-voetafdruk. Door gebruikers de milieukosten van hun acties te laten zien, kan gedragsverandering worden gestimuleerd. Printbeheerplatformen kunnen widgets of pop-ups integreren die de geschatte CO2-impact, het papierverbruik en zelfs het geschatte aantal bomen dat voor een bepaalde printopdracht wordt geconsumeerd, weergeven. Probeer het eens uit en houd de resultaten bij.