Op welke functies moet ik letten bij een printbeheeroplossing?

Het slechtste wat je kunt doen, vanuit zakelijk oogpunt, is trouwen met de eerste printbeheeroplossing die je een koffie koopt. Er zijn tientallen printmanagementplatforms, en ze hebben allemaal sterke en zwakke punten, voor- en nadelen. Je moet vragen stellen – veel vragen – offertes vergelijken en rekening houden met een reeks vereisten voordat je een serieuze toezegging aangaat.

Hieronder staan een aantal functies die u moet overwegen voordat u een leverancier voor printbeheer kiest.

Een gebruiksvriendelijke interface

Dit is een onderschat aspect van printmanagement. Als niemand je fantastische platform goed kan gebruiken , levert het je niets op (en bespaar je er ook geen geld mee).

Een intuïtieve printbeheerinterface vereenvoudigt uw opzet en dagelijkse werkzaamheden, waardoor de leercurve voor IT-medewerkers en eindgebruikers wordt verkort. Het moet gemakkelijk te navigeren dashboards en controles bieden, het beheer stroomlijnen, waardoor een soepele implementatie en doorlopend onderhoud van de printomgeving wordt gegarandeerd zonder uitgebreide training.

Dus, hoe weet je of iets gebruiksvriendelijk is? Je moet het echt uitproberen en er zelf mee bezig zijn. We hebben een hele reeks demo's gebouwd, zodat jouw team onze interface kan bekijken voordat je veel geld uitgeeft. Slim, hè?

Gecentraliseerd afdrukbeheer

Printbeheer zonder centrale controle is als boekhoudsoftware die niet kan helpen met belastingen. Het hele doel van een printbeheerplatform is om systeembeheerders in staat te stellen alle printactiviteiten vanaf één locatie te beheren.

Of u nu printers beheert in verschillende afdelingen of vestigingen wereldwijd, een uniforme aanpak verbetert de zichtbaarheid, vereenvoudigt de beleidshandhaving en maakt efficiënte toewijzing van resources binnen de organisatie mogelijk. Taken zoals driverimplementatie, probleemoplossing, automatisering van printwachtrijen, firmware-updates en het bijhouden van verbruiksartikelen – alles komt terug in uw printbeheerdashboard.

Beveiligingsfuncties om gevoelige gegevens te beschermen

Robuuste printbeveiliging is een must als je aan het rondkijken bent. Als de verkoper niet over beveiliging kan praten, verzin dan een beleefd excuus en ga weg. Zoek voor printbeheerplatforms naar oplossingen die minimaal data-encryptie, gebruikersauthenticatie en veilige printvrijgave bieden.

Deze functies helpen ongeoorloofde toegang te voorkomen, beschermen vertrouwelijke documenten en zorgen voor naleving van gegevensbeschermingsregels zoals de AVG en/of HIPAA. Je kunt ook vragen naar geavanceerdere beveiligingstools, zoals digitale watermarkering , printauditing en ondersteuning van biometrische hardware .

Tracking en rapportage van afdruktaken

Gedetailleerde rapportagetools zijn jouw brood en boter voor printbeheer. Ze geven inzicht in wie er drukt, wat er wordt gedrukt en wanneer elke klus plaatsvindt. Deze zichtbaarheid helpt om verspilling van werkwijzen te identificeren, afwijkingen te detecteren en verantwoordelijkheid te creëren, terwijl IT drukbeleid kan verfijnen en het gebruik van middelen kan verbeteren. Het is ook handig wanneer de auditors langskomen, zodat je direct gedetailleerde logs van je volledige printgeschiedenis kunt ophalen.
Hier is een korte lijst van slechts enkele dingen die het waard zijn om in de gaten te houden.

Hulpmiddelen voor kostenbeheer en kostenbesparing

Als uw oplossing voor afdrukbeheer u geen meetbare kosten bespaart, is het dan nog steeds een oplossing of gewoon weer een stuk nutteloze software?

Effectief printbeheer biedt praktische kostenbeheersingstools zoals gebruikersquota, printregels en gebruiksanalyse. Door onnodig drukwerk te beperken en verantwoord gedrag te bevorderen, kunnen bedrijven hun drukgerelateerde uitgaven in de loop van de tijd aanzienlijk verminderen.
Anekdotisch gesproken, hebben we sommige bedrijven geholpen tot wel 70% te besparen op hun printkosten. Hoe is dat voor ROI?

