Résoudre le dilemme de l'impression dans les espaces de coworking
Résoudre le dilemme de l'impression dans les espaces de coworking
Les espaces de coworking fleurissent partout dans le monde. Le secteur devrait poursuivre sa croissance rapide , la demande d'espaces de travail flexibles, comme les espaces de coworking populaires WeWork, The Wing et Industrious, augmentant ainsi.
Il y a cependant une toute petite chose qui frustre les utilisateurs : l'impression.
Aujourd'hui, je vais résoudre ce tout petit problème une bonne fois pour toutes. Mais d'abord, un peu de contexte…
Les espaces de coworking sont partout
Selon coworker.com , il existe 1 794 espaces de coworking différents aux États-Unis, plus de 500 au Royaume-Uni et 300 en Australie. La variété des espaces est vaste, allant des espaces de rencontre occasionnels aux espaces de longue durée et décontractés, en passant par les espaces dédiés aux entreprises. Gitnux rapporte qu'il existe environ 18 700 espaces de coworking dans le monde, et que ce nombre pourrait atteindre 41 975 d'ici fin 2024.
J'ai travaillé plusieurs fois dans un espace de coworking en Nouvelle-Zélande et j'ai adoré ! C'était un lieu de collaboration, d'apprentissage et de développement durable. Non seulement les espaces de coworking offrent un lieu de travail, mais ils offrent souvent des avantages. Il y avait un véritable esprit de communauté. J'ai rencontré des gens intéressants à la machine à café et il y avait un adorable chien, Roxy.
Je n'ai jamais utilisé d'imprimante dans l'espace de coworking. C'était tout simplement trop angoissant. Je ne connaissais souvent pas les paramètres de l'imprimante. Cela entraînait des erreurs d'impression, comme des impressions recto verso, une mauvaise orientation des pages ou des paramètres d'impression erronés. Une chose aussi simple que l'impression d'un compte rendu de réunion pouvait tourner au cauchemar, tant pour moi, l'imprimeur, que pour les personnes gérant le système d'impression. Et si j'étais confronté à autant de difficultés en tant qu'utilisateur final, j'imagine à quel point l'impression pouvait être frustrante pour ces pauvres administrateurs système et services informatiques !
Résoudre le problème de l'impression dans les espaces de coworking
Quels sont les problèmes rencontrés par les utilisateurs lors de l'impression dans les espaces de coworking ? Parmi les problèmes d'impression les plus courants, on trouve :
Problèmes de connectivité : il arrive que l'imprimante ne soit pas correctement connectée au réseau, ce qui provoque des erreurs d'impression.
Déploiement du pilote : si les pilotes d’imprimante ne sont pas installés correctement ou sont obsolètes, cela peut entraîner des problèmes d’impression.
Faible niveau d'encre ou de toner : les espaces de coworking sont souvent très sollicités par les imprimantes, ce qui peut entraîner des niveaux d'encre ou de toner faibles. Cela peut entraîner des impressions de mauvaise qualité, voire empêcher toute impression.
Compatibilité des imprimantes : les espaces de coworking peuvent disposer d'imprimantes de différents fabricants, et des problèmes de compatibilité peuvent survenir lors de l'impression à partir de différents appareils.
Heureusement, PaperCut fonctionne parfaitement dans les espaces de coworking. Voici comment PaperCut peut simplifier la vie de tous les utilisateurs d'un espace de coworking.
Recouvrement des coûts
Dans ces environnements, la gestion des impressions est essentielle pour la récupération des coûts. Il existe différentes manières de facturer les impressions effectuées par les particuliers et les entreprises.
Par exemple, vous pouvez allouer un quota par utilisateur/entreprise et intégrer le coût à ses frais mensuels. S'ils atteignent leur limite, vous pouvez facturer leurs impressions supplémentaires. Avec plus de 50 rapports accessibles en un clic, vous bénéficiez d'une visibilité complète sur toutes les impressions de votre environnement.
Il existe également la possibilité d'intégrer PaperCut avec un logiciel de gestion d'espace de coworking, pour rendre la facturation des utilisateurs et la réception d'argent encore plus faciles, ce qui m'amène à…
Intégrations
Intégrez PaperCut à des systèmes de facturation tiers ou à des passerelles de paiement, telles que PayPal.
Par exemple, vous avez peut-être entendu parler de Nexudus, une plateforme commune de gestion des espaces de coworking. Ils ont réalisé le gros du travail pour leurs clients et ont intégré le logiciel PaperCut. Vous pouvez autoriser les utilisateurs à afficher un solde négatif sur leur compte PaperCut ; ces données seront alors récupérées pour automatiser la facturation des clients, non seulement pour l'impression, mais aussi pour la location de l'espace. Ainsi, plus besoin de calculer manuellement les coûts d'impression via PaperCut.
Officiellement, il existe plus de 50 intégrations PaperCut disponibles (officieusement, ce sont des centaines).
Impression mobile et BYOD (Apportez votre propre appareil)
Mobility Print - notre solution BYOD - est une véritable bouée de sauvetage dans un espace de coworking. Vous pouvez imprimer depuis n'importe quel appareil : smartphones, tablettes, ordinateurs portables, Chromebooks, etc.
En quelques étapes simples, les utilisateurs peuvent rapidement trouver et imprimer sur n'importe quelle imprimante, sans l'aide d'un technicien. Pas besoin de trouver de pilotes, pas besoin de se connecter à des domaines, et le plus intéressant est que chaque utilisateur devra vérifier son identité avant de pouvoir imprimer. Cela garantit un suivi et une facturation précis de toutes les impressions, simplifiant ainsi la création de rapports et le recouvrement des coûts. Trop facile.
Les utilisateurs fréquentant un espace de coworking et souhaitant imprimer depuis chez eux puis récupérer leurs documents sur place peuvent imprimer à distance grâce à la fonctionnalité Cloud Print. Imprimez depuis l'extérieur du réseau sur les appareils Windows, Chromebook et Mac. Appuyez sur « Imprimer » depuis votre appareil, arrêtez-vous au café pour prendre un café, puis récupérez votre document à votre arrivée à l'espace de coworking. Impression cloud en déplacement.
Solution intégrée et impression sécurisée
Avez-vous déjà appuyé sur CRL+P et couru jusqu'à l'imprimante pour que personne ne voie ce que vous imprimez ? Cette époque est révolue avec PaperCut MF et la libération d'impression sécurisée. Vous pouvez libérer votre travail d'impression en toute sécurité lorsque vous êtes devant l'imprimante grâce à un mot de passe, un code PIN ou une carte magnétique. C'est essentiel lorsque vous partagez un bâtiment avec d'autres entreprises et que vous cachez des idées de start-up secrètes.
La solution intégrée assure également le suivi des tâches de copie et vous ouvre les portes de la numérisation . Numérisez facilement vers un e-mail, un dossier ou un stockage cloud et transformez vos documents numérisés en documents intelligents, modifiables et indexables, pour une récupération d'informations plus facile que jamais.
PaperCut pour les espaces de coworking, c'est tout simplement logique. Moins de temps à s'inquiéter de l'impression, plus de temps à travailler.
En savoir plus sur PaperCut MF ici.
Blog écrit par
Jess Graves : PaperCut Logiciel