Hoe implementeert u cloudprinten in uw middelgrote bedrijf?

Hoe implementeert u cloudprinten in uw middelgrote bedrijf?

Cloudprinten vereist, net als elke andere vorm van digitale transformatie, zorgvuldige planning, anders ruil je de ene vorm van georganiseerde chaos in voor de andere. Voor middelgrote bedrijven betekent dit over het algemeen dat er drie dingen moeten worden gegarandeerd: schaalbaarheid, beveiliging en integratie met bestaande systemen. Dat zijn de punten waar veel cloudmigratieprojecten mislukken.

En wat bedoelen we hier met 'medium'? Nou, volgens Gartner Een 'middelgroot bedrijf' is een bedrijf met een omzet tussen de $ 50 en $ 1 miljard en/of 100 tot 1000 werknemers. Met andere woorden: je bent de startupfase ontgroeid, maar je hebt de wereld nog niet veroverd. Klinkt dat bekend?

In dit artikel geven we u een aantal tips voor het implementeren van cloudprinten in uw bedrijf.

1. Kies de juiste cloudprintoplossing

Het lastige is dat middelgrote bedrijven vaak te maken krijgen met een lastige mix van werk op locatie en op afstand, een potentiële multi-cloud-opstelling, plus meerdere besturingssystemen en oudere apparaten. Ja, een beetje een nachtmerrie. Dus de eerste stap naar cloudprinten is het kiezen van de juiste cloudprintprovider. Je hebt een apparaatonafhankelijk platform nodig dat werkt met een breed scala aan apparaten en integreert met je bestaande infrastructuur. Bonuspunten als het een cloudnative platform is. Dus ga op onderzoek uit! Stel vragen, vraag offertes aan en ontdek wat de belangrijkste kenmerken voor jouw bedrijf zijn.

Stel robuuste gebruikersauthenticatie in

Mensen denken dat de cloud onveilig is, maar dat is niet helemaal waar. Het is pas onveilig als je er niet in slaagt het veilig te maken . En als het gaat om middelgrote bedrijven, met meerdere kantoren en thuiswerkers die af en aan lopen, is het eerste waar je je zorgen over moet maken de toegangscontrole voor gebruikers. Elke waardevolle migratie naar cloudprinten vereist robuuste authenticatiemethoden zoals single sign-on. (SSO) via Active Directory of Microsoft Azure AD. We raden ook een sterke multifactoriële aanpak aan. door een combinatie van swipekaarten te gebruiken , wachtwoorden, biometrische logins en pincodes.

Rolgebaseerde toegangscontroles (RBAC) instellen

Naarmate uw bedrijf groeit, en vooral wanneer u kritieke printinfrastructuur naar de cloud verplaatst, is het essentieel dat uw systeembeheerders beheren wie wat mag printen. Dit is waar rolgebaseerde toegangscontrole (RBAC) om de hoek komt kijken. De beste manier om te printen in de cloud is om machtigingen in te stellen op basis van de rol of afdeling van de gebruiker. Marketingmedewerkers hebben bijvoorbeeld misschien kleurenprinten nodig, maar de financiële afdeling waarschijnlijk niet – dus stel de relevante machtigingen eenvoudig in met uw printbeheersoftware. U kunt de toegang ook beperken tot bepaalde MFD's en apparaten, wat de documentbeveiliging ten goede komt. Het is toch niet nodig dat het hele bedrijf toegang heeft tot de printers die de salarisadministratie verwerken?

Plan voor schaalbare printimplementatie

Groei is natuurlijk positief, maar het kan uw printomgeving zwaar belasten. Vooral voor middelgrote bedrijven, die altijd een paar weken verwijderd zijn van een fusie of herstructurering. Daarom is het belangrijk om te kiezen voor een cloudprintoplossing die met uw bedrijf mee kan schalen. Waar u op moet letten: hoe gemakkelijk is het om nieuwe gebruikers te integreren? Hoe zit het met het toevoegen of verwijderen van printers? Heeft u een soepel BYOD-installatieproces? Kunt u de cloudservers opschalen zonder complexe infrastructuurwijzigingen? Hoe zit het met netwerksnelheden en prestatieproblemen? Een van de voordelen van cloudprinten is de inherente schaalbaarheid, dus de meeste aanbieders zouden op dit punt behoorlijk goed moeten scoren. Maar het is toch iets om in gedachten te houden.

Integreren met bestaand mobiel apparaatbeheer (MDM)

Externe en hybride medewerkers hebben veilige toegang tot printen nodig vanaf hun mobiele apparaten, maar dat is niet altijd eenvoudig in een groot bedrijf met meerdere kantoren en honderden medewerkers. Welke cloudprintoplossing u ook kiest, deze moet integreren met uw bestaande MDM-oplossing. Zoek naar platforms waarmee beheerders printbeleid rechtstreeks naar de smartphones, tablets en laptops van gebruikers kunnen pushen, of printdrivers vanaf een centrale locatie kunnen implementeren. Dit garandeert veilige en consistente toegangscontrole voor printen op alle apparaten, zelfs wanneer medewerkers zich buiten het kantoornetwerk bevinden.

Optimaliseer uw kosten met printanalyses

Het is geweldig om printen voor je personeel gemakkelijk te maken, maar je weet waar het toe leidt, toch? Meer printen. Dit is een tweesnijdend zwaard. Aan de ene kant is het geweldig dat je cloudprintomgeving soepel draait en je medewerkers enthousiast zijn. Aan de andere kant hebben de kosten voor cloudprinten de neiging om uit de hand te lopen, tenminste als ze niet worden bewaakt. Zoals altijd komt je printbeheeroplossing hierbij van pas. Zorg ervoor dat je live printanalyses uitvoert om het gebruik binnen afdelingen te volgen, printquota in te stellen en het printgedrag te optimaliseren (automatisch dubbelzijdig printen is een goed begin). Maak regelmatig rapporten om de prestaties van je systeem in de loop der tijd te volgen – en houd die kosten onder controle.