Op welke functies moet ik letten bij een printbeheeroplossing?
Het ergste wat je vanuit zakelijk oogpunt kunt doen, is trouwen met de eerste de beste printmanagementoplossing die je een kop koffie geeft. Er zijn tientallen printmanagementplatforms op de markt, en ze hebben allemaal hun sterke en zwakke punten, plus- en minpunten. Je moet vragen stellen – heel veel vragen – offertes vergelijken en rekening houden met een aantal vereisten voordat je een serieuze verbintenis aangaat.
Hieronder staan een aantal functies die u moet overwegen voordat u een leverancier voor printbeheer kiest.
Een gebruiksvriendelijke interface
Dit is een onderschat aspect van printmanagement. Als niemand je fantastische platform goed kan gebruiken , levert het je niets op (en bespaar je er ook geen geld mee).
Een intuïtieve interface voor printbeheer vereenvoudigt uw installatie en dagelijkse werkzaamheden en verkort de leercurve voor IT-personeel en eindgebruikers. De interface moet gebruiksvriendelijke dashboards en bedieningselementen bieden die het beheer stroomlijnen, wat zorgt voor een soepele implementatie en continu onderhoud van de printomgeving zonder uitgebreide training.
Dus, hoe weet je of iets gebruiksvriendelijk is? Je moet het gewoon zelf uitproberen en ermee aan de slag gaan. We hebben een hele reeks demo's gebouwd, zodat je team onze interface kan uitproberen voordat ze er een berg geld aan uitgeven. Slim, toch?
Gecentraliseerd afdrukbeheer
Printbeheer zonder centrale controle is als boekhoudsoftware die niet kan helpen met belastingen. Het hele doel van een printbeheerplatform is om systeembeheerders in staat te stellen alle printactiviteiten vanaf één locatie te beheren.
Of u nu printers beheert in verschillende afdelingen of vestigingen wereldwijd, een uniforme aanpak verbetert de zichtbaarheid, vereenvoudigt de beleidshandhaving en maakt efficiënte toewijzing van resources binnen de organisatie mogelijk. Taken zoals driverimplementatie, probleemoplossing, automatisering van printwachtrijen, firmware-updates en het bijhouden van verbruiksartikelen – alles komt terug in uw printbeheerdashboard.
Beveiligingsfuncties om gevoelige gegevens te beschermen
Robuuste printbeveiliging is een must als je aan het rondkijken bent. Als de verkoper niet over beveiliging kan praten, verzin dan een beleefd excuus en ga weg. Zoek voor printbeheerplatforms naar oplossingen die minimaal data-encryptie, gebruikersauthenticatie en veilige printvrijgave bieden.
Deze functies helpen ongeautoriseerde toegang te voorkomen, vertrouwelijke documenten te beschermen en te voldoen aan regelgeving inzake gegevensbescherming zoals de AVG en/of HIPAA. U kunt ook vragen stellen over geavanceerdere beveiligingstools, zoals digitale watermerken , afdrukcontrole en ondersteuning voor biometrische hardware .
Tracking en rapportage van afdruktaken
Gedetailleerde rapportagetools zijn uw broodnodige hulpmiddel voor printmanagement. Ze bieden inzicht in wie er print, wat er wordt geprint en wanneer elke taak wordt uitgevoerd. Deze zichtbaarheid helpt bij het identificeren van verspilling, het detecteren van afwijkingen en het creëren van verantwoording, terwijl IT tegelijkertijd het printbeleid kan verfijnen en het resourcegebruik kan verbeteren. Het is ook handig wanneer de auditors langskomen, zodat u direct gedetailleerde logs van uw volledige printgeschiedenis kunt opvragen.
Hieronder volgt een korte lijst met enkele zaken die de moeite waard zijn om bij te houden.
Hulpmiddelen voor kostenbeheer en kostenbesparing
Als uw oplossing voor afdrukbeheer u geen meetbare kosten bespaart, is het dan nog steeds een oplossing of gewoon weer een stuk nutteloze software?
Effectief printbeheer biedt praktische tools voor kostenbeheersing, zoals gebruikersquota 's , printregels en gebruiksanalyses . Door onnodig printen te beperken en verantwoord gedrag te bevorderen, kunnen bedrijven hun printgerelateerde uitgaven op de lange termijn aanzienlijk verlagen.
We hebben, anekdotisch gesproken, sommige bedrijven geholpen tot wel 70% te besparen op hun printkosten. Hoe is dat qua ROI?
