8 metod wprowadzenia drukowania bezdotykowego w organizacji
Oprogramowanie PaperCut oferuje lepsze metody drukowania bezdotykowego. Użytkownicy nie muszą zbliżać się do drukarek w miejscu pracy – jest 8 sposobów przestawienia organizacji na drukowanie bezdotykowe.
„Spłaszczyć krzywą” – kto nie słyszał ostatnio tego wyrażenia? Mimo że wszyscy chcielibyśmy, aby COVID-19 należał już do przeszłości, przed nami jeszcze długa droga. Pandemia trwa w najlepsze.
Ciąży na nas odpowiedzialność zbiorowa, ale i indywidualna, aby zrobić wszystko, co w naszej mocy w celu zminimalizowania ryzyka, któremu poddajemy siebie, swoich bliskich, ale też całe społeczeństwo.
Firmom, których pracownicy wciąż pracują zdalnie, jak i tym, których pracownicy już wkrótce powrócą do biura, oferujemy skuteczną metodą drukowania bezdotykowego.
PaperCut MF oferuje aż osiem różnych metod drukowania bezdotykowego.
Zanim jednak zaczniemy, mamy parę uwag.
Te opcje są odpowiednie dla środowisk druku.
Nie dotyczą one fotokopiowania, skanowania i innych zastosowań urządzeń wielofunkcyjnych, w których działanie bezdotykowe nie jest możliwe.
1. Karta magnetyczna z automatycznym udostępnianiem
Ta opcja jest dla użytkowników PaperCut MF z czytnikami kart. Nieważne, czy czytnik jest wbudowany w drukarkę czy też do niej przymocowany.
Użytkownicy, którzy już teraz korzystają z czytników do uwierzytelniania za pośrednictwem PaperCut mogą po prostu włączyć opcję bezdotykową dla drukarek z funkcją „find me”.
Wystarczy aktywować funkcję „Automatycznie udostępniaj wydruki po zalogowaniu” przez interfejs sieciowy administratora PaperCut MF. Dzięki zaznaczeniu tej opcji zadania druku będą automatycznie udostępniane po przeciągnięciu karty magnetycznej przez czytnik w drukarce.
2. Terminale od szybkiego udostępniania
Ta opcja jest zbliżona do opcji z kartami magnetycznymi. Użytkownik przeciąga kartę w terminalu do szybkiego udostępniania, aby natychmiastowo udostępnić swoje zadania druku.
Terminale do szybkiego udostępniania są zwykle niezbędne w przypadku drukarek, w których nie można zainstalować aplikacji wbudowanej PaperCut, jednak można ich także używać z innymi drukarkami.
3. Mobile Print Release (kody QR)
Funkcja Mobile Print Release PaperCut pozwala użytkownikom na uwierzytelnianie za pośrednictwem urządzeń mobilnych. Proces ten można zoptymalizować za pomocą kodów QR, które umożliwiają użytkowanie bezdotykowe.
Dzięki temu urządzenia mobilne użytkowników przeistaczają się w stacje udostępniania, w których można przeglądać wszystkie wstrzymywane zadania. Wystarczy wybrać zadanie druku do udostępnienia, wyznaczyć drukarkę do wydruku i czekać na efekty.
Aby ułatwić ten proces, można umieścić kod QR na drukarkach, aby użytkownicy mogli po prostu skanować i automatycznie uruchamiać aplikację Mobile Print Release.
4. Udostępnianie druku z interfejsu sieciowego użytkownika
Jeżeli powyższe opcje nie są stosowne dla danego środowiska druku, proponujemy skorzystanie z opcji udostępniania druku z interfejsu sieciowego użytkownika.
Jest to strona zawieszona w sieci, na której użytkownicy mogą logować się na swoje konta PaperCut i wybierać drukarki, z których chcą skorzystać.
Prosimy zauważyć, że jeżeli użytkownicy logują się na stronie internetowej za pomocą urządzenia mobilnego, a nie stacjonarnego w pobliżu drukarki, mogą pojawiać się problemy związane z bezpieczeństwem – ta opcja może więc nie być odpowiednia dla każdego środowiska druku.
5. Udostępnianie wydruków osobie wyznaczonej
Opcja udostępniania wydruków osobie wyznaczonej pozwala konkretnym użytkownikom zatwierdzać udostępnianie zadań wydruku w imieniu innych osób. Oznacza to, że wyznaczona osoba może odbierać wydruki. Unika się wtedy sytuacji, w której w niewielkiej przestrzeni tłoczy się wiele osób.
Opcję tę można połączyć z opcją interfejsu sieciowego użytkownika, aby osoba odbierająca wydruki nie musiała dotykać drukarki. Należy jednak wziąć pod uwagę, że ta funkcja może być niedostępna dla niektórych środowisk ze względu na wrażliwość dokumentów i potencjalne opóźnienia.
6. Stacje udostępniania
Ta opcja nie jest prosta, ponieważ stacje udostępniania pełnią wiele funkcji. Prosimy więc zauważyć, że nie skupiamy się tu tylko na użytkowaniu bezdotykowym.
Omawiana funkcja przypomina udostępnianie wydruków osobie wyznaczonej, ponieważ można skonfigurować stację udostępniania w taki sposób, aby tylko menedżerowie udostępniania mogli zarządzać wstrzymywaniem zadań.
Jednak tak jak udostępnianie wydruków osobie wyznaczonej, ta opcja ma konsekwencje dla bezpieczeństwa, jak też może wiązać się z opóźnieniami.
7. Interfejs sieciowy użytkownika jako stacja udostępniania
Jest to ostatnia opcja, którą możemy zaproponować, jeżeli te wcześniej wymienione nie są stosowne dla organizacji ze środowiskiem druku „find me”. Stacja udostępniania w interfejsie sieciowym administratora pozwala na wyświetlanie, udostępnianie i usuwanie wstrzymanych zadań druku.
Można też nadawać uprawnienia administratora użytkownikom, co zapewnia im dostęp do całej zakładki „Drukarki”. Użytkownicy ci mogą następnie przejść na stronę „Zadania oczekujące na udostępnienie”, anulować lub drukować wstrzymane zadanie druku oraz dokonywać wyboru drukarki do poszczególnych zadań.
Ta opcja może mieć konsekwencje dla bezpieczeństwa, jeżeli użytkownik nie znajduje się w pobliżu wyznaczonej drukarki. Opcja ta daje również użytkownikom uprawnienia administratora.
8. Usunięcie drukowania „find me”
Oto ostatnia opcja, jeżeli żadna z powyższych propozycji nie nadaje się dla danego środowiska druku.
Jeżeli drukowanie bezdotykowe jest absolutnie niezbędne, ale organizacja nie może go zapewnić w standardowym środowisku druku typu „find me” za pomocą wyżej opisanych opcji, wówczas jedyną opcją jest drukowanie bezpośrednie z wybranej drukarki.
I to by było na tyle!
8 różnych metod wprowadzenia drukowania bezdotykowego w środowisku pracy organizacji
Przedstawiamy lepsze metody drukowania.