"Anekdotisch gesproken hebben we sommige bedrijven geholpen tot wel 70% te besparen op hun printkosten. Hoe is dat qua ROI? Zie hier de bron."

Compatibiliteit met een reeks apparaten

Er is niets erger dan een contract tekenen met een leverancier van printbeheer en er vervolgens achter komen – verrassing! – dat het platform niet eens compatibel is met de helft van uw printerpark. Brede compatibiliteit zorgt ervoor dat welke oplossing u ook kiest, deze naadloos werkt met bestaande MFD's, apparaten en diverse besturingssystemen.

Deze compatibele flexibiliteit voorkomt de gevreesde vendor-lock-in, ondersteunt diverse omgevingen en vermindert de noodzaak van dure hardwarevervangingen. En vergeet niet de compatibiliteit met dingen als Active Directory (AD) en integratie-API's van derden.

Je kunt hier de door PaperCut ondersteunde apparaten bekijken.

Cloudintegratie voor extern afdrukbeheer

We hebben eerder uitgebreid de voordelen van cloud printing behandeld. Om een lang verhaal kort te maken: er zijn er veel. Cloud-gebaseerd printbeheer ondersteunt hybride en remote workforces door gebruikers en IT-teams in staat te stellen printopdrachten te beheren en te monitoren vanaf elke locatie en (idealiter) elk apparaat.

Deze flexibiliteit verhoogt de productiviteit en zorgt voor consistente printservices, ongeacht de fysieke aanwezigheid van de gebruiker. Voor meer tips over remote en hybride werkomgevingen, bekijk dit artikel .

Geautomatiseerd bestuurdersbeheer voor eenvoudig onderhoud

Dit is een van die verborgen voordelen waar gebruikers niet om geven, maar uw systeembeheerders wel . De tijd van handmatige driverimplementatie is voorbij en niemand heeft er veel om gehuild.

Geautomatiseerde uitrol en het bijwerken van printerdrivers bespaart IT-tijd en zorgt ervoor dat apparaten altijd de nieuwste versies draaien. Grote winst daar. Dit vermindert op zijn beurt fouten, minimaliseert downtime en elimineert het gedoe van handmatige installaties op gebruikersmachines. Het komt terug op het gecentraliseerde controleonderdeel dat we eerder noemden: door de distributie van drivers te automatiseren, creëer je tegelijkertijd een consistente, actuele printomgeving over alle apparaten.

Veel beter dan als een gek kaartjes te blussen.

Schaalbaarheid en groeipotentieel

Een andere belangrijke vraag die je aan een printbeheerleverancier zou moeten stellen is: Kan dit platform opschalen , en hoe? Schaalbare printbeheersystemen maken bedrijfsuitbreiding moeiteloos mogelijk. Of het nu gaat om het toevoegen van nieuwe gebruikers, printers of locaties, zoek een oplossing die zich direct kan aanpassen zonder grote infrastructuurveranderingen, en zo langdurige groei ondersteunt met minimale verstoringen.

Dit is technisch mogelijk met fysieke printinfrastructuur, zoals printservers op locatie, maar wordt veel makkelijker (en goedkoper) zodra we het over de cloud gaan hebben .

Duurzaamheidskenmerken

Duurzaamheid lijkt misschien een leuk extraatje of iets om bijzaak van te maken, maar als je bedenkt dat een gemiddelde kantoormedewerker 10.000 pagina's per jaar verwerkt, kun je met alles wat je kunt doen om dat aantal te verminderen, veel geld besparen.

Energiezuinige printers alleen al kunnen je meteen 30% op energiekosten besparen. Milieubewuste bedrijven zouden hulpmiddelen moeten zoeken die duplexprinten stimuleren, het papierverbruik monitoren en milieuvriendelijke gebruiksrapporten leveren. Deze functies helpen om afval te verminderen, het energieverbruik te verlagen en drukpraktijken af te stemmen op duurzaamheidsdoelen – ideaal voor de jaarlijkse ESG-rapporten!

Zoals u ziet, gaat het bij het kiezen van de juiste oplossing voor printbeheer niet alleen om het afvinken van de juiste criteria, maar om het vinden van een platform dat perfect bij uw bedrijf past (zonder uw budget te belasten). Stel de lastige vragen, test de interface en neem geen genoegen met toeters en bellen die u nooit zult gebruiken.

De juiste functies kunnen tijd, geld en een hoop kopzorgen besparen. Kies verstandig, en je toekomstige zelf (en je IT-team) zal je dankbaar zijn.