"Anekdotisch gesproken hebben we sommige bedrijven geholpen tot wel 70% te besparen op hun printkosten. Hoe is dat qua ROI? Zie hier de bron."
Compatibiliteit met een reeks apparaten
Er is niets erger dan een contract tekenen met een leverancier van printbeheer en er vervolgens achter komen – verrassing! – dat het platform niet eens compatibel is met de helft van uw printerpark. Brede compatibiliteit zorgt ervoor dat welke oplossing u ook kiest, deze naadloos werkt met bestaande MFD's, apparaten en diverse besturingssystemen.
Deze compatibele flexibiliteit voorkomt de gevreesde vendor lock-in, ondersteunt diverse omgevingen en vermindert de noodzaak voor kostbare hardwarevervangingen. En vergeet de compatibiliteit met zaken als Active Directory (AD) en integratie-API's van derden niet.
De door PaperCut ondersteunde apparaten kunt u hier bekijken.
Cloudintegratie voor extern afdrukbeheer
We hebben de voordelen van cloudprinten al uitgebreid besproken. Om een lang verhaal kort te maken: er zijn er veel . Cloudgebaseerd printbeheer ondersteunt hybride en externe werknemers door gebruikers en IT-teams in staat te stellen printopdrachten te beheren en te monitoren vanaf elke locatie en (idealiter) elk apparaat.
Deze flexibiliteit verhoogt de productiviteit en garandeert consistente printservices, ongeacht de fysieke aanwezigheid van een gebruiker. Lees dit artikel voor meer tips over externe en hybride werkomgevingen.
Geautomatiseerd bestuurdersbeheer voor eenvoudig onderhoud
Dit is een van die verborgen voordelen waar gebruikers niet om geven, maar uw systeembeheerders wel . De tijd van handmatige driverimplementatie is voorbij en niemand heeft er veel om gehuild.
Geautomatiseerde implementatie en updates van printerdrivers besparen IT-medewerkers tijd en zorgen ervoor dat apparaten altijd de nieuwste versies gebruiken. Een enorme winst. Dit vermindert fouten, minimaliseert downtime en elimineert de rompslomp van handmatige installaties op gebruikersapparaten. Het komt terug op het gecentraliseerde beheer dat we eerder noemden: door de implementatie van drivers te automatiseren, creëert u tegelijkertijd een consistente, up-to-date printomgeving op alle apparaten.
Veel beter dan als een gek kaartjes te blussen.
Schaalbaarheid en groeipotentieel
Een andere belangrijke vraag die u een leverancier van printbeheer moet stellen, is: kan dit platform schalen , en hoe? Schaalbare printbeheersystemen kunnen moeiteloos bedrijfsuitbreidingen opvangen. Of u nu nieuwe gebruikers, printers of locaties toevoegt, zoek naar een oplossing die zich direct kan aanpassen zonder grote infrastructuurwijzigingen en die groei op lange termijn ondersteunt met minimale verstoring.
Technisch gezien is dit mogelijk met een fysieke printinfrastructuur, zoals on-site printservers, maar het wordt een stuk eenvoudiger (en goedkoper) zodra we het over de cloud hebben .
Duurzaamheidskenmerken
Duurzaamheid lijkt misschien een leuk extraatje of iets om bijzaak van te maken, maar als je bedenkt dat een gemiddelde kantoormedewerker 10.000 pagina's per jaar verwerkt, kun je met alles wat je kunt doen om dat aantal te verminderen, veel geld besparen.
Energiezuinige printers alleen al kunnen u direct 30% besparen op uw energiekosten . Milieubewuste bedrijven zouden tools moeten zoeken die dubbelzijdig printen stimuleren, het papierverbruik monitoren en milieuvriendelijke gebruiksrapporten genereren. Deze functies helpen afval te verminderen, het energieverbruik te verlagen en printpraktijken af te stemmen op duurzaamheidsdoelen – ideaal voor de jaarlijkse ESG-rapporten!
Zoals u ziet, gaat het bij het kiezen van de juiste oplossing voor printbeheer niet alleen om het afvinken van de juiste criteria, maar om het vinden van een platform dat perfect bij uw bedrijf past (zonder uw budget te belasten). Stel de lastige vragen, test de interface en neem geen genoegen met toeters en bellen die u nooit zult gebruiken.
De juiste functies kunnen tijd, geld en een hoop kopzorgen besparen. Kies verstandig, en je toekomstige zelf (en je IT-team) zal je dankbaar zijn.