Het printdilemma oplossen in coworkingruimtes
Het printdilemma oplossen in coworkingruimtes
Coworkingruimtes schieten als paddenstoelen uit de grond over de hele wereld. De verwachting is dat de coworkingruimtesector snel zal blijven groeien, aangezien de vraag naar flexibele werkplekken toeneemt, zoals populaire coworkingruimtes als WeWork, The Wing en Industrious.
Er is echter één klein dingetje dat gebruikers frustreert: printen.
Vandaag ga ik dat piepkleine probleempje voor eens en altijd oplossen. Maar eerst wat achtergrondinformatie...
Coworkingruimtes zijn overal
Volgens coworker.com zijn er 1.794 verschillende coworkingruimtes om uit te kiezen in de Verenigde Staten. Meer dan 500 in het Verenigd Koninkrijk en 300 in Australië. Er is een grote verscheidenheid aan ruimtes, van informele plekken voor een kort verblijf tot ruimtes voor langere tijd en ontspannen tot zeer zakelijke ruimtes. Gitnux meldt dat er wereldwijd ongeveer 18.700 coworkingruimtes zijn, en dat dit aantal tegen eind 2024 zou kunnen oplopen tot 41.975.
Ik heb een paar keer vanuit een coworking space in Nieuw-Zeeland gewerkt en was er dol op! Het schreeuwde om samenwerking, leren en duurzaamheid. Coworking spaces bieden niet alleen een werkplek, maar bieden vaak ook extraatjes. Er heerste een echt gemeenschapsgevoel. Ik ontmoette een aantal interessante mensen bij de koffieautomaat en er was een schattige hond, Roxy.
Ik heb nooit een printer gebruikt in de coworkingruimte. Het was gewoon te eng. Ik was vaak niet bekend met de printerinstellingen. Dit leidde tot printfouten zoals dubbelzijdig printen, een verkeerde pagina-oriëntatie of verkeerde printinstellingen. Iets simpels als het printen van vergadernotulen kon al snel een nachtmerrie worden, zowel voor mij als degene die de notulen printte, als voor de mensen die het printsysteem beheerden. En als ik als eindgebruiker al zoveel moeite had met printen, kan ik me voorstellen hoe frustrerend printen moet zijn geweest voor die arme IT-afdelingen/systeembeheerders!
Problemen met printen in coworkingruimtes oplossen
Waar hebben gebruikers precies moeite mee bij het printen in coworkingruimtes? Enkele van de meest voorkomende printproblemen zijn:
Verbindingsproblemen: Soms is de printer niet goed aangesloten op het netwerk, waardoor er afdrukfouten ontstaan.
Implementatie van stuurprogramma's: Als de printerstuurprogramma's niet correct zijn geïnstalleerd of verouderd zijn, kan dit afdrukproblemen veroorzaken.
Inkt of toner bijna op: Coworkingruimtes hebben vaak een hoog printergebruik, wat kan leiden tot een laag inkt- of tonerniveau. Dit kan leiden tot afdrukken van lage kwaliteit of zelfs helemaal niet printen.
Printercompatibiliteit: In coworkingruimtes kunnen printers van verschillende fabrikanten aanwezig zijn. Er kunnen compatibiliteitsproblemen ontstaan als u vanaf verschillende apparaten afdrukt.
Gelukkig werkt PaperCut alleen in coworkingruimtes. Zo kan PaperCut het leven van iedereen in een coworkingruimte makkelijker maken.
Kostenvergoeding
Het beheren van printkosten is in deze omgevingen een must om kosten te dekken. Er zijn verschillende manieren om mensen/bedrijven te factureren voor het printwerk dat ze doen.
U kunt bijvoorbeeld een quotum per gebruiker/bedrijf toewijzen en de kosten hiervan samenvoegen met hun maandelijkse kosten. Als ze hun limiet bereiken, kunt u extra afdruktaken in rekening brengen. Met meer dan 50 rapporten met één klik heeft u volledig inzicht in al het afdrukwerk in uw omgeving.
Er is ook de mogelijkheid om PaperCut te integreren met software voor het beheer van coworkingruimtes, om het factureren van gebruikers en het ontvangen van geld nog gemakkelijker te maken, wat mij brengt bij…
Integraties
Integreer PaperCut met factureringssystemen of betalingsgateways van derden, zoals PayPal.
U heeft bijvoorbeeld misschien wel eens gehoord van Nexudus, een veelgebruikt platform voor het beheren van coworkingruimtes. Ze hebben het zware werk voor hun klanten gedaan en een integratie met PaperCut software ingebouwd. U kunt gebruikers toestaan een negatief saldo op hun PaperCut account te krijgen en deze gegevens worden gebruikt om de facturering van klanten te automatiseren, niet alleen voor het printen, maar ook voor het huren van de ruimte. U hoeft dus niet handmatig printkosten te berekenen via PaperCut.
Officieel zijn er meer dan 50 PaperCut integraties beschikbaar (officieus zijn het er honderden).
Mobiel en Bring Your Own Device (BYOD) printen
Mobility Print - onze BYOD-oplossing - is een absolute levensredder in een coworkingruimte. U kunt letterlijk printen vanaf elk apparaat dat u meeneemt naar de coworkingruimte. Smartphones, tablets, laptops, Chromebooks, noem maar op.
Met een paar eenvoudige stappen kunnen gebruikers snel elke printer vinden en ernaar printen, zonder de hulp van een techneut. Geen gedoe met het zoeken naar drivers, geen domeinen koppelen en het mooiste is dat elke gebruiker moet verifiëren wie hij of zij is voordat hij of zij kan printen. Zo wordt al het printen nauwkeurig bijgehouden en in rekening gebracht, waardoor rapportage en kostendekking een fluitje van een cent zijn. Te makkelijk.
Gebruikers die regelmatig in een coworkingruimte werken en thuis willen printen en hun documenten ter plekke willen ophalen, kunnen op afstand printen met de Cloud Print-functie. Print van buiten het netwerk op Windows-, Chromebook- en Mac-apparaten. Druk thuis op 'Print' op je apparaat, ga langs bij het café voor een kop koffie en haal je document op bij aankomst in de coworkingruimte. Cloudprinten is onderweg mogelijk.
Ingebouwde oplossing en veilige afdrukvrijgave
Heb je ooit CRL+P ingedrukt en naar de printer gerend, zodat niemand kon zien wat je aan het printen was? Die tijd is allang voorbij met PaperCut MF en veilige printvrijgave. Je kunt je printopdracht veilig vrijgeven terwijl je bij de printer staat met behulp van een wachtwoord, pincode of een swipekaart. Dit is essentieel wanneer je een gebouw deelt met andere bedrijven en geheime startup-ideeën wilt verbergen.
De geïntegreerde oplossing houdt ook kopieeropdrachten bij en opent de wereld van het scannen . Scan eenvoudig naar e-mail, mappen of cloudopslag en zet gescande documenten om in slimme tekstdoorzoekbare en bewerkbare documenten, zodat u informatie gemakkelijker dan ooit kunt terugvinden.
PaperCut voor coworkingruimtes is gewoon logisch. Minder tijd besteden aan printen, meer tijd aan werken.
Meer informatie over PaperCut MF vindt u hier.
Blog geschreven door
Jess Graves: PaperCut Software