Drucken an Universitäten: Sicheres Drucken in einer BYOD-Landschaft

Das Drucken an Universitäten bringt einige Herausforderungen mit sich. Wer schon einmal ein Campus-Drucknetzwerk verwaltet hat, weiß, wovon wir sprechen. Sicherheitsprobleme. Vielfältige Benutzergruppen. Unkontrolliertes Cloud-Drucken. Saisonale Serverbelastung. Veraltete Drucker, verteilt über den riesigen Campus.

Aus diesem Grund erfreuen sich Druckverwaltungsplattformen und BYOD (Bring Your Own Device), bei denen Studierende und Mitarbeiter ihre eigenen Laptops, Tablets und Telefone für den Anschluss an Drucker verwenden können, bei den IT-Teams der Universitäten so großer Beliebtheit: Sie entwirren das Chaos der Drucksicherheit auf dem Campus.

Stellen Sie ein Cloud-basiertes Druckmanagementsystem bereit

Beginnen Sie mit den Grundlagen: einem cloudbasierten Druckmanagementsystem. Es ermöglicht Systemadministratoren die zentrale Kontrolle über das gesamte Netzwerk, einschließlich aller BYOD-Geräte. Ein Dashboard, ein zentraler Zugriffspunkt, vollständiger Remote-Zugriff und hybride Druckfunktionen.

Wir haben bereits (viel) über Cloud-Druck geschrieben, aber beim Drucken an Universitäten fallen zwei Dinge auf.

Zunächst möchten Sie die Authentifizierung über Ihre vorhandenen Verzeichnisdienste aktivieren (entweder AD, LDAP oder Azure AD, abhängig von Ihrer vorhandenen Infrastruktur und Ihren Betriebssystemen). Zweitens können Sie Dienste wie Find-Me-Druck konfigurieren , sodass Benutzer ihre Aufträge an eine einzige Druckwarteschlange senden können, unabhängig davon, ob sie sich auf dem Campus befinden oder nicht, und sie vom nächstgelegenen Drucker aus freigeben können.

Integration mit Universitätsverzeichnisdiensten zur Authentifizierung

Wir haben dies bereits erwähnt, aber es ist der Goldstandard für die Drucksicherheit auf dem Campus. Die Verzeichnisintegration stellt sicher, dass nur autorisierte Benutzer auf das Drucknetzwerk zugreifen können. Außerdem wird die Nutzung protokolliert, sodass Sie die Druckaktivität über Benutzer, Abteilungen und Geräte hinweg abbilden können (wobei Druckkontingente ins Spiel kommen).

Nutzen Sie LDAP oder SSO für die Integration mit Systemen wie Microsoft Azure AD oder Google Workspace. Konfigurieren Sie Ihre Drucker so, dass eine Authentifizierung über Universitäts-Anmeldeinformationen (z. B. Matrikelnummern, Passwörter oder Ausweise) erforderlich ist, und nutzen Sie Gruppenrichtlinien, um benutzerspezifische Berechtigungen wie Druckkontingente oder den Zugriff auf Farbdruck zu definieren.

Richten Sie eine sichere WLAN- und VLAN-Segmentierung ein

Die beste Vorgehensweise für die Sicherheit auf dem Campus besteht in der Regel darin, den Druckverkehr im eigenen Netzwerk zu isolieren. Dies begrenzt die Folgen eines möglichen Sicherheitsverstoßes. Wie funktioniert das in der Praxis?

Sie können damit beginnen, BYOD-Geräte über ein dediziertes Campus-WLAN zu verbinden – unabhängig davon, ob sie Studierenden, Lehrkräften oder Gästen gehören. Segmentieren Sie das Netzwerk mithilfe separater VLANs, die jeweils einem bestimmten Datenverkehr zugewiesen sind, z. B. Studierenden- und Lehrkräften, Druckern und IoT-Geräten.

Dadurch werden Ihre Druckdienste vom allgemeinen Datenverkehr isoliert. Schließlich können Sie Firewalls und Zugriffskontrolllisten (ACLs) verwenden, um den Zugriff auf Druckserver einzuschränken, sodass diese nur von authentifizierten Geräten genutzt werden können. Auf diese Weise halten Sie Datenschutzgesetze wie DSGVO oder FERPA ein.

Aktivieren Sie mobiles Drucken mit sicheren Apps

Bei BYOD versuchen Sie stets, Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit in Einklang zu bringen. Mit mobilen Druck-Apps wie PaperCut Mobility Print , ermöglicht Benutzern den einfachen Zugriff auf das Drucknetzwerk, das Hochladen von Dokumenten und das Anpassen der Druckeinstellungen im Handumdrehen.

Kombinieren Sie dies mit einer sicheren Druckfreigabe , sodass nur autorisierte Benutzer Druckaufträge am Multifunktionsgerät freigeben können. Sie verfügen über ein benutzerfreundliches, durchgängig verschlüsseltes und zentral verwaltetes Remote-Drucksystem. Die Einbindung neuer Benutzer ist ganz einfach: Sie müssen lediglich ihre Universitätszugangsdaten angeben und die App auf ihrem BYOD-Gerät installieren. Fertig!

