De veiligheid van leraren en studenten met uw schoolprinten
De veiligheid van leraren en studenten met uw schoolprinten
Veiligheid is altijd belangrijk geweest voor scholen. Dit omvat zaken als databeveiliging (waar we hier uitgebreider op ingaan), maar ook het fysieke welzijn van leerlingen, docenten en personeel.
Nu COVID grotendeels achter de rug is, moeten we nadenken over printen en hoe dat verband houdt met de volksgezondheid. Printen is immers een van de laatste fysieke contactmomenten in een digitale wereld. We hebben het nog steeds nodig, en we moeten het nog steeds veilig doen.
Als het om printen gaat, zijn er drie aandachtspunten voor de beveiliging van uw school:
Aanraakvrij printen
Het vermijden van drukte bij de printer
Eenvoudige mogelijkheid om thuis te printen
Waar u ook bent en waar u ook werkt, systeembeheerders hebben hulpmiddelen nodig waarmee ze snel en flexibel veiligheidsmaatregelen kunnen implementeren, afhankelijk van de specifieke behoeften van hun school.
PaperCut-functies zoals Find-Me -printen en tools zoals PaperCut Mobility Print voldoen aan al deze drie veiligheidseisen. Maar laten we eens kijken naar andere dingen die je kunt doen om de printomgeving van je school veiliger te maken.
De risico's van printbeveiliging begrijpen
De twee grootste risico's bij schoolprinten zijn datalekken en de overdracht van ziektekiemen op de MFD. Beide vormen een risico voor leerlingen en personeel, en vereisen net iets andere oplossingen. Als uw school een 3D-printer heeft, bestaat er ook risico op brandwonden, emissies en ultrafijnstof. ( 3D-printen is een vak apart, op hars gebaseerd wormenwerk.)
Het belangrijkste is om te beseffen dat schoolprintruimtes en MFD's risicovol kunnen zijn. De kunst is om de risico's te anticiperen en controlemaatregelen te treffen.
Implementatie van veilige printpraktijken op scholen
IT-beveiliging op scholen is vrij standaard, en we vermoeden dat je al een IT-team hebt dat de netwerktoegang bewaakt. Maar verwaarloos je printomgeving niet, vooral niet als je cloud-enabled printen via internet gebruikt. Het is een voor de hand liggende aanvalsmethode voor hackers en een veelvoorkomende kwetsbaarheid in schoolsystemen, vooral met honderden gebruikers, verschillende apparaten die overal rondvliegen en leerlingen die thuis printen via hun wifi-router.
Hier volgen enkele tips voor het implementeren van veilig printen op scholen:
1. Implementeer toegangscontrole. Om te beginnen moet u de printtoegang beperken door gebruikersauthenticatiesystemen te implementeren. Bij voorkeur bij elke stap – het aanmaken en vrijgeven van printopdrachten. Zo zorgt u ervoor dat alleen geautoriseerde studenten en medewerkers toegang hebben tot printbronnen.
2. Leer de basisprincipes. Logisch op school, toch? Een printomgeving is slechts zo veilig als de gebruikers, dus zorg ervoor dat leerlingen en medewerkers getraind zijn in veilig printen. Dit omvat gegevensbeveiliging en fysieke veiligheid. Maak posters voor je printruimte met eenvoudige stippen die leerlingen kunnen volgen.
3. Gebruik printquota. Dit is om meerdere redenen een goed advies (niet in de laatste plaats vanwege de kosten!), maar het is ook een handige veiligheidsmaatregel. Printquota helpen overmatig printen te voorkomen, waardoor het risico dat gevoelige informatie onbeheerd op de MFD achterblijft, afneemt. Je kunt studenten en medewerkers ook trainen om onnodig printwerk te minimaliseren.
4. Denk digitaal. Het is een goed idee om het gebruik van digitale documenten te promoten waar je maar kunt. Dit kan betekenen dat je investeert in digitale samenwerkingstools, zoals Slack of Google Classroom. Soms is printen noodzakelijk, maar voor de rest kun je waarschijnlijk gewoon een app gebruiken.
Verbetering van de afdrukbeveiliging via afdrukbeheersoftware
Hoe draagt printmanagementsoftware bij aan de beveiliging van uw printwerk? Op een paar manieren. Bij printmanagementsoftware draait alles om controle over uw printworkflow. En hoe meer controle u hebt, hoe meer u de risico's van printen op school kunt beperken – zowel digitaal als fysiek.
Zo kan printbeheer het printen op school veiliger maken:
1. Contactloos printen. In een post-COVID-wereld is contactloos en veilig printen belangrijker dan ooit. Touchpads van MFD's vormen een enorme bron van ziektekiemen – bedenk eens hoeveel vingers ze dagelijks aanraken – dus laten we een betere oplossing vinden. Met printbeheersoftware kunt u opdrachten veilig vrijgeven met een kaart, mobiele printvrijgave of snelle terminals. Veel overzichtelijker.
2. Voorkom overbelasting bij het MFD. Met printbeheersoftware, zoals PaperCut, kunt u load balancing implementeren om uw printopdrachten over het apparaat te verdelen. Dit voorkomt dat printopdrachten één apparaat overbelasten of dat groepen mensen zich rond hetzelfde MFD verzamelen. De printerload balancing kan handmatig worden uitgevoerd, waarbij elke gebruiker een vrije printer kiest, of automatisch via Find-Me Printing .
3. Print thuis waar mogelijk. U kunt PaperCut Pocket of PaperCut Hive gebruiken om het printen op de werkplek én thuis bij te houden. Het is eenvoudig in te stellen en u hebt alleen de mobiele app nodig om thuis te printen.
Printbeveiliging op scholen is geen statisch gegeven. Het zou moeten veranderen met de behoeften van de organisatie en de nieuwste trends in printtechnologie. Daarom is het goed om de gewoonte van continue evaluatie aan te leren. Jaarlijkse audits zijn goed, maar kwartaal- of maandelijkse controles zijn nog beter. U kunt hier meer lezen over print auditing, maar in essentie zou u moeten controleren: hoeveel uw gebruikers printen, of ze efficiënt printen, hoeveel het u kost en wat u (indien van toepassing) kunt doen om uw printomgeving veiliger te maken. Neem vandaag nog contact met ons op!