Resolviendo el dilema de la impresión en los espacios de coworking
Resolviendo el dilema de la impresión en los espacios de coworking
Los espacios de coworking están apareciendo en todo el mundo. Se prevé que la industria siga creciendo rápidamente a medida que aumenta la demanda de espacios de trabajo flexibles como los populares WeWork, The Wing e Industrious.
Sin embargo, hay una cosa diminuta que frustra a los usuarios: la impresión.
Hoy voy a resolver ese pequeño problema de una vez por todas. Pero primero, un poco de contexto...
Los espacios de coworking están en todas partes
Según coworker.com, existen 1794 espacios de coworking diferentes en Estados Unidos. Más de 500 en el Reino Unido y 300 en Australia. Existe una gran variedad de espacios, desde espacios informales para estancias cortas hasta espacios de larga duración y relajados, así como espacios corporativos de alto impacto. Gitnux informa que existen aproximadamente 18 700 espacios de coworking en todo el mundo, y que esa cifra podría alcanzar los 41 975 para finales de 2024.
He trabajado en un espacio de coworking en Nueva Zelanda varias veces y ¡me encantó! Era sinónimo de colaboración, aprendizaje y sostenibilidad. Los espacios de coworking no solo ofrecen un lugar para trabajar, sino que a menudo ofrecen beneficios adicionales. Había un verdadero sentido de comunidad. Conocí a gente interesante en la máquina de café y había una perrita adorable, Roxy.
Nunca usé una impresora en el espacio de coworking. Daba mucho miedo. A menudo no conocía la configuración de la impresora. Esto provocaba errores de impresión, como impresión a doble cara, orientación incorrecta de la página o ajustes de impresión erróneos. Algo tan sencillo como imprimir las actas de una reunión podía convertirse en una pesadilla, tanto para mí, el impresor, como para quienes gestionaban el sistema de impresión. Y si yo, como usuario final, tenía tantas dificultades, ¡me imagino lo frustrante que sería imprimir para esos pobres departamentos de TI y administradores de sistemas!
Solucionando la impresión en espacios de coworking
¿Con qué problemas de impresión se encuentran los usuarios al imprimir en espacios de coworking? Algunos de los problemas de impresión más comunes incluyen:
Problemas de conectividad: En ocasiones, es posible que la impresora no esté conectada correctamente a la red, lo que provoca errores de impresión.
Implementación del controlador: si los controladores de impresora no están instalados correctamente o están desactualizados, pueden producirse problemas de impresión.
Niveles bajos de tinta o tóner: Los espacios de coworking suelen tener un alto consumo de impresora, lo que puede resultar en niveles bajos de tinta o tóner. Esto puede causar impresiones de baja calidad o incluso impedir la impresión.
Compatibilidad de impresoras: los espacios de coworking pueden tener impresoras de varios fabricantes y pueden surgir problemas de compatibilidad al imprimir desde diferentes dispositivos.
Por suerte, PaperCut funciona en entornos de coworking. Así es como PaperCut puede facilitar la vida a todos en un espacio de coworking.
Recuperación de costos
Gestionar la impresión es fundamental en estos entornos para la recuperación de costes. Existen diferentes maneras de cobrar a las personas o empresas por la impresión que realizan.
Por ejemplo, podría asignar una cuota por usuario/empresa y añadir el cargo a sus cuotas mensuales. Si alcanzan su límite, puede cobrarles por las impresiones adicionales. Con más de 50 informes con un solo clic, tendrá visibilidad completa de todas las impresiones de su entorno.
También existe la opción de integrar PaperCut con el software de gestión de espacios de coworking, para que la facturación a los usuarios y la recepción de dinero sean aún más fáciles, lo que me lleva a…
Integraciones
Integre PaperCut con sistemas de facturación de terceros o pasarelas de pago, como PayPal.
Por ejemplo, quizás hayas oído hablar de Nexudus, una plataforma común para gestionar espacios de coworking. Han hecho el trabajo pesado para sus clientes y han creado una integración con el software PaperCut. Puedes permitir que los usuarios tengan un saldo negativo en su cuenta PaperCut y la plataforma extraerá esos datos para automatizar la facturación, no solo de la impresión, sino también del alquiler del espacio. Así, ya no es necesario calcular manualmente los costes de impresión mediante PaperCut.
Oficialmente, hay más de 50 PaperCut integraciones disponibles (extraoficialmente son cientos).
Impresión móvil y BYOD (traiga su propio dispositivo)
Mobility Print, nuestra solución BYOD, es un salvavidas absoluto en un entorno de coworking. Puedes imprimir desde cualquier dispositivo que traigas al espacio: smartphones, tablets, portátiles, Chromebooks... lo que se te ocurra.
Siguiendo unos sencillos pasos, los usuarios pueden encontrar e imprimir rápidamente en cualquier impresora, sin necesidad de un técnico. Sin necesidad de buscar controladores, sin unirse a dominios, y lo mejor es que cada usuario deberá verificar su identidad antes de imprimir, lo que garantiza que todas las impresiones se controlen y facturen con precisión, facilitando la generación de informes y la recuperación de costos. Demasiado fácil.
Los usuarios que frecuentan un espacio de coworking y necesitan imprimir desde casa y recoger el documento al llegar, pueden imprimir remotamente con la función Cloud Print. Imprima desde fuera de la red en dispositivos Windows, Chromebooks y Mac. Pulse "Imprimir" desde su dispositivo cuando esté en casa, pase por la cafetería a tomar un café y recoja el documento al llegar al espacio de coworking. Impresión en la nube desde cualquier lugar.
Solución integrada y liberación segura de impresiones
¿Alguna vez has pulsado CRL+P y corrido a la impresora para que nadie vea lo que estás imprimiendo? Esos tiempos quedaron atrás con PaperCut MF y la liberación de impresión segura. Puedes liberar tu trabajo de impresión de forma segura mientras estás frente a la impresora mediante contraseña, PIN o tarjeta magnética. Esto es clave cuando compartes un edificio con otras empresas y ocultas ideas secretas de startups.
La solución integrada también rastrea las copias y abre las puertas al mundo del escaneo . Escanee fácilmente a correo electrónico, carpeta o almacenamiento en la nube, y convierta los documentos escaneados en documentos inteligentes editables y con capacidad de búsqueda de texto para recuperar información con mayor facilidad que nunca.
PaperCut para espacios de coworking tiene sentido. Menos tiempo preocupándose por imprimir, más tiempo trabajando.
Obtenga más información sobre PaperCut MF aquí.
Blog escrito por
Jess Graves: PaperCut Software