Numérisation sécurisée et flexible avec DocSlide
Présentation de DocSlide
La sécurité autour des transferts de documents électroniques est de la plus haute importance pour la majorité des entreprises. En effet, numériser un document sensible et l’envoyer à votre adresse e-mail, puis vous rendre compte que le fichier n’est pas arrivé est un scénario cauchemardesque.
Heureusement, iTS a mis au point Docslide pour répondre aux problèmes de sécurité liés aux fichiers numérisés et envoyés via une adresse e-mail.
Docslide chiffre et sauvegarde les fichiers numérisés dans un dossier sécurisé et les transmet via un lien HTTPS chiffré sécurisé. Seul l’utilisateur qui les a numérisés peut y accéder, puis le fichier téléchargé est effacé du serveur.
DocSlide ne nécessite aucun autre logiciel, offre une prise en charge multiplateforme et est compatible avec n’importe quelle marque de périphérique multifonctions. Il a été également conçu pour être compatible avec les logiciels PaperCut et Umango afin de les compléter et de développer leurs fonctionnalités et de les améliorer lorsqu’ils sont déjà installés.
Exemple 1 : Numériser vers courriel avec lien crypté HTTPS via PaperCut:
Le document est numérisé via la numérisation intégrée de PaperCut et envoyé à DocSlide avec le nom d’utilisateur et le nom du fichier. DocSlide sauvegarde le fichier dans un dossier sécurisé, le chiffre, et envoie un lien crypté HTTPS au courriel de l’utilisateur, qui est la seule personne à pouvoir le télécharger.
Exemple 2 : Numériser vers courriel avec lien crypté HTTPS et Océrisation Umango :
Le document est numérisé via la numérisation intégrée de PaperCut, puis envoyé à DocSlide avec les informations utilisateur. Le document est ensuite envoyé à Umango pour Océrisation et renvoyé vers DocSlide où il est stocké dans un dossier sécurisé, est chiffré, et un lien crypté est envoyé au courriel de l’utilisateur pour récupération du document océrisé.
Exemple 3 : Numérisation DocSlide depuis le Multifonction au dossier personnel de l’utilisateur :
Le document est numérisé avec la fonction native du MFD et envoyé à DocSlide. DocSlide envoie ensuite le document au dossier personnel de l’utilisateur, où il peut être récupéré.
DocSlide V2.9
- Ajout de la bibliothèque Spire.DOC
- Mise à jour des bibliothèques Spire vers les dernières versions
- Licences mises à jour pour les packages Spire vers les dernières versions
- Ajout d'un lien CLUF et case à cocher requise lors de l'installation
- Ajout du processeur de conversion DOC/X aux PDF
- Ajout d'une image (jpg et png) au processeur de conversion TIFF
- Ajout du processeur de conversion PDF en TIFF
DocSlide V2.8
- Migré vers NET6,
- Ajout d'un processeur OCR basé sur tesseract5 pour convertir les fichiers tiff en pdf interrogeable
DocSlide V2.7
- Ajout du gestionnaire d'utilisateurs simple,
- Ajout d'une option de sous-dossier à FolderCollector, métadonnées supplémentaires disponibles :
- source_folder - chemin d'accès complet au dossier du fichier d'analyse
- source_subfolder - chemin entre la racine du collecteur de dossiers et le fichier réel
- source_file_name - nom complet du fichier à partir du dossier source
DocSlide V2.6
Imprimante LPR
Les travaux peuvent désormais être acheminés vers des imprimantes distantes au moyen du protocole Line Printer Remote.
FTP sécurisé
Il est désormais possible de définir un FTP sécurisé comme destination.
Destination factice
Parfois, vous pouvez avoir besoin d'extraire des informations des travaux mais pas de les stocker ou de les inclure dans un processus de flux de travaux défini. Si elle est sélectionnée, cette option supprimera finalement le fichier.
Processeur d'audit
Pour résumer, ce nouveau processeur vous permet de surveiller les travaux d'impression et de numérisation sur la base de mots-clés spécifiques. Il y a deux façons d'intégrer cela dans vos processus :
- Surveillance silencieuse - Les utilisateurs de la surveillance silencieuse peuvent imprimer ou numériser des documents qui contiennent des mots surveillés sans aucune restriction, mais l'administrateur recevra une copie du document avec les mots-clés en surbrillance.
- Blocage - Si un utilisateur tente d'imprimer ou de numériser un document qui contient des mots-clés signalés, le travail d’impression ou de numérisation sera bloqué.
DocSlide V2.3
Signature Numérique des documents PDF via un Certificat
Cette nouvelle version apporte un nouveau processeur pour protéger les fichiers PDF de toute modification non-autorisée. Ceci est rendu possible à travers l’ajout d’une signature numérique aux PDF grâce à un certificat.
Ajout des métadonnées aux documents PDF
Un nouveau processeur a aussi été développé pour ajouter de nouvelles métadonnées aux fichiers PDF. Quelques exemples : Auteur, Créateur, Objet, Titre, Mots-Clés.
Créer un dossier unique pour chaque document numérisé
Lors d’une numérisation vers un dossier existant, il est à présent possible de créer un nouveau dossier si le dossier existe déjà. DocSlide ajoutera à présent un suffixe au dossier en doublon qui a le même nom.
Caractéristiques principales
- Gestion via un portail web sur n’importe quel navigateur
- Numérisation et traitement de fichiers avec des métadonnées XML
- Lecture de métadonnées XML pour les informations utilisateur à partir de solutions de numérisation telles que Umango
- Possibilité de recevoir des documents numérisés à partir de dossiers actifs
- Stockage et chiffrement des documents dans le dossier du serveur
- Utilisation de noms de fichier des fichiers numérisés pour traiter les documents
- Suppression des fichiers numérisés après un temps défini
- Garantie que seul le destinataire visé peut télécharger le fichier numérisé
- Possibilité de partager les documents avec d’autres personnes via un lien web
- Intégration avec LDAP, Active Directory et PaperCut pour récupérer les attributs utilisateur tels que l’adresse e-mail et les détails du dossier local
- Les documents peuvent être archivés, y compris les métadonnées des utilisateurs
- Les destinations de sortie souhaitées peuvent être définies comme suit : e-mail avec pièce jointe, e-mail avec lien https, dossier local ou tout autre dossier spécifié
- Comprend une base de données intégrée pour la configuration du système
- Possibilité de stocker les documents numérisés dans plusieurs endroits en un seul processus
- Possibilité d’exporter les fichiers numérisés et de créer un fichier de métadonnées via des variables système ; txt, xml, xst, etc.
- Disponible en anglais, polonais, espagnol, turc, suédois, néerlandais,
- français, russe et allemand
