Assurer la sécurité des enseignants et des élèves grâce à l'impression de votre école
Assurer la sécurité des enseignants et des élèves grâce à l'impression de votre école
La sécurité a toujours été importante pour les écoles. Cela implique notamment la sécurité des données (que nous avons abordée plus en détail ici ), mais aussi le bien-être physique des élèves, des enseignants et du personnel.
La COVID étant presque derrière nous, nous devons réfléchir à l'impression et à son impact sur la santé publique. Après tout, l'impression est l'un des derniers points de contact physique dans un monde numérique. Nous en avons toujours besoin, et nous devons continuer à le faire en toute sécurité.
En matière d’impression, il existe trois domaines d’intervention prioritaires pour protéger votre école :
Impression sans contact
Éviter l'encombrement de l'imprimante
Activation simple pour l'impression à domicile
Où que vous soyez et où que vous travailliez, les administrateurs système ont besoin d'outils pour déployer des mesures de sécurité rapidement et de manière flexible, en fonction des besoins individuels de leur école.
Les fonctionnalités de PaperCut, comme l'impression Find-Me et des outils comme PaperCut Mobility Print, répondent à ces trois exigences de sécurité. Mais voyons d'autres mesures à prendre pour sécuriser l'environnement d'impression de votre établissement.
Comprendre les risques liés à la sécurité de l'impression
Les deux principaux risques liés à l'impression scolaire sont la violation de données et la transmission de germes au sein du MFD. Ces deux risques représentent un risque pour les élèves et le personnel, et nécessitent des solutions légèrement différentes. Si votre établissement possède une imprimante 3D, il peut également y avoir des risques de brûlures, d'émissions et de particules ultrafines. ( L'impression 3D est un véritable casse-tête à base de résine.)
L’important est de reconnaître que les salles d’impression et les MFD des écoles peuvent être risqués – l’astuce consiste à anticiper les risques et à mettre en place des mesures de contrôle.
Mise en œuvre de pratiques d'impression sécurisées dans les écoles
La sécurité informatique dans les écoles est assez standard, et nous supposons que vous disposez déjà d'une équipe informatique qui surveille l'accès au réseau. Mais ne négligez pas votre environnement d'impression, surtout si vous utilisez l'impression cloud via Internet. C'est un vecteur d'attaque évident pour les pirates informatiques et une vulnérabilité courante dans les systèmes scolaires, notamment avec des centaines d'utilisateurs, des appareils dispersés et des élèves imprimant depuis chez eux via leur routeur Wi-Fi.
Voici quelques conseils pour mettre en œuvre des pratiques d’impression sécurisées dans les écoles :
1. Mettre en place des contrôles d'accès. Pour commencer, vous devez restreindre l'accès à l'impression en mettant en place des systèmes d'authentification des utilisateurs. Idéalement, à chaque étape, de la création à la publication des travaux d'impression. Cela garantit que seuls les étudiants et le personnel autorisés peuvent accéder aux ressources d'impression.
2. Enseignez les bases. C'est logique dans un établissement scolaire, non ? Un environnement d'impression est toujours aussi sûr que ses utilisateurs. Assurez-vous donc que les élèves et le personnel sont tous formés aux pratiques d'impression sûres. Cela inclut la sécurité des données et la sécurité physique. Créez des affiches pour votre salle d'impression avec des points simples que les élèves peuvent suivre.
3. Utilisez des quotas d'impression. Ce conseil est judicieux pour plusieurs raisons (notamment le coût !), mais c'est aussi une mesure de sécurité pratique. Les quotas d'impression permettent d'éviter les impressions excessives, réduisant ainsi le risque que des informations sensibles soient laissées sans surveillance sur le MFD. Vous pouvez également sensibiliser les étudiants et le personnel à la réduction des impressions inutiles.
4. Pensez numérique. Encouragez l'utilisation de documents numériques partout où vous le pouvez. Cela peut impliquer d'investir dans des outils de collaboration numérique, comme Slack ou Google Classroom. L'impression sera parfois nécessaire, mais pour le reste, vous pouvez probablement utiliser une application.
Améliorer la sécurité d'impression grâce à un logiciel de gestion d'impression
Comment un logiciel de gestion d'impression contribue-t-il à la sécurité des impressions ? Plusieurs pistes. Un logiciel de gestion d'impression vous permet de contrôler votre flux d'impression. Plus vous maîtrisez ce contrôle, plus vous pouvez réduire les risques liés aux impressions scolaires, qu'elles soient numériques ou physiques.
Voici comment la gestion de l’impression peut rendre l’impression scolaire plus sûre :
1. Lancement d'impression sans contact. Dans un monde post-COVID, le lancement d'impression sécurisé sans contact est plus important que jamais. Les pavés tactiles des MFD sont un vecteur majeur de transmission de germes – pensez au nombre de doigts qui les touchent chaque jour – alors trouvons une meilleure solution. Grâce à un logiciel de gestion d'impression, vous pouvez lancer des travaux en toute sécurité à l'aide d'une carte magnétique, d'un lancement d'impression mobile ou de terminaux de lancement rapide. Beaucoup plus propre.
2. Évitez la congestion au niveau du MFD. Avec un logiciel de gestion d'impression, comme PaperCut, vous pouvez implémenter l' équilibrage de charge pour répartir vos tâches d'impression. Cela permet d'éviter que les tâches d'impression n'encombrent une seule machine ou que des groupes ne se regroupent autour du même MFD. L'équilibrage de charge des imprimantes peut être effectué manuellement, chaque utilisateur choisissant une imprimante libre, ou automatiquement via Find-Me Printing .
3. Imprimez depuis chez vous, où que vous soyez. Vous pouvez utiliser PaperCut Pocket ou PaperCut Hive pour suivre vos impressions au travail ET à la maison. C'est facile à configurer et il suffit d'utiliser l'application mobile pour imprimer vos impressions à domicile.
La sécurité des impressions dans les écoles n'est pas une donnée statique. Elle doit évoluer en fonction des besoins de l'organisation et des dernières tendances en matière de technologie d'impression. Il est donc judicieux de prendre l'habitude d'une évaluation continue. Les audits annuels sont une bonne chose, mais des contrôles trimestriels ou mensuels sont encore plus efficaces. Vous pouvez en savoir plus sur les audits d'impression ici . En résumé, vous devez vérifier : la fréquence d'impression de vos utilisateurs, leur efficacité, leur coût et les mesures que vous pouvez prendre (le cas échéant) pour sécuriser votre environnement d'impression. Contactez-nous dès aujourd'hui !