Impression universitaire : Impression sécurisée dans un environnement BYOD

L'impression universitaire comporte son lot de défis. Si vous avez déjà géré un réseau d'impression sur un campus, vous savez de quoi nous parlons : problèmes de sécurité, groupes d'utilisateurs divers, impression cloud incontrôlable, stress saisonnier des serveurs, imprimantes traditionnelles dispersées sur un immense campus.

C'est pourquoi les plateformes de gestion d'impression et Bring Your Own Device (BYOD), où les étudiants et le personnel peuvent utiliser leurs propres ordinateurs portables, tablettes et téléphones pour se connecter aux imprimantes, sont devenues si populaires auprès des équipes informatiques des universités : elles démêlent le désordre qu'est la sécurité d'impression sur le campus.

Déployer un système de gestion d'impression basé sur le cloud

Commencez par l'essentiel : un système de gestion d'impression basé sur le cloud. Il offrira aux administrateurs système un contrôle centralisé sur l'ensemble du réseau, y compris tous les appareils BYOD. Un tableau de bord unique, une interface unique, une gestion entièrement à distance et des fonctionnalités d'impression hybrides.

Nous avons déjà écrit sur l'impression dans le cloud (à plusieurs reprises), mais deux choses ressortent en ce qui concerne l'impression universitaire.

Tout d’abord, vous souhaitez activer l’authentification via vos services d’annuaire existants (AD, LDAP ou Azure AD, selon votre infrastructure et vos systèmes d'exploitation). Ensuite, vous pouvez configurer des services comme l'impression Find-Me. , afin que les utilisateurs puissent envoyer leurs travaux vers une seule file d'attente d'impression, qu'ils soient sur le campus ou non, et les libérer de l'imprimante la plus proche.

Intégration aux services d'annuaire universitaire pour l'authentification

Nous l'avons évoqué précédemment, mais c'est la référence absolue en matière de sécurité d'impression sur les campus. L'intégration d'annuaires garantit que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder au réseau d'impression. Elle permet également de suivre l'utilisation, ce qui vous permet de cartographier l'activité d'impression entre les utilisateurs, les services et les appareils (c'est là que les quotas d'impression sont calculés). entrent en jeu).

Utilisez LDAP ou SSO pour intégrer des systèmes comme Microsoft Azure AD ou Google Workspace. Configurez vos imprimantes pour qu'elles exigent une authentification via des identifiants universitaires (par exemple, numéros d'étudiant, mots de passe ou badges) et utilisez les stratégies de groupe pour définir des autorisations spécifiques à chaque utilisateur, comme des quotas d'impression ou l'accès à l'impression couleur.

Configurer une segmentation WIFI et VLAN sécurisée

La meilleure pratique en matière de sécurité sur un campus consiste généralement à isoler le trafic d'impression sur son propre réseau. Cela limite les conséquences d'une éventuelle violation. Comment cela fonctionne-t-il concrètement ?

Vous pouvez commencer par exiger que les appareils BYOD se connectent via un réseau Wi-Fi dédié au campus, qu'ils appartiennent aux étudiants, aux enseignants ou aux invités. Segmentez le réseau à l'aide de VLAN distincts, chacun affecté à un type de trafic spécifique, comme les appareils des étudiants, les appareils des enseignants, les imprimantes et les objets connectés.

Cela isole vos services d'impression du trafic de données général. Enfin, vous pouvez utiliser des pare-feu et des listes de contrôle d'accès (ACL) pour restreindre l'accès aux serveurs d'impression, afin qu'ils ne soient utilisés que par des appareils authentifiés. Cela vous permettra de rester en conformité avec les lois sur la confidentialité des données, comme le RGPD ou la FERPA.

Activez l'impression mobile avec des applications sécurisées

Avec le BYOD, vous cherchez toujours à concilier simplicité d'utilisation et sécurité. Utilisez des applications d'impression mobile, comme PaperCut Mobility Print. , permet aux utilisateurs d'accéder facilement au réseau d'impression, de charger des documents et d'ajuster les paramètres d'impression à la volée.

Combinez cela avec une autorisation d'impression sécurisée , afin que seuls les utilisateurs autorisés puissent lancer des travaux d'impression sur le MFD. Vous disposez ainsi d'un système d'impression à distance simple d'utilisation, chiffré de bout en bout et géré de manière centralisée. L'intégration des nouveaux utilisateurs est aussi simple que de fournir leurs identifiants universitaires, puis de leur permettre d'installer l'application sur leur appareil BYOD. C'est fait !