Nutzen Sie die IoT-Technologie

In einer idealen Welt betrachtet man Multifunktionsdrucker (MFDs) am besten als IoT-Edge-Geräte. , was bedeutet, dass der Schwerpunkt auf Endpunktschutz und Echtzeitüberwachung liegt. Mit neuen Druckermodellen können Sie IoT-fähige Kartenleser verwenden wie RFID oder NFC zur Authentifizierung von Studenten- und Mitarbeiterausweisen.

Diese können über Druckverwaltungs-Apps wie PaperCut zur kontaktlosen Authentifizierung integriert werden. Es gibt sogar zunehmend die Möglichkeit biometrischer Scanner, wenn hochsicherer Druck erforderlich ist.

Informieren Sie sich abschließend über IoT-fähige Echtzeitüberwachung, eine hervorragende proaktive Sicherheitsmaßnahme. Drucker können mit IoT-Sensoren ausgestattet werden, um Nutzungsmuster zu überwachen und ungewöhnliche Druckaktivitäten zu erkennen. Kombinieren Sie dies mit automatisierten Fehlerberichten. , und Sie können Probleme schnell erkennen, wenn sie auftreten.

Diese Art der proaktiven Bedrohungserkennung ist entscheidend. IoT-verbundene Drucker übermitteln kontinuierlich Betriebs- und Sicherheitsdaten an zentrale Überwachungssysteme. Alarme werden dann in Echtzeit ausgelöst, sodass Ihre Systemadministratoren sofort eingreifen können. Sie müssen die Sicherung von IoT-Endpunkten berücksichtigen, um das Risiko unbefugten Zugriffs oder Gerätemanipulationen zu reduzieren.

Bleiben Sie konform

Welchen Datenschutzgesetzen Sie unterliegen, hängt von der Region ab, in der Sie tätig sind. Die meisten Regulierungssysteme haben jedoch einige Dinge gemeinsam: sichere Verarbeitung personenbezogener Daten, sichere Speicherung und sichere Übertragung.

Die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beispielsweise verpflichtet Universitäten zu einem besonders sorgfältigen Umgang mit Studierendenakten, Fakultätsinformationen und Forschungsdaten. Und wenn man auf Tausenden von BYOD-Geräten auf dem gesamten Campus druckt, ist die Einhaltung der Vorschriften nicht immer einfach.

Aus diesem Grund ist eine BYOD-freundliche Druckverwaltungssoftware so wichtig. Sie macht Schluss mit dem Rätselraten bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Benutzerauthentifizierung : BYOD-Drucklösungen erzwingen eine sichere Benutzerauthentifizierung (normalerweise mit ID-Karten oder PIN-Codes), um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer vertrauliche Dokumente drucken können.

Datenverschlüsselung : Druckaufträge von BYOD-Geräten müssen während der Übertragung verschlüsselt werden, um ein Abfangen oder einen unbefugten Zugriff zu verhindern.

Prüfpfade : Umfassende Protokollierung und Berichterstattung der Druckaktivität bieten einen klaren Prüfpfad und weisen die Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung nach.

Aufbewahrungsrichtlinien : Durch das automatische Löschen abgeschlossener Druckaufträge vom Druckserver wird die Einhaltung der Grundsätze zur Datenminimierung gewährleistet.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

An Universitäten werden viele vertrauliche Dokumente gedruckt – Noten, Aufgaben, Finanzinformationen, Aufzeichnungen usw. – daher ist eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung unerlässlich, insbesondere wenn Sie die Datenkonformität mit Vorschriften wie der DSGVO gewährleisten möchten. Druckaufträge sollten während der Übertragung und im Ruhezustand mit sicheren Protokollen wie HTTPS, IPPS oder SSL/TLS verschlüsselt werden, sofern diese mit Ihren vorhandenen Altgeräten kompatibel sind.

Weitere Informationen zur integrierten Verschlüsselung von PaperCut finden Sie hier . Generell, insbesondere in gemischten Umgebungen, empfehlen wir jedoch die Bereitstellung von IPPS mit PaperCut Mobility Print.

Nutzen Sie Analysen

Druckanalysen sind die Stärke Ihrer IT-Abteilung, insbesondere in komplexen BYOD-Umgebungen. Sie bieten Ihnen volle Transparenz und Kontrolle über alles, vom individuellen Benutzerverhalten bis hin zum abteilungsbezogenen Tonerverbrauch. Druckanalysetools erfassen Kennzahlen wie die Anzahl der Druckaufträge auf dem gesamten Campus, die pro Benutzer oder Abteilung gedruckten Seiten, die Druckerauslastung und die Art der gedruckten Dokumente (z. B. einseitig oder beidseitig).

Dadurch kann die IT-Abteilung schnell erkennen, ob Drucker zu wenig (oder zu viel) genutzt werden, was zu einer besseren Lastverteilung und Neuverteilung führt. Dasselbe gilt für Abteilungen mit hoher Auslastung, die möglicherweise Druckkontingente oder Richtlinien durchsetzen oder sogar Schulungen zu Nachhaltigkeit und Abfallmanagement benötigen.

Indem Sie diese Ineffizienzen identifizieren – zu viel einseitiges Drucken, zu viel Farbdruck, zu viele nicht abgeholte Druckaufträge und das Drucken nicht unbedingt notwendiger Dinge – können Sie Geld sparen und Ihre Druckumgebung deutlich nachhaltiger gestalten. .

Es ist eine Win-Win-Situation für alle.