Sorgen Sie mit den Druckern Ihrer Schule für die Sicherheit von Lehrern und Schülern
Sorgen Sie mit den Druckern Ihrer Schule für die Sicherheit von Lehrern und Schülern
Sicherheit war für Schulen schon immer ein wichtiges Thema. Dazu gehören Themen wie Datensicherheit (die wir hier ausführlicher behandelt haben), aber auch das körperliche Wohlbefinden von Schülern, Lehrern und Mitarbeitern.
Da COVID größtenteils überstanden ist, müssen wir über das Drucken und seinen Zusammenhang mit der öffentlichen Gesundheit nachdenken. Schließlich ist das Drucken einer der letzten physischen Berührungspunkte in einer digitalen Welt. Wir brauchen es weiterhin, und wir müssen es weiterhin sicher tun.
Beim Drucken gibt es drei Schwerpunktbereiche zum Schutz Ihrer Schule:
Berührungsloses Drucken
Staus am Drucker vermeiden
Einfache Aktivierung für den Druck von zu Hause
Egal wo Sie sind und wo Sie arbeiten, Systemadministratoren benötigen Tools, um Sicherheitsmaßnahmen je nach den individuellen Anforderungen ihrer Schule schnell und flexibel umzusetzen.
PaperCut-Funktionen wie Find-Me -Druck und Tools wie PaperCut Mobility Print erfüllen alle drei Sicherheitsanforderungen. Sehen wir uns aber noch weitere Möglichkeiten an, die Druckumgebung Ihrer Schule sicherer zu machen.
Die Risiken der Drucksicherheit verstehen
Die beiden größten Risiken beim Drucken in Schulen sind Datenschutzverletzungen und die Übertragung von Keimen im MFD. Beides stellt ein Risiko für Schüler und Mitarbeiter dar und erfordert leicht unterschiedliche Lösungen. Wenn Ihre Schule einen 3D-Drucker besitzt, besteht zudem die Gefahr von Verbrennungen, Emissionen und ultrafeinen Partikeln. ( 3D-Druck ist eine ganz eigene, harzbasierte Herausforderung.)
Wichtig ist, sich darüber im Klaren zu sein, dass Druckräume und Multifunktionsgeräte in Schulen Risiken bergen können. Der Trick besteht darin, die Risiken vorherzusehen und Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.
Implementierung sicherer Druckpraktiken in Schulen
IT-Sicherheit in Schulen ist Standard, und wir gehen davon aus, dass bereits ein IT-Team den Netzwerkzugriff überwacht. Vernachlässigen Sie jedoch nicht Ihre Druckumgebung, insbesondere wenn Sie Cloud-Druck über das Internet nutzen. Sie ist ein offensichtlicher Angriffspunkt für Hacker und eine häufige Schwachstelle in Schulsystemen, insbesondere bei Hunderten von Benutzern, verschiedenen Geräten, die überall verteilt sind, und Schülern, die von zu Hause über ihren WLAN-Router drucken.
Hier sind einige Tipps zur Implementierung sicherer Druckpraktiken in Schulen:
1. Implementieren Sie Zugriffskontrollen. Zunächst müssen Sie den Druckzugriff durch die Implementierung von Benutzerauthentifizierungssystemen einschränken. Idealerweise bei jedem Schritt – bei der Erstellung von Druckaufträgen und der Druckfreigabe. So stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Studierende und Mitarbeiter auf die Druckressourcen zugreifen können.
2. Vermitteln Sie die Grundlagen. Das ist in einer Schule sinnvoll, oder? Eine Druckumgebung ist nur so sicher wie ihre Benutzer. Stellen Sie daher sicher, dass Schüler und Mitarbeiter in sicheren Druckpraktiken geschult sind. Dazu gehören Datensicherheit und physische Sicherheit. Erstellen Sie Poster für Ihren Druckraum mit einfachen Hinweisen, die den Schülern leicht verständlich sind.
3. Nutzen Sie Druckkontingente. Das ist aus mehreren Gründen (nicht zuletzt wegen der Kosten!) sinnvoll, aber auch eine praktische Sicherheitsmaßnahme. Druckkontingente helfen, übermäßiges Drucken zu vermeiden und verringern so das Risiko, dass vertrauliche Informationen am Multifunktionsgerät unbeachtet bleiben. Sie können auch Studierende und Mitarbeiter schulen, unnötige Druckaufträge zu minimieren.
4. Digital denken. Es ist sinnvoll, die Nutzung digitaler Dokumente zu fördern, wo immer es möglich ist. Das kann die Investition in digitale Kollaborationstools wie Slack oder Google Classroom bedeuten. Manchmal ist Ausdrucken notwendig, aber für alles andere lässt sich meist einfach eine App nutzen.
Verbesserung der Drucksicherheit durch Druckverwaltungssoftware
Wie trägt Druckmanagement-Software zur Drucksicherheit bei? Auf verschiedene Weise. Mit Druckmanagement-Software erhalten Sie die Kontrolle über Ihren Druck-Workflow. Und je mehr Kontrolle Sie haben, desto besser können Sie die Risiken des Schuldrucks minimieren – sowohl digital als auch physisch.
So kann das Druckmanagement das Drucken in der Schule sicherer machen:
1. Berührungslose Druckfreigabe. In einer Welt nach COVID ist die berührungslose, sichere Druckfreigabe wichtiger denn je. Multifunktions-Touchpads sind ein enormer Übertragungsweg für Keime – denken Sie nur daran, wie viele Finger sie täglich berühren. Lassen Sie uns also eine bessere Lösung finden. Mit Druckmanagement-Software können Sie Aufträge sicher per Magnetkarte, mobiler Druckfreigabe oder Schnellfreigabeterminals freigeben. Viel sauberer.
2. Vermeiden Sie Staus am Multifunktionsgerät. Mit Druckverwaltungssoftware wie PaperCut können Sie eine Lastverteilung implementieren, um Ihre Druckaufträge zu verteilen. So verhindern Sie, dass Druckaufträge ein einzelnes Gerät überlasten oder sich Gruppen am selben Multifunktionsgerät versammeln. Die Lastverteilung kann entweder manuell erfolgen, indem jeder Benutzer einen freien Drucker auswählt, oder automatisch über Find-Me Printing .
3. Drucken Sie von zu Hause aus, wo immer es möglich ist. Mit PaperCut Pocket oder PaperCut Hive können Sie Ihre Druckaufträge am Arbeitsplatz UND zu Hause nachverfolgen. Die Einrichtung ist ganz einfach und Sie benötigen lediglich die mobile App, um Ausdrucke für zu Hause freizugeben.
Drucksicherheit in Schulen ist kein statisches Phänomen. Sie sollte sich an die Bedürfnisse der Organisation und die neuesten Trends in der Drucktechnologie anpassen. Daher ist es ratsam, sich eine kontinuierliche Evaluierung anzugewöhnen. Jährliche Audits sind sinnvoll, vierteljährliche oder monatliche Kontrollen sind jedoch noch besser. Weitere Informationen zum Thema Druckaudit finden Sie hier . Im Wesentlichen sollten Sie jedoch prüfen, wie viel Ihre Benutzer drucken, ob sie effizient drucken, wie viel es kostet und was (falls überhaupt) Sie tun können, um Ihre Druckumgebung sicherer zu machen. Kontaktieren Sie uns noch heute!