Exploitez la technologie IoT

Dans un monde idéal, il serait préférable de considérer les imprimantes multifonctions (MFD) comme des appareils périphériques IoT. , ce qui implique de mettre l'accent sur la protection des terminaux et la surveillance en temps réel. Grâce aux nouveaux modèles d'imprimantes, vous pouvez utiliser des lecteurs de cartes compatibles IoT. comme le RFID ou le NFC pour authentifier les cartes d'identité des étudiants et du personnel.

Ces applications peuvent être intégrées via des applications de gestion d'impression, comme PaperCut, pour une authentification sans contact. L'utilisation de scanners biométriques est même en plein essor lorsqu'une impression haute sécurité est requise.

Enfin, pensez à la surveillance en temps réel via l'IoT, une excellente mesure de sécurité proactive. Les imprimantes peuvent être équipées de capteurs IoT pour surveiller les habitudes d'utilisation et détecter toute activité d'impression inhabituelle. Combinez cela avec des rapports d'erreurs automatisés. , et vous pouvez rapidement repérer les problèmes dès qu'ils surviennent.

Ce type de détection proactive des menaces est crucial. Les imprimantes connectées à l'IoT transmettent en continu des données opérationnelles et de sécurité aux systèmes de surveillance centralisés. Des alertes sont alors déclenchées en temps réel, permettant à vos administrateurs système d'agir immédiatement. Vous devrez prendre en compte la sécurisation des terminaux IoT pour réduire les risques d'accès non autorisé ou de falsification des appareils.

Restez conforme

Les lois sur la protection des données et la confidentialité auxquelles vous êtes soumis dépendent de la région dans laquelle vous opérez. Cependant, la plupart des systèmes réglementaires ont quelques points communs : le traitement sécurisé des données personnelles, leur stockage sécurisé et leur transmission sécurisée.

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) européen, par exemple, exige des universités une grande vigilance concernant les dossiers des étudiants, les informations sur les professeurs et les données de recherche. Et lorsque l'on imprime sur plusieurs campus sur des milliers d'appareils BYOD, il n'est pas toujours facile de se conformer.

C'est pourquoi un logiciel de gestion d'impression compatible BYOD est essentiel. Il élimine les incertitudes liées à la conformité réglementaire.

Authentification utilisateur : les solutions d'impression BYOD imposent une authentification utilisateur sécurisée (généralement avec des cartes d'identité ou des codes PIN) pour garantir que seuls les utilisateurs autorisés peuvent imprimer des documents sensibles.

Cryptage des données : les travaux d'impression provenant d'appareils BYOD doivent être cryptés pendant la transmission pour empêcher toute interception ou tout accès non autorisé.

Pistes d'audit : la journalisation et la création de rapports complets sur l'activité d'impression fournissent une piste d'audit claire, démontrant la responsabilité du traitement des données.

Politiques de conservation : la suppression automatique des travaux d'impression terminés du serveur d'impression garantit la conformité avec les principes de minimisation des données.

Chiffrement de bout en bout

Les universités réalisent de nombreuses impressions confidentielles (notes des étudiants, devoirs, informations financières, dossiers, etc.). Le chiffrement de bout en bout est donc indispensable, surtout si vous souhaitez garantir la conformité des données avec des réglementations comme le RGPD. Les travaux d'impression doivent être chiffrés en transit et au repos à l'aide de protocoles sécurisés tels que HTTPS, IPPS ou SSL/TLS, à condition qu'ils soient compatibles avec vos anciens appareils.

Vous pouvez en savoir plus sur le chiffrement intégré de PaperCut ici , mais en général, en particulier dans les environnements mixtes, nous recommandons de déployer IPPS avec PaperCut Mobility Print.

Tirer parti de l'analyse

L'analyse des impressions est un atout majeur pour votre service informatique, notamment dans les environnements BYOD complexes. Elle vous offre une visibilité et un contrôle complets sur tous les aspects, des habitudes des utilisateurs à la consommation de toner par service. Les outils d'analyse des impressions permettent de suivre des indicateurs tels que le nombre de travaux d'impression sur le campus, les pages imprimées par utilisateur ou par service, le taux d'utilisation des imprimantes et les types de documents imprimés (recto ou recto verso, par exemple).

Cela permet au service informatique de repérer rapidement les imprimantes sous-utilisées (ou surutilisées), ce qui permet un meilleur équilibrage de la charge et un meilleur redéploiement. Il en va de même pour les services à forte utilisation, qui peuvent avoir besoin de quotas ou de politiques d'impression, voire de formations en développement durable et en gestion des déchets.

En identifiant ces inefficacités – trop d’impression recto, trop d’impression couleur, trop de travaux d’impression non collectés et l’impression de documents non essentiels – vous pouvez économiser de l’argent et rendre votre environnement d’impression beaucoup plus durable. .

C'est gagnant-gagnant pour tous.