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DocSlide

Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre gescannten Dokumente

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Sicheres und flexibles Scannen mit DocSlide

Bei der Übertragung elektronischer Dokumente hat für die meisten Unternehmen die Sicherheit größte Bedeutung. Ein sensibles Dokument an Ihre E-Mail-Adresse zu scannen, nur um dann herauszufinden, dass die Datei es nicht in Ihren Posteingang geschafft hat, ist dabei ein Alptraum für viele Benutzer.

Um Sicherheitsbedenken im Zusammenhang mit dem Scannen von Dateien per E-Mail zu beseitigen, hat ITS DocSlide entwickelt.

DocSlide verschlüsselt und speichert die gescannte Datei nicht nur in einem sicheren Ordner, sondern überträgt sie auch über eine sichere verschlüsselte HTTPS-Verbindung zu dem gescannten Dokument. So hat nur der Benutzer, der die Datei auch gescannt hat, Zugriff darauf und die heruntergeladene Datei wird nach der Aktion vom Server gelöscht.

DocSlide erfordert keine weitere Software, bietet plattformübergreifende Unterstützung und kann für den Einsatz mit Multifunktionsgeräten jeder Marke implementiert werden. Darüber hinaus haben wir die Kompatibilität sowohl mit PaperCut als auch mit Umango sichergestellt, um ihre Funktionalitäten zu ergänzen bzw. zu erweitern und Ihre bestehenden Implementierungen dieser Lösungen zu verbessern.

Beispiel 1: Scannen an E-Mail mit verschlüsselter HTTPS-Verbindung über PaperCut:

Der Auftrag wird mit dem integrierten PaperCut-Scanner gescannt und an DocSlide gesendet, einschließlich der Anmeldedaten des Benutzers als Dateiname. DocSlide speichert den Scan in einem sicheren Ordner, verschlüsselt ihn und sendet einen verschlüsselten HTTPS-Link an die E-Mail-Adresse des Benutzers, auf den nur dieser Benutzer zugreifen kann.

Beispiel 2: DocSlide-Scan vom MFD in den Home-Ordner des Benutzers:

Der Auftrag wird mithilfe der nativen Mail-Funktion des MFD gescannt und an DocSlide gesendet. Die Benutzerdetails werden von PaperCut abgerufen und
zum Benennen der gescannten Datei verwendet. DocSlide sendet den Auftrag dann an den Home-Ordner des Benutzers, auf den zugegriffen werden kann.

Beispiel 3: DocSlide-Scan vom Multifunktionsgerät an den Home-Ordner des Benutzers: 

Der Auftrag wird mit der nativen Mail-Funktion des Multifunktionsgeräts gescannt und an DocSlide gesendet. Die Benutzerdetails werden von PaperCut abgerufen und zur Benennung der gescannten Datei verwendet. DocSlide sendet den Auftrag dann an den Stammordner des Benutzers, wo auf ihn zugegriffen werden kann.

DocSlide V2.6

LPR-Drucker
Aufträge können jetzt mithilfe des Line Printer Remote-Protokolls an Remote-Drucker weitergeleitet werden.

Sicheres FTP
Es ist jetzt möglich, ein sicheres FTP als Ziel festzulegen.

Dummy
Manchmal müssen Sie möglicherweise Informationen aus Jobs extrahieren, aber die Informationen nicht speichern oder in einen festgelegten Jobablaufprozess einbeziehen. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird die Datei endgültig gelöscht.

Audit-Prozessor
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie mit diesem neuen Prozessor Druck- und Scanaufträge auf bestimmte Schlüsselwörter überwachen können. Es gibt zwei Möglichkeiten, dies in Ihre Prozesse zu integrieren.

  • Stille Überwachung – Benutzer können Aufträge, die markierte Wörter enthalten, ohne Einschränkungen drucken oder scannen, aber der Administrator erhält eine Kopie des Auftrags, in der die Schlüsselwörter hervorgehoben sind.
  • Blockieren – Wenn ein Benutzer versucht, einen Auftrag zu drucken oder zu scannen, der markierte Schlüsselwörter enthält, wird der Auftrag blockiert.

DocSlide V2.3

Digitale Signatur in PDF-Dokumenten über ein Zertifikat

Diese Version führt einen neuen Prozessor ein, um PDF-Dateien vor unbefugter Bearbeitung oder Manipulation zu schützen. Dies wird dadurch erreicht, dass Sie einem PDF über ein Zertifikat eine digitale Signatur zuweisen können.

PDF-Metadaten zu PDF-Dokumenten hinzufügen

Außerdem wurde ein neuer Prozessor eingeführt, um PDF-Dateien zusätzliche Metadaten hinzuzufügen. Beispiele für zusätzliche Metadaten, die bei der Verarbeitung des Dokuments durch DocSlide hinzugefügt werden können, sind: Autor, Ersteller, Betreff, Titel und Schlüsselwörter.

Erstellen Sie für jedes gescannte Dokument einen eigenen Ordner

Beim Scannen an ein Ordnerziel ist es jetzt möglich, einen neuen Ordner zu erstellen, wenn der Ordner bereits existiert. DocSlide fügt dem doppelten Ordner nun ein Suffix hinzu, das denselben Namen trägt.

Wichtige Eigenschaften

  • Verwaltet über ein Web-Portal mit einem beliebigen Browser
  • Scannt und verarbeitet Dateien mit XML-Metadaten
  • Liest XML-Metadaten für Benutzerinformationen aus Scan-Lösungen wie Umango
  • Kann gescannte Aufträge aus Hot Folders empfangen
  • Speichert und verschlüsselt Aufträge im Server-Ordner
  • Nutzt Dateinamen von gescannten Dateien zur Verarbeitung von Aufträgen
  • Löscht gescannte Dateien nach Ablauf der eingestellten Zeit
  • Stellt sicher, dass nur der beabsichtigte Empfänger die gescannte Datei herunterladen kann
  • Dokumente können über einen Weblink mit anderen geteilt werden
  • Integration mit LDAP, Active Directory und PaperCut zum Abrufen von Benutzerattributen wie E-Mail-Adresse und Informationen zum Stammordner
  • Aufträge können mit den Benutzer-Metadaten archiviert werden
  • Gewünschte Ausgabeziele können als E-Mail mit Anhang, E-Mail mit https-Link, Stammordner oder jeder andere angegebene Ordner festgelegt werden.
  • Enthält eine eingebettete Datenbank für die Systemkonfiguration
  • Kann gescannte Aufträge an mehreren Orten in einem Prozess speichern
  • Exportiert gescannte Dateien und erstellt eine Metadatendatei über Systemvariablen; txt, xml, xst usw.
  • Erhältlich in Englisch, Polnisch, Spanisch, Türkisch, Schwedisch und Niederländisch,
  • Französisch, Russisch und Deutsch

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