Comment mettre en œuvre l'impression cloud dans votre entreprise de taille moyenne

Comment mettre en œuvre l'impression cloud dans votre entreprise de taille moyenne

L'impression cloud, comme toute autre forme de transformation numérique, nécessite une planification minutieuse, faute de quoi vous ne ferez que troquer une forme de chaos organisé contre une autre. Pour les entreprises de taille moyenne, cela implique généralement de garantir trois éléments : l'évolutivité, la sécurité et l'intégration aux systèmes existants. C'est sur ces points que de nombreux projets de migration vers le cloud échouent.

Et qu'entend-on par « moyen » ici ? Eh bien, selon Gartner Une « entreprise de taille moyenne » est une entreprise dont le chiffre d'affaires se situe entre 50 et 1 milliard de dollars et/ou qui compte entre 100 et 1 000 employés. Autrement dit, vous avez dépassé le stade de la start-up, mais vous n'avez pas encore conquis le monde. Ça vous dit quelque chose ?

Dans cet article, nous allons examiner quelques conseils pour mettre en œuvre l’impression cloud dans votre entreprise.

1. Choisissez la bonne solution d'impression cloud

Le problème, c'est que les entreprises de taille moyenne sont souvent confrontées à un mélange complexe de travail sur site et à distance, à une configuration multicloud potentielle, à plusieurs systèmes d'exploitation et à des appareils obsolètes. Un véritable cauchemar. La première étape pour l'impression cloud consiste donc à choisir le bon fournisseur d'impression cloud. Il vous faut une plateforme indépendante des appareils, compatible avec une large gamme d'appareils et s'intégrant à votre infrastructure existante. Un atout supplémentaire si la plateforme est nativement cloud. Alors, n'hésitez pas à faire vos recherches ! Posez des questions, demandez des devis et identifiez les fonctionnalités importantes pour votre entreprise.

Configurer une authentification utilisateur robuste

On pense souvent que le cloud est dangereux, mais c'est faux. Il ne l'est que si on ne le rend pas sûr. Et pour les entreprises de taille moyenne, avec plusieurs bureaux et des télétravailleurs qui vont et viennent, la première préoccupation est le contrôle des accès utilisateurs. Toute migration d'impression cloud digne de ce nom nécessite des méthodes d'authentification robustes, comme l'authentification unique. (SSO) via Active Directory ou Microsoft Azure AD. Nous recommandons également une approche multifactorielle robuste. en utilisant une combinaison de cartes magnétiques , mots de passe, identifiants biométriques et codes PIN.

Configurer des contrôles d'accès basés sur les rôles (RBAC)

À mesure que votre entreprise se développe, et surtout lorsque vous migrez une infrastructure d'impression critique vers le cloud, il est essentiel que vos administrateurs système gèrent qui peut imprimer quoi . C'est là qu'interviennent les contrôles d'accès basés sur les rôles (RBAC). La meilleure pratique pour l'impression cloud consiste à définir les autorisations en fonction du rôle ou du service de l'utilisateur. Par exemple, le service marketing peut avoir besoin d'impression couleur, mais probablement pas le service financier ; il suffit donc de définir les autorisations appropriées via votre logiciel de gestion d'impression. Vous pouvez également limiter l'accès à certains MFD et appareils, ce qui contribue à la sécurité des documents. Il n'est pas nécessaire que toute l'entreprise ait accès aux imprimantes qui gèrent la paie, n'est-ce pas ?

Planifier un déploiement d'impression évolutif

La croissance est évidemment une bonne chose, mais elle peut mettre à rude épreuve votre environnement d'impression. Surtout pour les entreprises de taille moyenne, qui sont toujours à quelques semaines d'une fusion ou d'une restructuration. C'est pourquoi il est important de choisir une solution d'impression cloud capable d'évoluer avec votre activité. Voici quelques points à surveiller : la facilité d'intégration des nouveaux utilisateurs ? L'ajout ou la suppression d'imprimantes ? L'installation BYOD est-elle fluide ? La capacité à faire évoluer les serveurs cloud est-elle possible sans modifications complexes de l'infrastructure ? Qu'en est-il des problèmes de vitesse et de performances du réseau ? L'un des avantages de l'impression cloud est son évolutivité intrinsèque ; la plupart des fournisseurs devraient donc être performants sur ce point. Mais c'est un point à garder à l'esprit.

Intégration à la gestion des appareils mobiles (MDM) existante

Les employés à distance et hybrides ont besoin d'un accès sécurisé à l'impression depuis leurs appareils mobiles, mais ce n'est pas toujours simple dans une grande entreprise comptant plusieurs bureaux et des centaines de collaborateurs. Quelle que soit la solution d'impression cloud choisie, elle doit s'intégrer à votre solution MDM existante. Privilégiez les plateformes permettant aux administrateurs de déployer les politiques d'impression directement sur les smartphones, tablettes et ordinateurs portables des utilisateurs, ou de déployer les pilotes d'impression depuis un emplacement centralisé. Cela garantit des contrôles d'accès à l'impression sécurisés et cohérents sur tous les appareils, même lorsque les employés sont hors du réseau du bureau.

Optimisez vos coûts grâce à l'analyse d'impression

Faciliter l'impression pour vos employés est une bonne chose, mais vous savez à quoi cela mène, n'est-ce pas ? Augmenter le nombre d'impressions. C'est une arme à double tranchant. D'un côté, c'est formidable : votre environnement d'impression cloud fonctionne parfaitement et vos employés adhèrent. De l'autre, les coûts d'impression cloud ont tendance à grimper en flèche, du moins s'ils ne sont pas surveillés. Comme toujours, c'est là qu'intervient votre solution de gestion d'impression. Assurez-vous d'exécuter des analyses d'impression en temps réel pour suivre l'utilisation entre les services, définir des quotas d'impression et optimiser les comportements d'impression (le recto verso automatique est un bon début). Générez des rapports réguliers pour suivre les performances de votre système au fil du temps et maîtriser ces coûts.